Na hipótese de apuração de diferenças na contagem do estoque, é responsabilidade do contribuinte identificar, por meio de controles internos, os motivos que ocasionaram as divergências, faltas ou sobras de mercadorias no estoque, para apresentação ao Fisco quando solicitado.

A diferença negativa apurada entre a contagem física e o controle contábil das mercadorias (“falta”) indica que houve saída sem a emissão de documento fiscal correspondente, razão pela qual deve ser emitido o documento fiscal adequado, sem destaque do imposto, e estornados os créditos anteriores, caso a saída seja decorrente de perecimento, deterioração, extravio, roubo, furto e outros sinistros, ou com destaque do imposto, caso a saída tenha resultado de outros eventos, sendo mantidos os créditos anteriores pertinentes.

Na hipótese de diferença positiva (“sobra”), deve o contribuinte proceder ao recolhimento do imposto, nos termos do artigo 3º, § 6º, da Lei nº 7.098/98, que considera saída do estabelecimento a mercadoria cuja entrada no estabelecimento não fora objeto de documentação fiscal ou regular escrituração.

Considerando que (i) a falta de recolhimento do imposto e (ii) a estocagem ou depósito de bem ou mercadoria desacompanhada de documentação fiscal configuram infrações tributárias, pode a consulente, com o objetivo de afastar a aplicação das penalidades previstas em lei, comunicar o fato à SEFAZ mediante apresentaçãode denúncia espontânea, acompanhada do recolhimento do imposto correspondente, nos termos do art. 928 do RICMS.

Destaca-se ainda, que o art. 11, § 3º, inciso V, da Lei nº 7.098/98, presume decorrente de operação ou prestação tributada não registrada, o valor apurado em procedimento fiscal, correspondente à diferença apurada mediante o controle quantitativo das entradas e saídas de mercadorias tributadas num determinado período, levando em consideração os estoques inicial e final.

I - RELATÓRIO

..., pessoa jurídica estabelecida em .../MT, inscrita no Cadastro de Contribuintes de ICMS do Estado (CCE/MT) sob o n° ... e no CNPJ sob o n° ..., formula consulta sobre os procedimentos fiscais a serem adotados para a regularização das diferenças de estoque físico com aquelas apuradas no inventário.

Informa a consulente que realizou inventário físico de estoque em 02/2026, procedimento este adotado como parte de seus controles internos e rotinas de conformidade fiscal. Durante a conferência, foram identificadas divergências entre o estoque físico e o saldo registrado no sistema de gestão, consistindo em:

a. Mercadorias com quantidade física inferior à escriturada, indicando possíveis perdas, extravios, quebras ou inconsistências operacionais;

b. Mercadorias com quantidade física superior à escriturada, sugerindo eventuais falhas de registro de entradas, erros de apontamento ou outras inconsistências de controle.

Destaca que tais mercadorias são destinadas à comercialização e estão regularmente sujeitas à tributação pelo ICMS e que as divergências apuradas podem impactar diretamente em sua escrituração fiscal, na apuração do imposto devido e o correto cumprimento das obrigações tributárias principal e acessórias.

Diante do exposto, solicita orientação acerca dos procedimentos fiscais a serem adotados para a regularização das diferenças apuradas no inventário, especialmente quanto:

1. Há necessidade de emissão de notas fiscais para ajuste de estoque, tanto nas hipóteses de faltas quanto de sobras de mercadorias;

2. Há eventual incidência de ICMS nessas regularizações e ao momento de ocorrência do fato gerador;

3. Quais os CFOP a serem utilizados;

4. Há necessidade de realização de ajustes na EFD ICMS/IPI ou em outras obrigações acessórias;

5. Existe procedimento específico previsto na legislação do Estado de Mato Grosso para tais situações.
Ressalta que as divergências foram identificadas em 02/2026, e que pretende promover a regularização de forma espontânea e em estrita observância à legislação tributária vigente.

II – FUNDAMENTOS

Consultado o Sistema de Gerenciamento do Cadastro de Contribuintes do ICMS desta SEFAZ, observa-se que a consulente exerce atividade principal de Comércio a varejo de motocicletas e motonetas novas, CNAE 4541-2/03, além de outras atividades secundárias; está enquadrado no regime de apuração normal, conforme o art. 131 do RICMS/MT.

