O GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAPÁ, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 119, incisos VIII e XXV, “alínea a”, da Constituição do Estado do Amapá, c/c o art. 2º, do Decreto nº 0422, de 30 de janeiro de 2019, tendo em vista o contido no Processo nº 0007.2157.0323.0001/2026 - NGDA/SEAD, e

Considerando o compromisso do Poder Executivo Estadual com a transformação digital, modernização e inovação tecnológica nos sistemas de informação;

Considerando a necessidade de consolidação normativa e aperfeiçoamento contínuo da política estadual de gestão documental, assegurando padronização, preservação, celeridade, transparência ativa, eficiência, segurança jurídica e sustentabilidade aos processos e documentos administrativos;

Considerando, ainda, a essencialidade de estruturar uma governança sólida e integrada para o ambiente multiórgãos do SEI-AP, prevendo a transição segura dos sistemas legados, em especial o PRODOC e o SIGDocs,

RESOLVE:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-AP) como o sistema oficial de produção, autuação, classificação, tramitação, gestão, consulta, assinatura, avaliação, destinação e preservação de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado do Amapá.

§ 1º O SEI-AP é de utilização obrigatória e transversal em todos os órgãos e entidades estaduais, operado na configuração multiórgãos com vista à gestão integrada da informação arquivística, segurança da informação, proteção de dados pessoais e segregação lógica entre os participantes.

§ 2º Ficam vedadas iniciativas para desenvolvimento, aquisição, contratação ou implantação de outros sistemas com o mesmo propósito de autuação e gestão de processos administrativos no âmbito do Poder Executivo.

§ 3º A participação de empresas estatais, outros Poderes, órgãos autônomos ou instituições externas no SEI-AP dependerá de instrumento específico, análise de competência, segurança da informação, proteção de dados, interoperabilidade e responsabilidade operacional.

Art. 2º Para os fins deste Decreto, considera-se:

I - documento arquivístico: documento produzido ou recebido por órgão, entidade ou agente público no exercício de suas funções, dotado de organicidade e mantido como prova ou informação;

II - documento nato-digital: documento produzido originariamente em ambiente digital;

III - documento digitalizado: representação digital obtida pela conversão de documento originalmente não digital;

IV - documento externo: documento produzido fora do SEI-AP e incorporado ao sistema;

V - processo administrativo eletrônico: conjunto ordenado de atos e documentos digitais destinado à decisão administrativa;

VI - processo eletrônico: unidade documental constituída e tramitada em meio eletrônico, com metadados, histórico e controle de integridade;

VII - unidade administrativa: estrutura organizacional cadastrada no SEI-AP com competências, usuários e responsabilidades definidas;

VIII - usuário interno: agente autorizado a acessar o SEI-AP em razão de vínculo ou função institucional;

IX - usuário externo: pessoa natural autorizada a praticar atos, consultar processos ou receber comunicações no SEI-AP;

X - assinatura eletrônica: dados em formato eletrônico associados a outros dados eletrônicos para identificar o signatário e manifestar autoria ou concordância;

XI - nível de acesso: atributo que define a amplitude de acesso a processo ou documento;

XII - hipótese legal: fundamento normativo específico que autoriza restrição de acesso ou tratamento diferenciado;

XIII - gestão documental: conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos;

XIV - classificação documental: associação do documento ou processo à função, subfunção e atividade que lhe deram origem;

XV - temporalidade: prazo de guarda definido para cada fase do ciclo de vida documental;

XVI - destinação: decisão de eliminação ou guarda permanente após avaliação documental;

XVII - interoperabilidade: capacidade de sistemas e organizações trocarem e utilizarem informações com segurança e significado preservado;

XVIII - tramitação eletrônica: movimentação controlada de processo ou documento entre unidades ou instituições por meio eletrônico;

XIX - metadado: dado estruturado que descreve contexto, conteúdo, estrutura, gestão ou preservação de documento ou processo;

XX - cadeia de custódia digital: registro contínuo das ações que asseguram identidade, autenticidade, integridade e rastreabilidade do documento;

XXI - repositório arquivístico digital confiável: ambiente destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais conforme requisitos reconhecidos;

XXII - unidade produtora: órgão ou unidade responsável pela produção ou acumulação do documento arquivístico;

XXIII - interessado: pessoa, órgão, entidade ou grupo diretamente relacionado ao objeto do processo.

