Publicado no DOU em 1 out 2026
Institui a Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional e estabelece disposições técnicas para sua execução.
O MINISTRO DE ESTADO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL, SUBSTITUTO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, na Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, e no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, resolve:
CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§ 1º A Política de que trata esta Portaria estabelece princípios, diretrizes, obrigações, responsabilidades e mecanismos de governança aplicáveis à produção, à captura, à classificação, à tramitação, à avaliação, à destinação, ao acesso, à segurança e à preservação de documentos arquivísticos digitais no âmbito do MIDR.
§ 2º O Anexo estabelece disposições técnicas para a execução da Política, inclusive quanto aos referenciais técnicos e terminológicos, à digitalização, aos metadados, à interoperabilidade, à preservação digital, ao Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, à segurança da informação e à avaliação de maturidade arquivística digital.
§ 3º A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais será disponibilizada no sítio eletrônico do MIDR.
Art. 2º A Política tem por finalidade assegurar que os documentos arquivísticos digitais produzidos, recebidos ou acumulados pelo Ministério sejam autênticos, íntegros, confiáveis, acessíveis, rastreáveis e preserváveis pelo prazo necessário ao cumprimento de sua função administrativa, probatória, informacional, histórica ou cultural.
Seção II - Do âmbito de aplicação e do público-alvo
Art. 3º Esta Portaria aplica-se aos documentos arquivísticos digitais produzidos, recebidos, tramitados, armazenados, avaliados, transferidos, preservados ou eliminados pelo MIDR, incluindo:
I - documentos nato-digitais, criados originalmente em meio eletrônico, em quaisquer formatos ou sistemas;
II - documentos digitalizados, entendidos como cópias digitais de documentos em suporte físico, produzidas conforme os requisitos do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020;
III - processos administrativos eletrônicos;
IV - metadados e registros de preservação associados aos documentos digitais; e
V - registros de auditoria, trilhas de tramitação, eventos de preservação e demais evidências necessárias à comprovação da autenticidade, da integridade e da rastreabilidade documental.
§ 1º O disposto nesta Portaria alcança todas as unidades organizacionais administrativas e finalísticas do MIDR e suas representações regionais.
§ 2º Esta Política orientará o desenvolvimento, a contratação, a aquisição e a evolução de sistemas que produzam, tramitem, armazenem, gerenciem ou preservem documentos digitais, inclusive quanto à futura integração com sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e com RDC-Arq.
Art. 4º São destinatários desta Portaria:
I - servidores efetivos, ocupantes de cargos em comissão, empregados terceirizados, bolsistas e demais colaboradores que produzam, tramitem, armazenem, acessem ou preservem documentos digitais;
II - gestores de sistemas e de tecnologia da informação responsáveis por soluções utilizadas na gestão documental;
III - áreas finalísticas e administrativas do MIDR e suas representações regionais; e
IV - parceiros institucionais, fornecedores e consultores que tratem documentos digitais em nome do MIDR.
CAPÍTULO II - DOS PRINCÍPIOS E DAS DIRETRIZES GERAIS
Art. 5º São princípios da Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais:
I - autenticidade, mediante preservação da identidade, da proveniência, do contexto e das evidências de produção e tramitação do documento;
II - integridade, mediante prevenção de alteração indevida, corrupção, perda, fragmentação ou descaracterização do documento;
III - confiabilidade, mediante produção e manutenção de documentos completos, precisos e aptos a comprovar atos, decisões e atividades institucionais;
IV - organicidade, mediante vinculação do documento às funções, atividades, processos e unidades responsáveis por sua produção ou recebimento;
V - acessibilidade, mediante localização, recuperação, interpretação e uso dos documentos pelo prazo necessário;
VI - segurança da informação, mediante proteção da confidencialidade, da integridade, da disponibilidade e da autenticidade dos documentos;
VII - transparência, mediante promoção do acesso à informação pública, observadas as restrições legais;
VIII - proteção de dados pessoais, mediante tratamento adequado, proporcional, seguro e compatível com a finalidade pública;
IX - interoperabilidade, mediante uso de padrões abertos, metadados estruturados e mecanismos de integração entre sistemas;
X - preservação digital ativa, mediante monitoramento, migração, normalização, verificação de integridade e manutenção da cadeia de preservação; e
XI - sustentabilidade, mediante planejamento institucional, capacitação, governança, recursos compatíveis e revisão periódica da Política.
