Fundamentação Legal: Constituição Federal ; Lei nº 8.212, de 24.07.1991 ; Lei nº 10.666, de 08.05.2003 .

A Diretoria da Receita Previdenciária do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 18 da Estrutura Regimental do INSS, aprovada pelo Decreto nº 4.688, de 7 de maio de 2003 , Resolve:

Art. 1º As pessoas jurídicas de que trata o art. 66 da Instrução Normativa INSS/DC nº 100, de 18 de dezembro de 2003 , a partir de 1º de julho de 2003, quando intimadas por Auditor-Fiscal da Previdência Social (AFPS), deverão apresentar documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras, observadas as orientações contidas no Anexo único. (Redação dada ao caput pela Portaria DRP/INSS nº 7, de 20.01.2004, DOU 19.04.2004 )

§ 1º Os arquivos digitais referentes a períodos anteriores a 1º de julho de 2003 poderão, por opção da pessoa jurídica, ser apresentados na forma estabelecida neste ato.

§ 2º As informações de que trata o caput deverão ser apresentadas em arquivos padronizados, no que se refere a:

I - registros contábeis;

II - fornecedores e clientes;

III - documentos fiscais;

IV - comércio exterior;

V - controle de estoque e registro de inventário;

VI - relação insumo/produto;

VII - controle patrimonial;

VIII - folha de pagamento.

§ 3º As informações que não se enquadrarem no parágrafo anterior deverão ser apresentadas pelas pessoas jurídicas, atendido o disposto nos itens "Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos" e "Documentação de Acompanhamento" do Anexo único.

Art. 2º A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais de que trata § 1º do artigo anterior poderão ser apresentados em forma diferente da estabelecida neste Ato, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

Art. 2º-A O sistema próprio do INSS a que faz referência o item 3 do Anexo Único, utilizado para a geração de código de identificação no ato da entrega dos arquivos pela pessoa jurídica, é o Sistema Gerador de Código (SGC), que está disponível no site oficial da Previdência Social. (Artigo acrescentado pela Portaria DRP/INSS nº 7, de 20.01.2004, DOU 19.04.2004 )

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogando a Portaria INSS/DIRAR nº 21, de 28 de março de 2003 .

CARLOS ROBERTO BISPO

Diretor

1. Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos

Os arquivos digitais solicitados por AFPS deverão obedecer às regras de armazenamento e formatação estabelecidas neste Ato.

1.1 Codificação de Dados e Organização dos Arquivos

1.2 Regras de Formatação

Cada registro deve estar contido em uma linha e todas as linhas devem ter o mesmo tamanho.

1.3 Meios Físicos de Entrega

Os arquivos digitais poderão ser entregues nos seguintes meios:

Disquete de 31/2", padrão PC-IBM, FAT-12, (1,44 MB);

CD, padrão de gravação ISO-9660, (600 MB);

Conexão em rede local (LAN): desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos.

Transmissão direta entre computadores: desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos.

Em outro meio físico, desde que aceito pelo AFPS.

1.4 Sistemas

A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada ( art. 33, § 2º, da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991 ).

2. Documentação de Acompanhamento

O documento mencionado no item 2.1 deve ser autenticado pelo contribuinte, mediante aposição de "visto" em todas as suas páginas.

2.1 Descrição Detalhada do Arquivo:

Descrição completa dos campos de cada registro do arquivo, incluindo sua seqüência e formato (tipo, posição inicial, tamanho e quantidade de casas decimais), seu significado, valores possíveis, com a descrição dos conceitos envolvidos na especificação deste valor, definição de seus componentes, incluindo fórmulas de cálculo e eventual relação com o conteúdo de outros campos.

Quando, para manter a integridade e correção da informação, for necessária a apresentação de dados não previstos nos arquivos padronizados, eles deverão ser incluídos nos arquivos correspondentes, mediante acréscimo de campos ao final do registro. Caso qualquer campo seja de tamanho superior ao previsto neste Ato, prevalecerá o tamanho utilizado pela pessoa jurídica. Em ambas as situações, exige-se, como parte da documentação de acompanhamento, a apresentação do leiaute correspondente aos arquivos.