XXIV - ambiente multiórgãos: instância única do SEI-AP que atende simultaneamente diversos órgãos e entidades, com governança central, parâmetros comuns e segregação lógica de estruturas, usuários, perfis e informações;

XXV - órgão participante: órgão ou entidade autorizado a utilizar o SEI-AP e identificado no sistema por estrutura organizacional própria;

XXVI - escopo organizacional: conjunto de unidades, usuários, perfis, processos e permissões vinculados a determinado órgão participante;

XXVII - perfil de acesso: conjunto padronizado de permissões atribuído ao usuário conforme função, unidade, necessidade de serviço e segregação de funções;

XXVIII - Gestor Setorial: agente designado pelo órgão participante para executar, dentro de limites definidos pela SEAD, a coordenação e governança local e cumprir as diretrizes centrais;

XXIX - Administrador Local: agente designado pelo órgão participante para executar, dentro de limites definidos pela SEAD, operações administrativas restritas ao respectivo escopo organizacional;

XXX - Gestor Documental Setorial: agente com formação, experiência ou apoio técnico compatível com a função, designado pelo órgão participante para orientar a classificação arquivística e metadados quanto a criação, destinação e preservação documental restritas ao respectivo escopo organizacional;

XXXI - Ponto Focal: agente designado pelo órgão participante para ser o canal regular de articulação entre o órgão ou entidade e a governança central do SEI-AP;

XXXII - Multiplicador: agente designado pelo órgão participante que promoverá capacitação inicial, orientação de uso e disseminação de boas práticas, sem substituir a decisão do Gestor Setorial e a análise do Gestor Documental.

CAPÍTULO II - DOS PRINCÍPIOS E OBJETIVOS

Art. 3º A governança e a utilização do SEI-AP observarão os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, economicidade, transparência, autenticidade, confiabilidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, interoperabilidade, segurança da informação, proteção de dados pessoais, preservação digital, gestão arquivística, sustentabilidade ambiental, acessibilidade, padronização e redução do uso de papel.

Art. 4º São objetivos do SEI-AP:

I - fomentar a inovação tecnológica, a celeridade e a otimização dos fluxos de trabalho processuais e documentais;

II - assegurar a autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, segurança jurídica e preservação dos documentos;

III - promover a redução do uso de papel, custos operacionais e de armazenamento físicos, visando à sustentabilidade ambiental e à economia de recursos públicos;

IV - viabilizar o trabalho colaborativo e a interoperabilidade entre as unidades e órgãos da administração pública;

V - garantir a produção documental padronizada e gestão arquivista desde a criação até a destinação;

VI - fortalecer a segurança da informação, a proteção de dados pessoais (LGPD) e a prestação de contas (accountability);

VII - produzir informações gerenciais e indicadores para a melhoria contínua da gestão pública.

CAPÍTULO III - DA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA DO SEI-AP

Art. 5º Integram a estrutura de governança do ambiente multiórgãos do SEI-AP:

I - Órgão Gestor Central: Secretaria de Estado da Administração - SEAD;

II - Órgão de Suporte à Tecnologia da Informação e Infraestrutura: Centro de Gestão da Tecnologia da Informação - PRODAP, em atuação conjunta com a SEAD;

III - Comitê Executivo Permanente do SEI-AP: colegiado estratégico, deliberativo e consultivo de governança;

IV - Rede Setorial de Implantação e Governança Local: integrada pelos Administradores SEI-AP Locais, Gestores Setoriais, Pontos Focais e Multiplicadores nos órgãos e entidades participantes.