Art. 6º A gestão e a preservação de documentos digitais observarão:
I - a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
II - a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
III - a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;
IV - a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012;
V - a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
VI - a Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021;
VII - o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020;
VIII - a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2;
IX - a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq Confiáveis, Versão 2;
X - as normas e orientações do CONARQ aplicáveis à gestão e à preservação de documentos arquivísticos digitais; e
XI - os referenciais técnicos nacionais e internacionais indicados no Anexo.
§ 1º A gestão de documentos digitais deverá ser incorporada aos processos de trabalho, aos sistemas corporativos, às contratações de soluções tecnológicas, à gestão de riscos, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais, à transparência ativa e passiva e à preservação da memória institucional do Ministério.
§ 2º Os sistemas, plataformas, bases de dados e soluções tecnológicas que produzam, recebam, tramitem, armazenem ou preservem documentos digitais deverão observar requisitos arquivísticos, padrões de metadados, critérios de segurança, regras de interoperabilidade e diretrizes de preservação digital.
CAPÍTULO III - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Seção I - Das fases do ciclo de vida documental
Art. 7º O ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais abrange três fases:
§ 1º A produção e a captura compreendem a criação, o recebimento, o registro e a incorporação dos documentos digitais em sistema institucional oficial.
§ 2º O uso e a manutenção compreendem a tramitação, o acesso, a assinatura eletrônica, o controle de versões, o armazenamento e a guarda temporária dos documentos digitais.
§ 3º A destinação compreende a eliminação segura ou a transferência para preservação de longo prazo, conforme os prazos definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD e a avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.
Art. 8º As fases do ciclo de vida documental serão acompanhadas de metadados arquivísticos que assegurem a rastreabilidade, a autenticidade, a integridade e a contextualização dos documentos digitais.
Seção II - Da produção, da captura e da tramitação
Art. 9º A produção, o recebimento, a captura, a tramitação e o armazenamento de documentos digitais deverão ocorrer preferencialmente em sistemas institucionais oficiais.
Art. 10. O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema primário de gestão documental do MIDR para a tramitação de processos administrativos e para o registro formal de decisões, despachos e comunicações oficiais, sem prejuízo de outros sistemas oficialmente designados para finalidades específicas.
Art. 11. Os documentos digitais produzidos no âmbito do MIDR deverão:
I - ser assinados eletronicamente, quando cabível, conforme a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
II - conter metadados de autoria, data, unidade produtora e função administrativa;
III - possuir controle de versão e histórico de tramitação, quando aplicável;
IV - adotar formatos abertos e padronizados, sempre que possível; e
V - ser vinculados às funções e atividades previstas no Código de Classificação de Documentos - CCD aplicável ao MIDR.
Parágrafo único. Os documentos produzidos ou recebidos fora dos sistemas oficiais deverão ser incorporados ao SEI ou a outro sistema oficialmente designado, de modo controlado, rastreável e acompanhado dos metadados necessários.
Art. 12. É vedada a tramitação de documentos de valor arquivístico exclusivamente por aplicativos de mensagens, mídias removíveis ou outros meios não oficiais que não assegurem registro, rastreabilidade, integridade e controle de acesso.
Art. 13. O compartilhamento de documentos digitais com outros órgãos ou entidades deverá ocorrer por meio de sistema, barramento, protocolo eletrônico ou outro meio institucional seguro, respeitados os níveis de acesso e a classificação da informação.
Art. 14. A digitalização de documentos arquivísticos em suporte físico observará a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, as normas arquivísticas aplicáveis e as disposições técnicas do Anexo.
