Parecer Normativo CST nº 21 de 30/05/1980


 Publicado no DOU em 9 jun 1980


Os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao Fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cópias atendam aos requisitos e às formalidades estabelecidas na Lei nº 5.433/68 e no Decreto nº 64.398/69, que a regulamentou.Os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram (art. 195, parágrafo único, do CTN), facultando-se aos agentes do Fisco exigir sua apresentação sempre que entenderem necessário e oportuno fazê-lo, no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal.


Consulta de PIS e COFINS

(Revogado pelo Ato Declaratório Interpretativo RFB Nº 4 DE 09/10/2019):

Fiscalização de Tributos
7.15.01.05 - Exame De Mercadorias, Livros, Documentos, Papéis Etc.

1. Examina-se, nesta oportunidade, a questão concernente à admissibilidade, ou não, da eliminação de documentos de interesse da fiscalização de tributos federais e que hajam sido submetidos a microfilmagem com obediência às normas estabelecidas na legislação reguladora da prática dequele processo de reprografia.

2. Como é dado observar, tende a generalizar-se o entendimento de que, uma vez microfilmados referidos documentos, não mais haveria por que manter a obrigatoriedade de conservá-los em arquivo, eis que uma das principais vantagens daquele moderno processo tecnológico consiste, exatamente, no fato de sua adoção propiciar a liberação de espaço que, doutro modo, se veria ocupado por um volume crescente de papéis e outros documentos, cuja manutenção poderia, assim, tornar-se desnecessária a critério de seu detentor, que promoveria, então, sua destruição, autorizada, de resto, segundo alguns, pela própria legislação.

3. A microfilmagem de documentos é disciplinada pela Lei nº 5.433, de 08.05.68, da qual, por oportuno, se transcrevem, a seguir, o artigo 1º e seus §§ 1º e 2º:

"Art. 1º - É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º - Os microfilmes de que trata a lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
§ 2º - Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração."

4. Por sua vez, o Decreto nº 64.398, de 24.04.69, regulamentador da supracitada Lei nº 5.433/68, dispõe no artigo 25:

"Art. 25 - Os microfilmes negativos e as cópias em filme de documentos sujeitos à fiscalização ou necessários à prestação de contas serão mantidos em rolos, por prazo igual ao exigido em lei para os respectivos originais."

5. Dos dispositivos transcritos, como se vê, deflui, em síntese, que: a) certidões, traslados e cópias de microfilmes que constituam reprodução de documentos de qualquer espécie e procedência são suscetíveis de produzir efeitos na ordem jurídica; b) é admitida, de modo genérico, a destruição dos documentos microfilmados; c) em se tratando de documentos sujeitos à fiscalização, a manutenção dos correspondentes microfilmes ou cópias em filmes é obrigatória pelo mesmo prazo exigido em relação aos respectivos originais. Impende indagar, todavia, se, e até que ponto, tais disposições são de aplicar-se no tocante à variada gama de documentos que interessam à fiscalização tributária.

6. Ao dispor sobre a obrigação tributária, o Código Tributário Nacional (Lei nº 5.112, de 25.10.66), em seu artigo 113, distingue-se em duas espécies: principal e acessória, a primeira das quais surge com o fato gerador e tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária (§ 1º), ao passo que a segunda é decorrente da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos (§ 2º).

7. Com vistas a assegurar, em toda a plenitude, a operacionalidade da obrigação tributária acessória como instrumento que possibilite a exigência de efetivo cumprimento da obrigação principal é que se apresenta o conteúdo do artigo 195 e seu parágrafo único do mesmo Código, verbis:

"Art. 195 - Para os efeitos da legislação tributária, não tem aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes, industriais ou produtor", ou da obrigação destes exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram."

