Notas:

1) Revogada pela Portaria SECOM nº 36, de 06.06.2008, DOU 09.06.2008.

2) Assim dispunha a Portaria revogada:

"O SUBSECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL DA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, interino, no uso de suas atribuições resolve:

Art. 1º Fica aprovado o Manual de Procedimento das Ações de Comunicação, que disciplina no âmbito desta Subsecretaria os processos de análise, desenvolvimento e execução de demandas de ações de comunicação e atos subsidiários a sua realização, constante do Anexo I.

Art. 2º As disposições deste Manual deverão ser observadas por todos os servidores desta Subsecretaria na prática dos atos por ele disciplinados, inclusive nas relações com as agências de publicidade contratadas pela Presidência da República.

Art. 3º O Manual ficará disponível para consulta dos interessados no site https://www.presidencia.gov.br/secom/ e poderá ser distribuído por outros meios julgados convenientes.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ TADEU RIGO

MANUAL DE PROCEDIMENTO DAS AÇÕES DE COMUNICAÇÃO

Nota: Ver Portaria SECOM nº 2, de 12.04.2006, DOU 13.04.2006, revogada pela Portaria SECOM nº 36, de 06.06.2008, DOU 09.06.2008, que alterava este Anexo.

1. Objetivo

Este Manual tem por objetivo estabelecer, no âmbito da Subsecretaria de Comunicação Institucional (SECOM), as regras para o procedimento interno de análise, desenvolvimento e execução de demandas de ações de comunicação e atos subsidiários a sua realização.

2. Referências básicas

2.1. Lei nº 10.683, de 28 de maio de 2003, que "dispõe sobre a organização da Presidência da República e dos Ministérios, e dá outras providências".

2.2. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, que "estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal".

2.3. Decreto nº 4.799/03, que "dispõe sobre a comunicação de governo do Poder Executivo Federal e dá outras providências".

2.4. Decreto nº 4.779/03, que "aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão da Secretaria de Comunicação de Governo e Gestão Estratégica da Presidência da República, e dá outras providências".

3. Do processo administrativo

3.1. O procedimento de autorização, desenvolvimento e liquidação de despesas das ações publicitárias será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolizado e numerado.

3.1.1. Todos os documentos deverão ser oportunamente acostados aos autos no original, ou em cópia, quando inviável a juntada do original.

3.1.2. A juntada dos documentos ao processo deve respeitar, na medida do possível, a ordem cronológica de sua elaboração.

3.2. A Demanda de Comunicação é o documento de abertura do processo.

3.3. Deverá constar da autuação:

a) NUP;

b) identificação do demandante;

c) nome da ação e número da Demanda de Comunicação; e

d) data da autuação;

3.4. As folhas dos autos deverão ser numeradas e rubricadas pelo responsável pela produção ou juntada do documento e todos os documentos e assinaturas deverão ser datados.

3.5. Cada volume dos autos deverá conter, no máximo, 200 folhas; ultrapassado esse limite, deverá ser iniciado outro volume, mantendo-se a numeração de controle com a indicação do volume.

3.6. As notas fiscais emitidas pelas empresas subcontratadas e pela agência de publicidade, encaminhadas à SECOM, ficarão sob os cuidados da Diretoria de Controle e serão, posteriormente, encartadas ao final do processo.

3.7. A circulação do processo via sistema de documentação dar-se-á apenas quando o trâmite ocorrer entre as unidades da SECOM e caberá ao dirigente de cada Secretaria disciplinar a forma de tramitação interna do processo em sua unidade, indicando um responsável pela organização e juntada dos documentos aos autos.

4. Da elaboração, análise e aprovação da Demanda de Comunicação

4.1. O órgão ou entidade do Poder Executivo Federal interessado no desenvolvimento de campanha, peça ou outra ação publicitária deverá preencher o formulário Demanda de Comunicação (Anexo I) e encaminhar à SECOM, por correio eletrônico.

4.1.2. A Demanda de Comunicação pode originar-se também no próprio Gabinete, diretamente, ou por proposta de ação de publicidade de iniciativa das agências contratadas.

4.1.3. A Demanda de Comunicação compõe-se de duas partes, sendo a primeira destinada às informações do demandante e a segunda destinada à análise da demanda pela SECOM.

4.2. A solicitação formulada na Demanda de Comunicação será analisada pela Diretoria competente da Secretaria de Comunicação Integrada, que elaborará parecer sobre os aspectos técnicos e pertinência ou não da ação de publicidade demandada.