2.2 Etiqueta de Identificação

A etiqueta de identificação externa de cada volume deverá conter as seguintes informações:

CNPJ;

Nome Empresarial;

Nome do(s) arquivo(s);

Volume (A/B), onde "B" significa a quantidade total de volumes do arquivo e "A" significa a seqüência da numeração em relação a esse total.

2.3 Relatório de Acompanhamento

Deverá ser entregue um relatório de acompanhamento para cada arquivo, conforme modelo definido no item 3.

3. Modelo de Relatório de Acompanhamento

CNPJ:

Nome Empresarial:

Nome do Arquivo: Data da Geração: ____/ ____/ ___

Conteúdo do Arquivo (1):

MEIO FÍSICO DE ENTREGA:

(__) CD

(__) Disquete

(__) Conexão em rede local (LAN)

(__) Transmissão direta

(__) __________ (outro meio físico aceito pela autoridade requisitante)

CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO DO ARQUIVO (2):

QUANTIDADE DE VOLUMES:

QUANTIDADE DE REGISTROS:

TAMANHO DO ARQUIVO (EM BYTES) (3):

OUTROS PARÂMETROS (4):

Local, data:

Contribuinte/responsável ou preposto:

NOME: ASSINATURA:

CPF: TELEFONE: FAX:

E-MAIL:

Responsável técnico pela geração do arquivo:

NOME:

ASSINATURA:

CPF: TELEFONE: FAX:

E-MAIL:

(1) Denominação de acordo com item 4 ou descrição sucinta do conteúdo do arquivo.

(2) No ato da entrega, será gerada chave de identificação do arquivo por sistema próprio do INSS, visando prova documental de seu conteúdo.

(3) Se compactado, informar o tamanho do arquivo resultante da compactação.

(4) Parâmetros técnicos necessários à leitura do arquivo, quando entregue em outros meios físicos.

4. Leiaute dos Arquivos Padronizados

Além das regras de formatação previstas no item 1.2, os arquivos deverão atender as seguintes regras especiais de formatação:

4.1 Registros Contábeis

A estrutura deste arquivo deve ser utilizada para os lançamentos registrados no Livro Diário Geral e em Diários Auxiliares. Havendo escrituração de Diários Auxiliares, estes deverão ser apresentados em arquivos distintos.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Plano de Contas (4.9.3) e da Tabela de Centro de Custo/Despesa (4.9.4).

4.1.1 Arquivo de Lançamentos Contábeis

O registro no arquivo de lançamentos contábeis será considerado como partidas simples. Desta forma, tem-se:

No caso de um lançamento com um débito e um crédito, utiliza-se um registro que represente o débito e um registro que represente o crédito. O campo "Código da Contrapartida" deve ser preenchido em ambos os registros;

No caso de um lançamento com um débito e diversos créditos, utiliza-se um registro que represente o débito e tantos registros quantos sejam necessários para representar os créditos, deixando em branco o campo "Código da Contrapartida" no registro correspondente ao débito.

4.1.2 Arquivo de Saldos Mensais

O arquivo de saldos mensais deve conter apenas registros que representem contas analíticas movimentadas ou que possuam saldo diferente de zero no período.

4.2 Fornecedores e Clientes

Serão indicadas as operações efetuadas com clientes e fornecedores. Assim, cada operação será objeto de um registro, devendo ser fornecidos arquivos distintos para fornecedores e clientes. Desta forma, tem-se:

O pagamento de um título com desconto será representado por um registro que informe o valor líquido no campo "Valor da Operação" e o valor sem desconto no campo "Valor Original do Título"; a emissão de uma duplicata será representada por um registro que informe o valor da mesma nos campos "Valor da Operação" e "Valor Original do Título".

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados do Arquivo de Cadastro de PJ/PF (4.9.2) e da Tabela de Plano de Contas (4.9.3).