Art. 6º Compete à SEAD, na qualidade de Órgão Gestor Central:

I - exercer a governança funcional, administrativa, documental e normativa do SEI-AP;

II - estabelecer diretrizes, orientações, manuais, catálogos e instruções normativas para uso, parametrização, expansão, padronização e melhoria do sistema;

III - coordenar a implantação, expansão, capacitação permanente dos servidores públicos e a formação de multiplicadores em articulação com a Rede Setorial;

IV - gerir o catálogo central de perfis, permissões, tabelas auxiliares, tipos de processo, assuntos, modelos e hipóteses legais;

V - coordenar o plano de transição dos sistemas legados e definir os limites de atuação das Administrações Locais;

VI - decidir sobre casos omissos, demandas funcionais e autorizações que ultrapassem o escopo de um único órgão participante.

Art. 7º Compete ao PRODAP, como Órgão de Suporte à Tecnologia da Informação:

I - prover ou apoiar infraestrutura, hospedagem, banco de dados, redes e ambientes tecnológicos;

II - promover disponibilidade, desempenho, monitoramento, sustentação e atualização técnica;

III - implementar controles de segurança, autenticação, isolamento lógico entre escopos organizacionais, registros de eventos e trilhas de auditoria;

IV - gerir cópias de segurança, recuperação de dados, contingência, continuidade e recuperação de desastre;

V - apoiar integrações, interoperabilidade, testes, homologação e gestão de mudanças;

VI - tratar incidentes, vulnerabilidades e falhas técnicas, com registro e escalonamento;

VII - manter documentação técnica e apoiar a gestão de capacidade e obsolescência;

VIII - executar alterações técnicas somente mediante autorização funcional e observância da segregação de funções;

IX - fornecer informações técnicas e indicadores à governança central.

Art. 8º O Comitê Executivo Permanente do SEI-AP será composto por representantes titulares e suplentes indicados pelos órgãos participantes, nos termos de portaria a ser expedida pela SEAD.

§ 1º O Comitê Executivo Permanente será presidido e coordenado pela Secretaria de Estado da Administração (SEAD).

§ 2º A função de membro do Comitê será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 9º Compete ao Comitê Executivo Permanente do SEI-AP:

I - aprovar diretrizes estratégicas, prioridades, cronogramas e critérios de expansão;

II - deliberar sobre riscos de alcance estadual e conflitos de competência;

III - acompanhar indicadores, auditorias, incidentes relevantes e planos de continuidade;

IV - avaliar propostas de integração e mudanças de alto impacto;

V - promover alinhamento entre governança central e estruturas setoriais;

VI - recomendar atualização normativa, documental e tecnológica.

Art. 10. Os titulares dos órgãos e entidades participantes deverão instituir governança setorial compatível com seu porte, número de unidades e usuários, complexidade, volume processual e riscos, administrando exclusivamente o respectivo escopo organizacional e contemplando, conforme necessário:

I - Gestor Setorial do SEI-AP;

II - Administrador Local do SEI-AP;

III - Gestor Documental Setorial;

IV - Ponto Focal;

V - Multiplicador.

§ 1º A mesma pessoa poderá acumular funções, desde que haja compatibilidade entre elas, capacidade operacional para o seu desempenho e observância da segregação de funções, de modo a evitar conflito de interesses.

§ 2º O quantitativo de Gestores Setoriais, Administradores Locais e demais responsáveis será definido pelo dirigente do órgão participante, por meio de portaria publicada no Diário Oficial, designando titular e suplente para cada responsável.

CAPÍTULO IV - DA GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVÍSTICA

Art. 11. A produção, autuação e organização de processos e documentos no SEI-AP observarão obrigatoriamente a seguinte cadeia mínima de metadados:

I - tipo de processo e assunto padronizado;

II - classificação arquivística e temporalidade;

III - unidade produtora e interessados;

IV - nível de acesso e hipótese legal, quando restrito ou sigiloso;

V - destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Art. 12. O SEI-AP aplicará de forma integrada o Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos aprovados pela autoridade arquivística estadual competente.