4.3. A Secretaria de Comunicação Integrada solicitará, por correio eletrônico, à Diretoria de Controle a elaboração de estimativa dos custos de produção das peças.

4.3.1. A correspondência eletrônica de solicitação e de resposta deverá ser juntada aos autos.

4.3.2. A estimativa dos custos de produção da ação publicitária será calculada com base no banco de referência de preços da SECOM e nos preços de mercado, quando necessário.

4.3.3. Quando a ação demandada envolver veiculação em mídia, a Diretoria de Mídia fixará a estimativa de recursos financeiros necessários.

4.4. O responsável pela ação na Secretaria de Comunicação Integrada consultará, por correio eletrônico, a Assessoria da Secretaria de Gestão, Controle e Normas quanto à disponibilidade orçamentária para execução da ação.

4.4.1. A correspondência eletrônica de solicitação e de resposta deverá ser juntada aos autos.

4.4.2. Caso não haja disponibilidade orçamentária, a Secretaria de Comunicação Integrada informará ao órgão demandante e ao Gabinete.

4.5. A escolha da agência responsável pelo desenvolvimento da ação deverá ser formalmente justificada nos autos, observando-se os seguintes critérios:

a) familiaridade da agência em relação ao tema objeto da ação; e

b) observância do limite imposto no contrato para preservação do faturamento mínimo entre as agências contratadas.

4.5.1. Quando houver necessidade de realização de procedimento interno de seleção entre as agências, serão observadas as regras dispostas no item 5 deste Manual.

4.6. A Secretaria de Comunicação Integrada identificará a Demanda de Comunicação por meio de numeração seqüencial, por agência contratada, cujo controle compete à Assessoria do Secretário.

4.7. Preenchidos todos os requisitos do documento, a Demanda de Comunicação é encaminhada para aprovação do Secretário de Comunicação Integrada.

4.7.1. Em caso de decisão contrária, a não-aprovação deverá ser justificada nos autos, e submetida ao Subsecretário de Comunicação Institucional, para sua homologação ou não, comunicando-se depois o resultado ao órgão ou entidade demandante, por correio eletrônico, e o processo será arquivado.

4.8. Se aprovada pelo Secretário de Comunicação Integrada, a Demanda de Comunicação é encaminhada ao Gabinete, para decisão.

4.8.1. Em caso de não-aprovação, deverá ser observado o disposto na parte final do subitem 4.7.1.

4.9. A homologação da Demanda de Comunicação pelo Subsecretário de Comunicação Institucional autoriza o desenvolvimento da ação de comunicação demandada.

4.9.1. O desenvolvimento da ação deverá observar os limites definidos pela autorização.

5. Do procedimento de seleção das agências

5.1. Quando os custos estimados da campanha, peça ou ação ultrapassarem o valor de R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), a escolha da agência responsável será realizada mediante procedimento interno de seleção, salvo a hipótese prevista no item 4.1.2, em que a ação decorra de proposta de uma das agências.

5.2. A partir do documento Demanda de Comunicação, originado no Gabinete, será elaborado briefing pela Secretaria de Comunicação Integrada, que será o instrumento convocatório do certame e conterá todos os subsídios para que a agência possa elaborar sua proposta de solução para o problema de comunicação apresentado.

5.2.1. Será fornecida uma cópia do briefing às agências, mediante protocolo, que constará dos autos.

5.3. Farão parte da Comissão de Avaliação, no mínimo, um representante:

a) do Gabinete da SECOM;

b) da Secretaria de Comunicação Integrada; e

c) da área de comunicação do órgão demandante, quando for o caso.

5.4. Para a indicação da agência vencedora, serão considerados os seguintes critérios:

a) grau de entendimento e compreensão do briefing; e

b) solução criativa mais adequada ao problema de comunicação proposto.

5.4.1. A Secretaria de Comunicação Integrada designará data para que as agências apresentem suas propostas de solução criativa, as quais serão encartadas aos autos, em cópia no formato A4.

5.4.2. O resultado da seleção será formalizado por meio de documento denominado Ata de Avaliação Técnica de Solução de Comunicação (Anexo II), que será assinado por todos os integrantes da Comissão de Avaliação e encaminhado ao Subsecretário de Comunicação Institucional para homologação.

5.4.3. A Comissão de Avaliação, eventualmente, poderá considerar que as propostas apresentadas pelas agências devem ser integradas por razões técnicas, para aperfeiçoar a ação de comunicação, ou para viabilizar a execução, em face do seu volume e complexidade.