Quanto à matéria consultada, cumpre esclarecer que, na hipótese de apuração de diferenças na contagem do estoque, é responsabilidade do contribuinte identificar, por meio de controles internos, os motivos que ocasionaram as divergências, faltas ou sobras de mercadorias no estoque, para a adoção das medidas necessárias para regularização, bem como apresentação ao Fisco quando solicitado.

O artigo 396 do RICMS, aprovado pelo Decreto nº 2.212/2014, prevê que o livro Registro de Inventário, modelo 7, destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagens, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação, existentes no estabelecimento na época do balanço. Conforme art. 389 do mesmo diploma legal, ressalvada expressa determinação em contrário, as disposições do RICMS pertinentes a livros fiscais aplicam-se também à escrituração fiscal digital.

Já o artigo 395 do RICMS dispõe sobre o Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências – RUDFTO, utilizado para registrar os fatos relevantes relacionados à utilização de documentos fiscais e outras ocorrências de interesse do Fisco.

Feitos esses esclarecimentos iniciais, passa-se a discorrer sobre a matéria ora questionada e dirimir as dúvidas suscitadas pela consulente, que relata a necessidade de ajustes tanto negativo (falta) quanto positivo (sobra) no estoque.

A) DIFERENÇA NEGATIVA ENTRE A CONTAGEM FÍSICA E O CONTROLE CONTÁBIL DE MERCADORIAS EM ESTOQUE (“FALTA”)

Em relação à diferença negativa, em que a contagem física se revela menor que o estoque registrado no sistema, verificam-se indícios de que houve saída não registrada, perda ou erro de controle, exemplos:

. erro de lançamento de entrada/saída;

. quebra, avaria ou vencimento;

. extravio ou furto;

. falha na separação/expedição;

. erro de unidade de medida;

. problema operacional no inventário anterior.

As diferenças havidas nos estoques da empresa em função de perecimento, deterioração, extravio, roubo, furto e outros sinistros, configuram saída de mercadoria. Portanto, necessária a emissão da respectiva nota fiscal.

Todavia, a legislação do ICMS destaca a necessidade do estorno de crédito correspondente, reconhecendo implicitamente que essa saída não é tributada pelo ICMS. Nesse sentido são os comandos do artigo 21 da Lei Complementar n° 87, de 13 de setembro de 1996 (Lei Complementar do ICMS), do artigo 26, inciso IV, da Lei n° 7.098, de 30 de dezembro de 1998 (Lei que consolida as normas do ICMS neste Estado), e do artigo 123, inciso IV, do RICMS:

Lei Complementar n° 87/1996

Art. 21 O sujeito passivo deverá efetuar o estorno do imposto de que se tiver creditado sempre que o serviço tomado ou a mercadoria entrada no estabelecimento:

(...)

IV - vier a perecer, deteriorar-se ou extraviar-se.

(...).

Lei n° 7.098/1998

Art. 26 O sujeito passivo deverá efetuar o estorno do imposto do qual se creditou sempre que o serviço tomado ou a mercadoria entrada no estabelecimento:

(...)

IV – vier a perecer, deteriorar-se, extraviar-se ou for objeto de sinistro, furto ou roubo;

(...).

RICMS/2014

Art. 123 O contribuinte procederá ao estorno do imposto de que se creditou, sempre que as mercadorias adquiridas para a comercialização, industrialização ou prestação de serviços: (cf. caput do art. 26 da Lei n° 7.098/98)

(...)

IV – perecerem, deteriorarem-se, extraviarem-se ou forem objeto de sinistro, furto ou roubo; (...)

O RICMS, de acordo com o Convênio SINIEF s/n°, de 15 de dezembro de 1970, arrola no seu Anexo II, que cuida dos Códigos Fiscais de Operações e Prestações – CFOP, no Grupo “das Saídas de Mercadorias, Bens ou Prestação de Serviços”, dentro do Subgrupo que designou como “Outras Saídas de Mercadorias ou Prestações de Serviços, o código 5.927, assim descrito:

DAS SAÍDAS DE MERCADORIAS, BENS OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
(...)

5.900 – OUTRAS SAÍDAS DE MERCADORIAS OU PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS

(...)

5.927 – Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração.

Classificam-se neste código os registros efetuados a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração das mercadorias.

As hipóteses que tipificam perda de mercadoria, afetando negativamente os estoques, configuram saídas de mercadoria, para tanto, faz-se necessária a emissão da Nota Fiscal obedecendo o preceituado no inciso I do artigo 178 do RICMS, que determina que os contribuintes devem emitir Nota Fiscal sempre que efetuarem a saída de mercadorias. Nesse caso, emite-se a Nota Fiscal sem destaque do ICMS.