§ 1º A avaliação, eliminação, transferência e recolhimento de acervos digitais serão realizados por comissão competente, sendo estritamente vedada a eliminação automática de documentos em razão exclusiva de sua digitalização ou inclusão no SEI-AP.

§ 2º Documentos e processos de guarda permanente terão requisitos reforçados de integridade, autenticidade, metadados e cadeia de custódia digital, devendo ser preservados em Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

CAPÍTULO V - DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL, DIGITALIZAÇÃO E ASSINATURAS

Art. 13. Os documentos internos do SEI-AP serão produzidos preferencialmente em formato nato-digital, utilizando os tipos e modelos institucionais parametrizados no sistema e observando as normas de redação oficial vigentes no Estado.

Art. 14. A digitalização de documentos físicos para inserção no SEI-AP deverá garantir legibilidade, integridade, fiel reprodução e atribuição de responsabilidade do agente público responsável.

§ 1º O sistema registrará expressamente se o documento inserido trata-se de original físico, cópia simples, cópia autenticada administrativamente ou documento digitalizado.

§ 2º Os documentos físicos digitalizados deverão ser preservados pelo detentor ou unidade competente, observando a Tabela de Temporalidade Documental do Estado.

Art. 15. O credenciamento, o acesso ao SEI-AP e a assinatura eletrônica de documentos serão realizados mediante autenticação compatível com a legislação, podendo utilizar a plataforma Gov.br, credenciais institucionais ou certificados digitais da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

§ 1º A assinatura eletrônica nas modalidades simples, avançada ou qualificada possui validade jurídica equivalente aos atos praticados em meio físico e vincula inequivocamente o signatário ao ato.

§ 2º O nível de assinatura exigido será proporcional à natureza do documento, ao valor financeiro que envolve, aos riscos administrativos e às exigências legais aplicáveis.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI-AP será verificada publicamente mediante o endereço eletrônico indicado na tarja de validação, com o uso de Código Verificador e Código CRC.

§ 4º O usuário e a senha de acesso são de uso pessoal e intransferível, sendo o titular inteiramente responsável por sua guarda e sigilo.

CAPÍTULO VI - DA TRAMITAÇÃO, DO ACESSO E DOS USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 16. A autuação e a tramitação ocorrerão prioritariamente no SEI-AP, conforme cronograma, escopo e plano de transição aprovados.

Art. 17. A instrução normativa disciplinará abertura, envio, recebimento, retorno, conclusão, reabertura, tramitação simultânea, relacionamento, anexação, desanexação, sobrestamento, correção de autuação, assinatura, bloco de assinatura, ciência, acesso externo, cancelamento, arquivamento e reabertura de processo arquivado.

Art. 18. É vedada a abertura de processo duplicado para o mesmo objeto, ressalvada justificativa formal e a hipótese de competência, sigilo, contingência ou separação processual legalmente necessária.

Art. 19. A publicidade é a regra geral no SEI-AP, constituindo a restrição de acesso, exceção fundamentada em lei.

Art. 20. Os níveis de acesso serão público, restrito e, quando juridicamente cabível, sigiloso.

Parágrafo único. Qualquer atribuição de nível restrito ou sigiloso exige indicação expressa da hipótese legal e justificativa específica, sendo vedada a classificação genérica ou por mera conveniência.

Art. 21. O tratamento de dados pessoais e dados pessoais sensíveis no SEI-AP observará as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Art. 22. O credenciamento de usuário externo permitirá a prática de atos no SEI-AP, tais como peticionamento eletrônico, envio de documentos, acompanhamento processual, recebimento de intimações e assinatura de contratos ou convênios.

Parágrafo único. O usuário externo responderá pela veracidade dos dados prestados, pelo uso adequado de suas credenciais e pelo teor dos documentos enviados.

CAPÍTULO VII - DOS SISTEMAS LEGADOS E DA

INTEROPERABILIDADE

Art. 23. A implantação do SEI-AP e a descontinuação gradual do sistema PRODOC e demais sistemas legados dar-se-ão de forma uniforme e gradual, mediante cronograma, diretrizes e plano de transição fixados pela SEAD.