5.4.4. No caso do subitem 5.4.3, a Comissão de Avaliação decidirá a forma de participação de cada agência na ação.

5.4.5. Caso nenhuma das propostas seja aprovada, o Secretário de Comunicação Integrada orientará as agências para a apresentação de novas propostas.

5.5. As agências que participaram da seleção serão comunicadas do resultado por escrito, ficando cópia deste ato no processo (Anexo III).

5.6. Ultimado o procedimento, a Demanda de Comunicação é finalizada e encaminhada ao Secretário de Comunicação Integrada e ao Subsecretário de Comunicação Institucional para aprovação e homologação, respectivamente.

6. Do encaminhamento da Demanda de Comunicação à agência

6.1. A Demanda de Comunicação aprovada será encaminhada à agência, acompanhada de Comunicado de Encaminhamento (Anexo IV), por correio eletrônico.

6.1.1. Uma cópia do Comunicado de Encaminhamento deverá ser juntada aos autos.

7. Da aprovação da solução criativa apresentada pela agência

7.1. Com base na Demanda de Comunicação, a agência deverá apresentar proposta de solução criativa para aprovação da SECOM.

7.1.1. A solução criativa compreende a apresentação de leiaute e roteiro das peças de publicidade e plano de mídia, se houver.

7.1.2. Em caso de produção eletrônica para veiculação em televisão, será realizada reunião de pré-produção, participando representantes da Secretaria de Comunicação Integrada, da Secretaria de Gestão, Controle e Normas, da agência de publicidade e da subcontratada.

7.2. A Secretaria de Comunicação Integrada deverá aprovar, prévia e expressamente, o conteúdo da solução criativa, autorizando seu desenvolvimento, por meio do formulário de Aprovação de Linha Criativa e Conteúdo de Comunicação (Anexo V), desde que homologado pelo Subsecretário de Comunicação Institucional.

7.2.1. A aprovação referida no item 8.2 poderá ser concedida por assessor ou diretor da Secretaria, conforme critérios internos de divisão de trabalho.

8. Da aprovação das contratações decorrentes das ações publicitárias

8.1. Aprovado o projeto de solução criativa e definidas suas especificações, a agência iniciará seu desenvolvimento e realizará cotação de preços para os serviços e produtos contratados.

8.1.1. Em seguida à aprovação do projeto, suas especificações deverão ser encaminhadas também à Diretoria de Controle, que coordenará uma cotação de preços simultânea à cotação promovida pela agência, quando necessário.

8.2. Cada ação a ser contratada deverá ser previamente submetida à SECOM, por meio de Planilha de Ação de Divulgação, para análise:

a) pela Diretoria de Mídia, no tocante à estratégia e plano de mídia; e

b) pela Diretoria de Controle, no tocante à adequação da verba de produção ao que será realizado e à verificação do preço contratado.

8.2.1. Quando a ação envolver subcontratação de serviços ou fornecedores, junto com a Planilha de Ação de Divulgação deverão ser encaminhados os orçamentos originais apresentados.

8.2.1.1. Os orçamentos encaminhados serão cotejados pela Diretoria de Controle com os dados constantes do Banco de Referências de Preços da SECOM.

8.3. Se não houver concordância quanto aos preços orçados, a Diretoria de Controle solicitará à agência que proceda à nova cotação de preços.

8.4. Havendo manifestação favorável das áreas responsáveis, a Planilha de Ação de Divulgação será submetida à aprovação do Secretário de Comunicação Integrada, para autorizar a contratação da ação.

9. Da aprovação das peças produzidas

9.1. A agência, por meio de formulário próprio, deve encaminhar as peças de publicidade produzidas para aprovação da Secretaria de Comunicação Integrada, no tocante à concepção criativa e ao conteúdo das peças.

9.1.2. A aprovação será formalizada no formulário de encaminhamento das peças, que será juntado aos autos, e deverá ser informada à Diretoria de Mídia.

10. Do planejamento e contratação de mídia 10.1. O plano de mídia elaborado pela agência de publicidade deve ser encaminhado à Diretoria de Mídia para avaliação, tendo como referência o briefing e os valores previamente aprovados pelo Subsecretário de Comunicação Institucional.

10.1.1. Se necessário, a Diretoria de Mídia solicita à agência que promova ajustes ao planejamento proposto.

10.2. Após a promoção dos ajustes, acaso necessários, o Diretor de Mídia aprova o planejamento de mídia, submetendo-o ao Secretário de Comunicação Integrada para autorização da execução.