Ainda que a desoneração seja implicitamente reconhecida, subsistem as obrigações pertinentes, seja quanto à emissão de documentos fiscais, seja quanto ao registro do estorno do crédito nos livros fiscais ou na Escrituração Fiscal Digital, conforme o enquadramento da consulente.

Todavia, se a diferença negativa nos estoques não for decorrente de perda, roubo ou deterioração das mercadorias, configura-se saída de mercadorias sem a emissão da Nota Fiscal correspondente, implicando obrigatoriedade de recolhimento do imposto.

B) DIFERENÇA POSITIVA ENTRE A CONTAGEM FÍSICA E O CONTROLE CONTÁBIL DE MERCADORIAS EM ESTOQUE (“SOBRA”)

A diferença positiva na contagem física ocorre quando o inventário identifica que o estoque físico é superior ao saldo registrado no sistema, ou seja, existe mercadoria não registrada regularmente.

De acordo com o artigo 3º, § 6º, da Lei nº 7.098/98, considera-se saída do estabelecimento a mercadoria que nele tenha entrado desacobertada de documentação fiscal ou quando a sua entrada não tenha sido regularmente escriturada. Portanto, diante desse comando normativo, o contribuinte que verificar a existência de mercadoria em estoque sem o devido lastro em documento fiscal anterior e em sua escrituração deve recolher o respectivo imposto. Trata-se de uma presunção legal, caracterizada e consolidada na doutrina e na jurisprudência tributária, de que tais mercadorias foram adquiridas com recursos oriundos de vendas anteriores tributadas, porém omitidas da escrita fiscal e desprovidas do recolhimento do imposto devido. Informa-se, ainda, que não há na legislação previsão de emissão de documento fiscal específico para a regularização de falta de emissão de documentação fiscal na hipótese ora analisada. Logo, não deve haver emissão de documento fiscal para o caso de diferença positiva entre a contagem física em contraste com a escrituração fiscal de mercadorias em estoque (“sobra”).

Assim, a exigência do imposto nessa hipótese não se confunde com antecipação do ICMS devido por futura saída das mercadorias encontradas irregularmente em estoque, a qual, se tributada, deverá observar normalmente o regime aplicável quando de sua efetiva ocorrência.

Ademais, esclarece-se que o movimento real tributado pode ser apurado pelo fisco, através de levantamento fiscal, nos exatos termos do artigo 949 do RICMS/MT, abaixo reproduzido:

Art. 949 O movimento real tributável realizado pelo estabelecimento em determinado período poderá ser apurado mediante levantamento fiscal, em que serão considerados os valores das mercadorias entradas, das mercadorias saídas e dos estoques inicial e final, as despesas e outros encargos, o lucro do estabelecimento e, ainda, outros elementos informativos.

(...)

Considerando que (i) a falta de recolhimento do imposto e (ii) a estocagem ou depósito de bem ou mercadoria desacompanhada de documentação fiscal configuram infrações tributárias, sujeitas às penalidades previstas em lei, o contribuinte pode comunicar o fato à SEFAZ mediante apresentação de denúncia espontânea, acompanhada do recolhimento do imposto correspondente.
Vale lembrar que as regras de denúncia espontânea têm previsão no artigo 928 do RICMS, vide transcrição:

Art. 928 Não se aplicará penalidade na hipótese de denúncia espontânea da infração, acompanhada, se for o caso, do pagamento do tributo devido e acréscimos legais, não sendo considerada como espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, relacionados com a infração, observado o disposto no artigo 934-A. (cf. art. 47-F da Lei n° 7.098/98, redação dada pela Lei n° 10.978/2019 - efeitos a partir de 30 de outubro de 2019)

Parágrafo único Os contribuintes que procurarem as repartições fiscais do Estado, antes de qualquer procedimento do fisco, para sanar irregularidades verificadas no cumprimento de obrigações acessórias relacionadas com o imposto de que trata este regulamento, ficarão a salvo de penalidades, desde que as irregularidades sejam sanadas no prazo que lhes for comunicado.

Cumpridos os requisitos legais da denúncia espontânea, fica afastada a aplicação das penalidades previstas em lei, nos termos do art. 138 do CTN, sem prejuízo da responsabilidade pelo crédito tributário e acréscimos legais.

