(Revogado pela Circular SUSEP Nº 605 DE 28/05/2020):

O Superintendente da Superintendência de Seguros Privados - SUSEP, na forma do artigo 36, alínea b, do Decreto-lei nº 73, de 21 de novembro de 1966, com base no Código Civil Brasileiro (Lei nº 3.701, de 1º de janeiro de 1916) e no Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 11 de setembro de 1990) e considerando o que consta no Processo SUSEP nº 15414.003214/97-21, de 18 de julho de 1997, resolve:

TÍTULO I - Do Objetivo

Art. 1º. As Sociedades Seguradoras, as Entidades Abertas de Previdência Privada, as Sociedades de Capitalização e as Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização deverão manter registro de todas as informações referentes aos contratos que realizarem, no mínimo, pelo prazo de prescrição ou o estabelecido nesta Circular, o que for maior.

TÍTULO II - Das Definições

Art. 2º. Para fins do disposto nesta Circular, consideram-se documentos relativos a contratos firmado:

I - relativos a títulos de capitalização: proposta; condições gerais; título; documento de solicitação de resgate; documento de transferência de titularidade; despacho de aprovação do plano expedido pela SUSEP;

II - relativos a contratos de seguros: proposta; cartão-proposta; declaração de saúde; apólice; bilhete; certificado de seguro; condições gerais, especiais e particulares; aditivos e endossos contratuais; aviso de sinistro e seus respectivos documentos comprobatórios; correspondências entre as partes do contrato e, no caso de contratos de seguro de vida, também os documentos relativos a:

a) critério e componentes da base de cálculo de excedentes financeiros, quando contratados, contemplando, inclusive, a especificação dos ativos garantidores considerados, por tipo, espécie, emitente, vencimento, quando for o caso, quantidade, data e valor da aquisição, custo na data-base de cálculo do excedente, valor de mercado na mesma data base e forma de apuração e demonstrativo do cálculo da rentabilidade final consolidada dos ativos garantidores e que serviu como parâmetro para comparação com a taxa de remuneração garantida;

b) eventos geradores de resgates e transferências, totais e parciais, de recursos das reservas matemáticas e de cálculo do respectivo valor;

c) eventos geradores dos benefícios e de cálculo do respectivo valor; e

d) critério e componentes da base de cálculo de excedentes técnicos, quando contratados.

III - relativos a contratos previdenciários: proposta; regulamento; contrato de adesão; termos aditivos, certificado do participante, despacho de aprovação do plano expedido pela SUSEP e documentos comprobatórios relativos a:

a) critério e componentes da base de cálculo de excedentes financeiros, quando contratados, contemplando, inclusive, a especificação dos ativos garantidores considerados, por tipo, espécie, emitente, vencimento, quando for o caso, quantidade, data e valor da aquisição, custo na data-base de cálculo do excedente, valor de mercado na mesma data e forma de apuração e demonstrativo do cálculo da rentabilidade final consolidada dos ativos garantidores e que serviu como parâmetro para comparação com a taxa de remuneração garantida;

b) eventos geradores de resgates e transferências, totais e parciais, de recursos das reservas matemáticas e de cálculo do respectivo valor;

c) eventos geradores dos benefícios e de cálculo do respectivo valor; e

d) critério e componentes da base de cálculo de excedentes técnicos, quando contratados.

Parágrafo único. Incluem-se no rol de informações a serem mantidas pelas empresas a nota técnica atuarial do plano e o número de seu respectivo processo administrativo na SUSEP, bem como os dados geradores das taxas utilizadas para fixação do preço dos seguros e planos previdenciários.

TÍTULO III - Do Armazenamento de Documentos e Dados

Seção I - Dos Títulos de Capitalização e Dos Contratos de Seguros

Art. 3º. O prazo mínimo para guarda de documentos originais relativos à títulos de capitalização é de vinte anos a partir do término de sua vigência ou de resgate, o que for maior.

Art. 4º. O prazo mínimo para guarda de documentos originais de contratos de seguros de bens é de cinco anos, contados a partir do término de vigência do contrato, ou o prazo de prescrição, o que for maior.

Art. 5º. O prazo mínimo para guarda de documentos originais de contratos de seguros de pessoas, de responsabilidades e aqueles cujo beneficiário não seja o próprio segurado, é de, no mínimo, vinte anos, contados a partir do término da vigência do contrato.

Art. 6º. As informações acerca de todos os valores relativos a contratos de seguros e títulos de capitalização devem ser armazenadas, em moeda corrente da época, durante o período de vigência de contrato.

Parágrafo único. Os registros de que trata o caput devem ser mantidos pelo prazo mínimo de vinte anos, contados a partir do término de vigência do contrato.

Fls. 03 da Circular SUSEP nº , de de janeiro de 1999.

Seção II - Dos Contratos Previdenciários

Art. 7º. O prazo mínimo para guarda de documentos originais relativos a contratos previdenciários é de vinte anos, contados do término, por qualquer causa, da vigência do contrato.

Parágrafo único. Os registros de que tratam os subitens 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4, e 5.2.1 das Normas Anexas à Circular SUSEP nº 53, de 20 de junho de 1998, deverão ser mantidos pelo mesmo prazo definido no caput tanto pelas Entidades Abertas de Previdência Privada quanto pelas Sociedades Seguradoras autorizadas a operar em Previdência Privada.

TÍTULO IV - Do Armazenamento em Casos de Processos Administrativos ou Judiciais

Art. 8º. Para fins de contagem dos prazos estabelecidos nesta Circular, não serão considerados os períodos em que haja tramitação de processo administrativo ou judicial.

TÍTULO V - Dos Meios de Armazenamento dos Documentos

Art. 9º. As Sociedades Seguradoras, as Entidades Abertas de Previdência Privada, as Sociedades de Capitalização e as Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização deverão manter em seus arquivos, pelos prazos definidos nesta Circular, os originais ou cópias microfilmadas dos documentos relativos aos contratos firmados em decorrência de suas operações.

Parágrafo único. Sem prejuízo do arquivamento dos documentos originais e microfilmados estabelecido no caput, fica facultada, para efeito de fiscalização no âmbito da SUSEP, a adoção de procedimento de armazenamento dos documentos mencionados em qualquer meio de gravação eletrônica ou magnética, em sistema ou equipamento de telecomunicações ou outro equipamento similar, desde que tais arquivos possam ser acessados prontamente pela Fiscalização que, quando entender necessário, conferirá prazo para a apresentação dos originais.

Art. 10. Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação.

HÉLIO OLIVEIRA PORTOCARRERO DE CASTRO