Art. 15. O processo de digitalização deverá assegurar:
I - a preservação do conteúdo e do contexto dos documentos originais;
II - a rastreabilidade das operações realizadas;
III - a identificação dos agentes envolvidos;
IV - a incorporação dos arquivos digitais ao SEI ou a outro sistema institucional oficial; e
V - a manutenção dos metadados arquivísticos essenciais exigidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Art. 16. A eliminação de documentos originais em suporte físico somente ocorrerá mediante autorização formal da CPAD, observadas a TTDD e a legislação aplicável.
Seção IV - Da classificação, indexação, avaliação e destinação
Art. 17. Os documentos digitais deverão ser classificados conforme o CCD aplicável ao Ministério e aos órgãos e entidades da administração pública federal.
Parágrafo único. A classificação deverá refletir a função, a atividade e o contexto de produção ou recebimento do documento, de modo a orientar a recuperação da informação, a aplicação dos prazos de guarda, a avaliação, a destinação e a preservação.
Art. 18. A indexação de documentos digitais observará padrões de metadados compatíveis com os referenciais técnicos indicados no Anexo, de modo a assegurar interoperabilidade, recuperação da informação e preservação de longo prazo.
Art. 19. A avaliação e a destinação dos documentos em ambiente digital serão conduzidas pela CPAD, com apoio técnico da Divisão de Documentação e Informação - DDI.
Art. 20. A destinação de documentos digitais compreenderá:
I - eliminação, conforme os prazos definidos na TTDD; ou
II - preservação permanente, mediante transferência ao RDC-Arq, quando houver valor histórico, probatório ou informacional.
§ 1º A eliminação de documentos digitais deverá ser documentada, irreversível, rastreável e auditável, precedida de relatório de descarte e de autorização formal da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
§ 2º Os registros relativos à eliminação deverão ser formalizados no SEI ou em outro sistema institucional oficial, com assinatura eletrônica dos responsáveis pela autorização e pela execução do procedimento.
§ 3º As cópias de segurança temporárias relacionadas aos documentos destinados à eliminação deverão ser mantidas apenas pelo prazo necessário à conclusão do procedimento de descarte, conforme norma complementar.
CAPÍTULO IV - DA SEGURANÇA, DO ACESSO E DA INTEGRIDADE
Art. 21. A gestão de documentos digitais observará as normas de segurança da informação, proteção de dados pessoais, controle de acesso e preservação da integridade documental.
Art. 22. O acesso público a documentos digitais observará a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e os níveis de restrição de acesso definidos pelas instâncias competentes.
Art. 23. Os sistemas utilizados para gestão e preservação de documentos digitais deverão manter registros de auditoria, controle de acesso, identificação dos responsáveis, data e hora dos eventos e mecanismos de verificação de integridade.
CAPÍTULO V - DA PRESERVAÇÃO DIGITAL E DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL
Art. 24. O MIDR adotará estratégia progressiva de preservação digital, orientada à manutenção da autenticidade, da integridade, da confiabilidade, da acessibilidade e da inteligibilidade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.
Art. 25. A estratégia de preservação digital compreenderá:
I - preservação ativa no SEI e em sistemas correlatos;
II - implantação ou utilização de RDC-Arq;
III - adoção de formatos preserváveis e padrões interoperáveis;
IV - registro e manutenção de metadados arquivísticos e de preservação;
V - integração entre sistemas corporativos e ambientes de preservação digital; e
VI - elaboração e manutenção de Plano de Preservação Digital - PPD.
Art. 26. O RDC-Arq será o ambiente tecnológico destinado à preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos digitais de valor permanente e deverá assegurar:
I - preservação da autenticidade, da integridade, da confidencialidade, da disponibilidade e do acesso;
II - gestão de pacotes informacionais de submissão, arquivamento e disseminação;
III - controle de metadados arquivísticos, técnicos e de preservação;
IV - verificação periódica de integridade;
V - registro de eventos, agentes e ações de preservação;
VI - redundância geográfica, cópias de segurança externas, inclusive off-site, e recuperação de desastres;
VII - auditoria interna e externa periódica, documentação e rastreabilidade; e
VIII - controle de acesso compatível com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 27. O RDC-Arq será gerido pela DDI , em cooperação com a DTI, sob supervisão do Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais - CGPDD.