Art. 24. Os titulares dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual adotarão as providências necessárias para a transição dos sistemas, assegurando que:

I - todos os novos processos e documentos administrativos sejam compulsoriamente autuados e produzidos no SEI-AP a partir das datas fixadas em instrução normativa;

II - seja vedada a autuação de novos processos e a juntada de novos documentos no sistema PRODOC a partir das datas de corte (turn-off) estabelecidas pela SEAD;

III - os processos ativos no sistema PRODOC que necessitarem de continuação tramitacional sejam transacionados ou migrados para o SEI-AP segundo os critérios técnicos definidos;

IV - o sistema legado PRODOC seja mantido por conveniência e necessidade da administração pública, estritamente para consulta, recuperação histórico-documental e encerramento dos processos em andamento.

Art. 25. Regras detalhadas referentes à migração de dados, integração técnica, referência cruzada entre números de processos legados e novos no SEI-AP, bem como o tratamento do acervo físico e do sistema SIGDocs, serão disciplinadas em normatização específica expedida pelo Órgão Gestor Central.

Art. 26. O SEI-AP poderá integrar-se à plataforma Tramita GOV.BR, a sistemas corporativos estaduais, sistemas federais, demais entes federativos, Poderes, órgãos de controle e outros ambientes autorizados.

Parágrafo único. As integrações observarão autenticação, autorização, segurança, rastreabilidade, integridade, padrões de interoperabilidade, proteção de dados, gestão de mudanças e definição de responsabilidades.

CAPÍTULO VIII - DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DA PRESERVAÇÃO DIGITAL

Art. 27. A segurança do SEI-AP compreenderá, no mínimo, gestão de identidades e acessos, perfis, segregação de funções, isolamento lógico entre órgãos participantes, controle de acesso interórgãos, autenticação, registros de eventos, trilhas de auditoria, monitoramento, gestão de vulnerabilidades e responsabilização.

Art. 28. A SEAD e o PRODAP, nos limites de suas competências, manterão procedimentos de comunicação e tratamento de incidentes, indisponibilidade, cópias de segurança, recuperação de dados, continuidade operacional e recuperação de desastre.

Art. 29. A preservação digital assegurará autenticidade, integridade, disponibilidade, legibilidade e cadeia de custódia durante o prazo de guarda, mediante metadados, formatos adequados, migração tecnológica, verificações de integridade e, quando aplicável, repositório arquivístico digital confiável.

CAPÍTULO IX - DA CAPACITAÇÃO E DO MONITORAMENTO

Art. 30. A SEAD instituirá programa permanente de capacitação, com percursos diferenciados para gestores, pontos focais, multiplicadores, administradores, usuários finais, profissionais de tecnologia e profissionais de gestão documental.

Art. 31. Serão acompanhados, no mínimo, indicadores de usuários, processos eletrônicos, processos por órgão, tempo de tramitação, processos sem movimentação, tipos processuais, volume documental, restrições de acesso, pessoas capacitadas, falhas, indisponibilidades e aderência às regras documentais.

Art. 32. O usuário é responsável pelos atos praticados com sua credencial e deverá atuar apenas nas unidades, órgãos e perfis que lhe tenham sido formalmente atribuídos, respondendo pela correta classificação,

instrução, assinatura, proteção e tramitação das informações, sem prejuízo das responsabilidades dos gestores e administradores.

CAPÍTULO X - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 33. O descumprimento das normas vigentes neste Decreto ou o uso indevido do SEI-AP ensejará a apuração de responsabilidade administrativa, civil e penal do infrator.

Art. 34. A SEAD expedirá as instruções normativas, portarias, manuais e catálogos complementares necessários ao cumprimento deste Decreto, inclusive solucionando os casos omissos ou excepcionais, observadas as competências do Comitê Executivo Permanente.

Art. 35. Fica revogado o Decreto Estadual nº 2.279, de 06 de 2022.

Art. 36. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

CLÉCIO LUIS VILHENA VIEIRA

Governador