4.2.1 Arquivo de Fornecedores/Clientes

4.3 Documentos Fiscais

A pessoa jurídica deverá apresentar os arquivos de documentos fiscais separados por estabelecimento.

Deverão ser registrados todos os campos das notas fiscais, inclusive aqueles que, embora não sejam impressos nos documentos, se prestam a obter qualquer informação constante do documento.

As notas fiscais emitidas pela pessoa jurídica (entrada ou saída) deverão ser apresentadas em arquivos separados dos referentes às notas fiscais emitidas por terceiros (entrada).

Nos arquivos deverão constar todas as notas fiscais, inclusive as canceladas.

Os arquivos deste sistema deverão ser entregues acompanhados do Arquivo de Cadastro de PJ/PF (4.9.2), da Tabela de Natureza da Operação (4.9.5) e da Tabela de Mercadorias/Serviços (4.9.6).

4.3.1 Arquivo Mestre de Mercadorias/Serviços - Notas Fiscais de Saída ou de Entrada Emitidas pela Pessoa Jurídica.

No caso de transporte intermodal, indicar os dados do transporte que constou efetivamente do documento fiscal.

4.3.2 Arquivo de Itens de Mercadorias/Serviços - Notas Fiscais de Saída ou de Entrada Emitidas pela Pessoa Jurídica.

4.3.3 Arquivo Mestre de Mercadorias/Serviços (Entradas) - Emitidas por Terceiros

4.3.4 Arquivo de Itens de Mercadorias/Serviços (Entradas) - Emitidas por Terceiros

4.3.5 Arquivo Mestre de Notas Fiscais de Serviço Emitidas pela Pessoa Jurídica

Deverão ser fornecidos arquivos contendo os dados das notas fiscais de serviços, não sujeitos ao ICMS, emitidas pela pessoa jurídica.

4.3.6 Arquivo de Itens de Notas Fiscais de Serviço Emitidas pela Pessoa Jurídica

4.3.7 Arquivo Mestre de Notas Fiscais de Serviço Emitidas por Terceiros - Prestadores Pessoa Jurídica ou Pessoa Física

Deverão ser fornecidos arquivos contendo os dados das notas fiscais de prestadores de serviço, não sujeitos ao ICMS, emitidas por terceiros, pessoa jurídica ou pessoa física.

4.3.8 Arquivos Relativos a Outros Documentos Fiscais

Deverão obedecer aos leiautes previstos no Convênio ICMS nº 57, de 1995, e alterações posteriores.

4.4 Comércio Exterior

4.4.1 Arquivo de exportação

Existindo mais de um Despacho de Exportação vinculado a uma nota fiscal, deverão ser gravados tantos registros quantos Despachos de Exportação existirem.

Caso exista mais de uma nota fiscal vinculada a um mesmo Despacho de Exportação, deverão ser gravados tantos registros quantas notas fiscais existirem.

Deverão ser fornecidos arquivos separados por estabelecimento.

4.4.2 Arquivo de importação

Existindo mais de uma Declaração de Importação vinculada a uma nota fiscal, deverão ser gravados tantos registros quantas Declarações de Importação existirem.

Caso exista mais de uma nota fiscal vinculada à mesma Declaração de Importação, deverão ser gravados tantos registros quantas notas fiscais existirem.

Deverão ser fornecidos arquivos separados por estabelecimento.

4.5 Controle de Estoque e Registro de Inventário

4.5.1 Arquivo de Controle de Estoque

Deverão ser fornecidos arquivos separados por estabelecimento.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Mercadorias (4.9.6).

4.5.2 Arquivo de Registro de Inventário

Deverão ser fornecidos arquivos separados por estabelecimento.

4.6 Relação Insumo/Produto

4.6.1 Arquivo de Insumos Relacionados

Arquivo demonstrativo da utilização dos insumos por unidade de produto.

Os produtos intermediários deverão constar, como produto, na relação de insumos aplicados na sua produção e, como insumo, na relação dos produtos obtidos em etapa imediatamente posterior.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Mercadorias (4.9.6).