CAPÍTULO VI - DA GOVERNANÇA E DAS RESPONSABILIDADES
Art. 28. A governança da gestão e da preservação de documentos digitais será exercida pelo CGPDD, instituído pela Portaria nº 2.888, de 21 de agosto de 2024, e pelas seguintes unidades:
I - Secretaria-Executiva - SE;
II - Divisão de Documentação e Informação - DDI;
III - Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI;
IV - Assessoria Especial de Controle Interno - AECI; e
I - propor a revisão periódica desta Política;
II - propor planos de ação e prioridades de implementação;
III - promover a integração entre as áreas técnicas, arquivísticas e tecnológicas;
IV - supervisionar a implantação do RDC-Arq e de futuros sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos;
V - definir e monitorar indicadores de desempenho e níveis de maturidade arquivística digital;
VI - fomentar a capacitação institucional sobre gestão e preservação de documentos digitais;
VII - deliberar sobre questões de autenticidade, integridade e conformidade normativa;
VIII - promover a articulação com as instâncias responsáveis pela transparência e pela proteção de dados pessoais; e
IX - encaminhar recomendações à alta administração e aos órgãos de controle.
§ 1º As reuniões do CGPDD ocorrerão, no mínimo, trimestralmente, podendo ocorrer extraordinariamente quando convocadas pela SE ou pela maioria de seus membros.
§ 2º As deliberações do CGPDD serão formalizadas em atas ou instrumentos próprios e registradas no SEI.
§ 3º As deliberações do CGPDD terão caráter deliberativo e normativo interno para fins de orientação e padronização dos procedimentos de gestão e preservação digital, observadas as competências das unidades responsáveis e a legislação aplicável.
Art. 30. Compete à SE garantir o apoio administrativo, institucional e orçamentário necessário à execução desta Política.
I - planejar, implementar e supervisionar as ações de gestão documental e preservação digital;
II - propor instrumentos normativos, planos de classificação, tabelas de temporalidade e procedimentos técnicos;
III - apoiar a CPAD nas atividades de avaliação e destinação documental;
IV - coordenar programas de formação em gestão e preservação digital, em articulação com as unidades competentes; e
V - definir padrões de metadados arquivísticos e supervisionar sua aplicação nos sistemas institucionais, em articulação com a DTI.
I - prover e manter infraestrutura tecnológica segura e aderente aos requisitos desta Política;
II - assegurar a interoperabilidade entre sistemas;
III - implementar e manter medidas de preservação digital, incluindo cópias de segurança externas, inclusive off-site, replicação geográfica e verificação de integridade;
IV - apoiar a implantação e a operação do RDC-Arq; e
V - assegurar a aderência das soluções tecnológicas aos requisitos de segurança da informação e interoperabilidade, observadas as normas institucionais aplicáveis.
I - apoiar a gestão de riscos relacionados à gestão documental digital;
II - apoiar auditorias e relatórios de controle relacionados à execução desta Política;
III - acompanhar o cumprimento da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no que couber; e
IV - recomendar medidas de aperfeiçoamento de normas e procedimentos relacionados à transparência e ao acesso à informação.
Art. 34. Compete à Ouvidoria e ao Encarregado de tratamento de dados pessoais:
I - mediar demandas de acesso à informação relacionadas a documentos digitais;
II - orientar o tratamento de dados pessoais, conforme a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;
III - receber, monitorar e encaminhar reclamações referentes à transparência e ao acesso a documentos; e
IV - orientar colaboradores quanto às práticas de proteção e governança de dados pessoais, no âmbito de suas competências.
Art. 35. Compete às demais unidades administrativas e finalísticas do Ministério:
I - produzir, receber, tramitar, classificar e armazenar documentos digitais em sistemas oficiais;
II - observar os padrões de metadados, classificação, segurança, acesso e preservação definidos nesta Portaria;
III - zelar pela autenticidade, integridade e fidedignidade dos documentos sob sua responsabilidade;
IV - comunicar incidentes, inconsistências, perda de acesso, falhas de integridade ou riscos à preservação documental; e
V - indicar pontos focais, quando solicitado, para apoiar a implementação da Política.