8. É da índole do nosso sistema jurídico que as disposições legais de natureza tributária devem interpretar-se em sentido estrito. Disto resulta que, ao aludir o parágrafo único do artigo 195 do CTN aos livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e aos comprovantes dos lançamentos neles efetuados, há de entender-se que o faz com referência aos respectivos originais, não sendo lícito admitir-se, portanto, que a obrigatória conservação, no caso, possa ser, tão-somente, a de sua reprodução, seja por que processo esta tenha sido operada. Ditos originais, pois, é que deverão ser conservados até a ocorrência do evento ali indicado.

9. Outrossim, e considerando que os efeitos da norma do mesmo artigo 195 deveriam projetar-se quer sobre a legislação vigente a época da edição do CTN, quer sobre a que lhe sobreviesse, como resulta do emprego, no caput, da expressão "quaisquer disposições legais", a conclusão a tirar é que, enquanto em vigor aquele dispositivo, não haverá como admitir-se qualquer hipótese de eliminação dos documentos de que se trata antes de expirado o prazo prescricional dos créditos tributários decorrentes dos fatos geradores com eles relacionados, pois, em caso contrário, configurada estará uma limitação do direito de o Fisco examinar aqueles documentos em sua forma original, o que importará em contrariedade à determinação constante do caput do mesmo artigo 195.

10. Visto como a Lei nº 5.172/66, além de dispor sobre o Sistema Tributário Nacional, institui normas gerais de direito tributário, possui ela natureza de lei complementar, em face do artigo 18, § 1º, da Constituição Federal (Emenda Constitucional nº 1/69), que estatui:

"Art. 18 ..................................................................................................
§ 1º - Lei complementar estabelecerá normas gerais de direito tributário, disporá sobre os conflitos de competência nessa matéria entre a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, e regulará as limitações constitucionais do poder de tributar."

11. Lei complementar que é, o CTN somente poderá ter qualquer de suas disposições alterada ou revogada por via de ato do mesmo nível hierárquico, vale dizer, por outra lei complementar.

12. No caso em exame, temos que a Lei nº 5.433/68, reguladora da microfilmagem de documentos, sendo, como é, uma lei ordinária, situa-se em patamar inferior ao do CTN na hierarquia das leis. Por conseguinte, a nenhuma de suas normas, nem, muito menos, a normas do Decreto nº 64.398/69, que a regulamentou, poderia ser reconhecida a virtude de atingir o artigo 195 daquele Código, isto em função da regra, básica em nosso ordenamento jurídico, de que a modificação de uma lei só se opera por outra lei de nível hierárquico igual ou superior ao da lei modificada, e em coerência com o princípio da hierarquia das normas legislativas, que estabelece a supremacia de umas sobre outras.

13. Por oportuno, acrescente-se, ainda, que, para demonstrar a não ser de utilização em termos absolutos a faculdade de proceder a destruição de documentos, deferida pela Lei nº 5.433/68 aos seus detentores, existe o Decreto-Lei nº 486, de 03.03.1969 (posterior, portanto, àquele diploma legal), que "dispõe sobre a escrituração de livros mercantis, e dá outras providências", e cujo artigo 4º está assim redigido:

"Art. 4º - O comerciante é ainda obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial".

Inferindo-se, ante a forma como o dispositivo se acha posto, que os documentos por ele enumerados deverão ser conservados, também no original.

14. De quanto foi exposto, e tendo presentes as disposições legais em vigor, é, pois, de concluir-se que:

a) dada a validade jurídica reconhecida às cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao Fisco sob aquela forma, desde que tais cópias atendam aos requisitos e às formalidades estabelecidas na Lei nº 5.433/68 e no Decreto nº 64.398/69, que a regulamentou;

b) os originais dos referidos documentos deverão, entretanto ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, em face do disposto no artigo 195 e seu parágrafo do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/66), facultando-se, assim, aos agentes do Fisco exigir a apresentação daqueles originais sempre que, no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal, entenderem necessário e oportuno fazê-lo.

15. Fica revogado o Parecer Normativo CST nº 171/74.