10.2.1. A aprovação é informada à agência de publicidade pela Diretoria de Mídia, por meio de correio eletrônico, cuja cópia será juntada aos auto.

10.2.2. A execução do plano de mídia fica condicionada à aprovação das peças publicitárias nele programadas.

10.2.3. A execução do plano de mídia será realizada integralmente pela agência planejadora ou, se necessário, será compartilhada por outras agências, considerando a complexidade e o volume do plano e a variável tempo para execução versus número de praças ou de veículos programados.

10.3. Após a confirmação de compra de todos os espaços de mídia previstos no plano, a agência providenciará as autorizações definitivas junto aos veículos e encaminhará à Diretoria de Mídia o plano consolidado com todos os detalhes da veiculação, juntamente com a Planilha de Ação de Divulgação de Mídia para aprovação.

10.3.1. A Planilha será conferida e, verificada sua conformidade ao plano de mídia consolidado, será aprovada pelo Diretor de Mídia e pelo Secretário de Comunicação Integrada, e juntada aos autos a s

erem enviados à Diretoria de Controle, para as providências cabíveis.

10.3.2. Caso ocorra divergência entre o valor da Planilha e o faturamento do veículo, a agência encaminhará à Diretoria de Mídia nova Planilha retificada, com justificativa para a alteração.

11. Da liquidação das despesas

11.1. A Diretoria de Controle se incumbe da juntada da nota fiscal emitida pela agência em valor correspondente ao serviço contratado e à remuneração a ela devida, acompanhada de uma via da nota fiscal do fornecedor contratado.

11.1.1. A Diretoria de Controle verificará a existência nos autos de documento de comprovação de execução do serviço e providenciará a juntada de comprovante de entrega, quando couber, na forma prevista no contrato de publicidade.

11.2. A Coordenação-Geral de Processos de Pagamento (COGEP) examinará os documentos apresentados e, se de acordo, formaliza sua conformidade e encaminha para o atesto do gestor do contrato.

11.2.1. O atesto é formalizado por carimbo-padrão da Secretaria de Administração da Presidência da República na nota fiscal emitida pela agência e assinado pelo gestor administrativo do contrato.

11.3. Os documentos são encaminhados, por meio de memorando, ao órgão pagador da Secretaria de Administração da Presidência da República.

11.4. Para liquidação de trabalhos não utilizados depois de finalizados, serão necessárias justificativas elaboradas pela área que demandou e cancelou o serviço.

12. Outras disposições

12.1. A Secretaria de Gestão, Controle e Normas, ouvidos os gestores do contrato com as agências de publicidade, estabelecerá os critérios e requisitos para análise de contratação de fornecedores, exceto veículos de comunicação, bem como os documentos necessários para a liquidação das despesas contratadas.

ANEXO I

DEMANDA DE COMUNICAÇÃO

SOLICITAÇÃO

DEMANDA DE COMUNICAÇÃO

ANÁLISE / DESPACHO

ANEXO II

Ata de Avaliação Técnica de Solução de Comunicação

ANEXO III
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
SUBSECRETARIA DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Secretaria de Comunicação Integrada

Brasília, de 2006.

Ao

Senhor(a)

Assunto:

Prezado Senhor(a),

Pela presente informamos que, em reunião realizada em, de de 2006, para avaliação das propostas de solução de comunicação apresentadas pelas agências, (nome das agências), para a campanha de divulgação......................................., do Governo Federal, a proposta selecionada para executar a campanha foi da agência, por ter apresentado o melhor atendimento ao briefing, racional criativo e por estar em condições de executar a demanda.

Agradecemos a participação qualificada.

Atenciosamente,

Secretário de Comunicação Integrada

ANEXO IV
SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO INTEGRADA

Comunicado nº - SECOM Em, xxx de xxxx de 20xx.

De: (nome do remetente)

A: (nome da agência - a/c de (nome do destinatário)

Assunto: Demanda de Comunicação - xxxxxx

1. Encaminhamos, em anexo, a Demanda de Comunicação nº xxxx, referente à xxxxxxxxx.

2. Informamos que, conforme consta do Parecer da Publicidade, aprovado pelo Secretário de Comunicação Integrada e pelo Subsecretário de Comunicação Institucional, xxxx (informar o que foi autorizado).

3. Em caso de dúvidas, estamos à disposição para outros esclarecimentos.

Atenciosamente,

xxxx

ANEXO V

APROVAÇÃO DE LINHA CRIATIVA E CONTEÚDO DA COMUNICAÇÃO

   "