4.7 Controle Patrimonial

4.7.1 Arquivo de Cadastro de Bens

A periodicidade deste arquivo deve coincidir com o ano-calendário.

Este arquivo deve incluir todos os bens do imobilizado da pessoa jurídica, inclusive os baixados no curso do período a que se refira.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Plano de Contas (4.9.3).

4.8 Folha de Pagamento

A pessoa jurídica deverá apresentar os arquivos de folha de pagamento separados por estabelecimento.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Proventos/Descontos (4.9.7) e do Arquivo de Cadastro de Trabalhadores (4.9.1).

4.8.1 Arquivo Mestre de Folha de Pagamento

4.8.2 Arquivo de Itens da Folha de Pagamento

4.9 Arquivos Auxiliares

As alterações efetivadas nos registros do arquivo de cadastro e tabelas a seguir relacionados deverão ser tratadas como novos registros, com data de inclusão no arquivo, mantendo-se o registro inicial e os registros modificadores que tenham tido vigência em qualquer data do período dos arquivos que objetivam decodificar.

4.9.1 Arquivo de Cadastro de Trabalhadores

4.9.2 Arquivo de Cadastro de Pessoas Jurídicas e Físicas

O arquivo de cadastro servirá para identificar fornecedores, clientes, transportadores, destinatários etc. referenciados em outros arquivos. Nos casos de exigência de matrícula específica junto ao INSS, a pessoa jurídica deverá preencher o campo "CEI" (item 4), sem prejuízo do preenchimento dos demais campos. Deverão ser fornecidos cadastros separados por tipo de arquivo e campo que objetiva decodificar. Opcionalmente, caso não ocorram duplicidades de códigos, poderá a pessoa jurídica apresentar um arquivo único contemplando todas as PJ/PF com as quais, de alguma forma, se relacionou.

Caso a pessoa jurídica não tenha códigos internos para referenciar PJ/PF e, para tal identificação, utilize o próprio CNPJ/CPF como "Código do Participante" nos arquivos de Documentos Fiscais e Fornecedores/Clientes, deverá fazer constar o CNPJ/CPF também no campo "Código do Participante" (item 2 abaixo).

Na situação de obra de construção civil na condição de tomadora de serviço da pessoa jurídica, esta deverá fazer constar no campo "CEI" (item 4) a matrícula específica da obra junto ao INSS, sem prejuízo do preenchimento dos demais campos. Havendo mais de uma obra de construção civil na condição de tomador de serviço da pessoa jurídica associada ao mesmo CNPJ/CPF, deverão ser informados diferentes registros, um para cada matrícula CEI.

4.9.3 Tabela de Plano de Contas

Este arquivo deverá conter o plano de contas completo, composto por todas as contas sintéticas e analíticas que foram movimentadas ou tiveram saldo no período.

4.9.4 Tabela de Centro de Custo/Despesa

Este arquivo deverá conter a descrição dos Centros de Custo ou Despesa que foram utilizados no arquivo de lançamentos do período.

4.9.5 Tabela de Natureza da Operação

Este arquivo deverá conter a descrição dos códigos de Natureza da Operação que foram utilizados no período. Compreende o conjunto de códigos utilizados pela pessoa jurídica com objetivo de complementar o Código Fiscal da Operação (CFOP).

4.9.6 Tabela de Mercadorias/Serviços

Este arquivo deverá conter a descrição dos códigos de Mercadorias e Serviços que foram utilizados no período. O vocábulo "Mercadorias" compreende também os produtos acabados ou semi-acabados, matérias-primas, produtos intermediários, material de embalagem e de uso e consumo, inclusive os bens a serem integrados ao ativo fixo.

Deverão ser fornecidas tabelas separadas por tipo de arquivo e campo que objetiva decodificar. Opcionalmente, caso não ocorram duplicidades de códigos, poderá a pessoa jurídica apresentar um arquivo único contemplando todas as mercadorias/serviços.

4.9.7 Tabela de Proventos/Descontos

Este arquivo deverá conter a descrição dos códigos de Proventos/Descontos que foram utilizados no período.