Por fim, informa-se que há necessidade de registro dos fatos ocorridos no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências – RUDFTO, mencionando-se todos os dados necessários à identificação das mercadorias faltantes ou com sobras, seguindo as orientações de escrituração do Livro de Inventário, nos termos do artigo 396, § 3º, do RICMS.

III - CONCLUSÃO

Feitas questionamentos: essas considerações, passa-se às respostas aos

1. Há necessidade de emissão de notas fiscais para ajuste de estoque, tanto nas hipóteses de faltas quanto de sobras de mercadorias?

A apuração de diferença negativa apurada entre a contagem física e o controle contábil das mercadorias (“falta”) obriga o contribuinte a emitir nota fiscal de saída, sem destaque do imposto, e com estorno dos créditos das operações anteriores, caso a saída seja decorrente de perecimento, deterioração, extravio, roubo, furto e outros sinistros, ou com destaque do imposto, caso a saída tenha resultado de outros eventos, sendo mantidos os créditos anteriores pertinentes.

Na hipótese de diferença positiva (“sobra”), deve o contribuinte proceder ao recolhimento do imposto, nos termos do artigo 3º, § 6º, da Lei nº 7.098/98, que considera saída do estabelecimento a mercadoria cuja entrada no estabelecimento não fora objeto de documentação fiscal ou regular escrituração. Informa-se, ainda, que não há na legislação previsão de emissão de documento fiscal específico para a regularização de falta de emissão de documentação fiscal na hipótese ora analisada. Logo, não deve haver emissão de documento fiscal para o caso de diferença positiva entre a contagem física em contraste com a escrituração fiscal de mercadorias em estoque (“sobra”). A exigência do imposto nessa hipótese não se confunde com antecipação do ICMS devido por futura saída das mercadorias encontradas irregularmente em estoque, a qual, se tributada, deverá observar normalmente o regime aplicável quando de sua efetiva ocorrência.

2. Há eventual incidência de ICMS nessas regularizações e ao momento de ocorrência do fato gerador?

Caso não seja possível identificar o momento da saída da mercadoria do estabelecimento, deve ser considerada a data base comparativa do estoque final da apuração das diferenças em estoque, como momento da ocorrência do fato gerador do imposto.

3. Quais os CFOP a serem utilizados?

Na hipótese de emissão de nota fiscal para baixa no estoque em virtude de perda, roubo ou deterioração, o contribuinte deve utilizar o CFOP 5.927 – Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração.

4. Há necessidade de realização de ajustes na EFD ICMS/IPI ou em outras obrigações acessórias?

Na regularização decorrente da apuração de diferença negativa (falta), deverão ser refletidos na EFD os efeitos próprios de cada situação, conforme os documentos fiscais emitidos, os eventuais estornos de créditos ou do lançamento espontâneo do ICMS quando devido.

Na hipótese de diferença positiva (sobra), também deverão ser realizados os registros correspondentes na EFD pertinentes ao lançamento espontâneo do ICMS devido, bem como de regularização do estoque nos blocos de informações específicos (estoques).

O contribuinte deverá, ainda, efetuar os registros e anotações correspondentes no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências – RUDFTO, utilizado para registrar os fatos relevantes relacionados à utilização de documentos fiscais e outras ocorrências de interesse do Fisco, nos termos do artigo 395 do RICMS/MT, aprovado pelo Decreto nº 2.212/2014.

5. Existe procedimento específico previsto na legislação do Estado de Mato Grosso para tais situações?

Não há um dispositivo normativo único na legislação que discipline todas as hipóteses apresentas pela consulente. Entretanto, os enunciados normativos acima citados determinam a observância dos procedimentos a serem observados, nos termos da presente Informação.

Ademais, pode a consulente, com o objetivo de afastar a aplicação das penalidades previstas em lei, apresentar denúncia espontânea, acompanhada do recolhimento do imposto correspondente, nos termos do art. 928 do RICMS.

Por fim, ante todo o exposto, consideram-se respondidos os questionamentos apresentados pela consulente.

É a informação, ora submetida à superior consideração. Unidade de Divulgação e Consultoria e Normas da Receita Pública da Unidade de Uniformização de Entendimentos e Resoluções de Conflitos, em Cuiabá/MT, 26 de maio de 2026.

Ricardo Bertolini

FTE

De acordo:

Adalto Araújo de Oliveira Júnior

Chefe da Unidade da Unidade de Divulgação e Consultoria de Normas da Receita Pública

Aprovada:

Adilson Garcia Rúbio

Chefe da Unidade de Uniformização de Entendimentos e Resoluções de Conflitos