I - conduzir, no âmbito de suas atribuições, a avaliação e a destinação de documentos digitais;
II - autorizar a eliminação de documentos digitais e de documentos originais em suporte físico, quando cabível;
III - assegurar a observância dos instrumentos de gestão documental aprovados;
IV - orientar a transferência de documentos de guarda permanente para ambiente de preservação de longo prazo; e
V - registrar os atos de avaliação, eliminação, transferência e destinação em sistema institucional oficial.
CAPÍTULO VII - DA CAPACITAÇÃO, DO MONITORAMENTO E DA REVISÃO
Art. 37. O MIDR promoverá programas permanentes de capacitação destinados aos agentes públicos e colaboradores envolvidos nas atividades de gestão documental e preservação digital.
Art. 38. Os programas de capacitação abordarão, no mínimo:
I - conceitos arquivísticos de autenticidade, integridade, cadeia de preservação e valor documental;
II - uso e administração do SEI e de sistemas de gestão e preservação digital;
III - metadados, interoperabilidade, preservação digital e gestão de riscos;
VI - proteção de dados pessoais.
Parágrafo único. A DDI, em parceria com a DTI e a SE, elaborará o Plano de Capacitação em Gestão e Preservação Digital.
Art. 39. A execução desta Política será monitorada por indicadores, relatórios técnicos e auditorias internas, elaborados pelas áreas responsáveis e consolidados pela DDI, sob supervisão do CGPDD.
Art. 40. O monitoramento abrangerá:
I - o cumprimento das diretrizes e responsabilidades previstas nesta Portaria;
II - a evolução da maturidade arquivística digital do MIDR;
III - a implantação de sistemas e infraestrutura de preservação digital;
IV - a adoção dos instrumentos de gestão documental;
V - a conformidade com as normas de segurança da informação e de proteção de dados pessoais;
VI - a efetividade das ações de capacitação e sensibilização institucional;
VII - a qualidade e a completude dos metadados obrigatórios;
VIII - os resultados das verificações de integridade dos arquivos digitais;
IX - a execução das normas complementares, dos planos de ação e do PPD; e
X - os incidentes, riscos e não conformidades relacionados à gestão e à preservação de documentos digitais.
Parágrafo único. Os resultados do monitoramento serão apresentados em relatórios anuais ao CGPDD e à SE.
Art. 41. A Política será revisada, no mínimo, a cada cinco anos, ou antes desse prazo quando houver alteração normativa, tecnológica, organizacional ou operacional relevante.
Art. 42. O processo de revisão envolverá:
I - análise dos resultados dos relatórios anuais e dos indicadores de monitoramento;
II - consulta às unidades organizacionais e às áreas finalísticas do MIDR;
III - proposição de ajustes técnicos e normativos pela DDI;
V - submissão da proposta à autoridade competente, quando a revisão implicar alteração desta Portaria ou de seu Anexo, e posterior publicação nos canais institucionais cabíveis.
Parágrafo único. Todas as versões desta Política serão preservadas como documentos arquivísticos digitais de valor permanente.
CAPÍTULO VIII - DOS INSTRUMENTOS COMPLEMENTARES E DA IMPLEMENTAÇÃO
Art. 43. Os instrumentos complementares necessários à execução desta Política deverão ser elaborados ou atualizados pelas unidades competentes, observadas as diretrizes previstas nesta Portaria e em seu Anexo.
§ 1º Deverão ser editados, no mínimo, instrumentos complementares sobre:
I - digitalização de documentos arquivísticos;
II - padrão institucional de metadados;
III - interoperabilidade arquivística e tecnológica;
IV - segurança da informação, controle de acesso, registros de auditoria, cópias de segurança e tratamento de incidentes;
V - operação, auditoria, verificação de integridade e controle de versões do RDC-Arq;
VI - avaliação, descarte seguro e transferência digital; e
VII - monitoramento e avaliação da Política.
§ 2º Os instrumentos complementares de que trata o § 1º detalharão aspectos técnicos, operacionais e procedimentais relacionados à gestão, à preservação, à digitalização, aos metadados, à interoperabilidade, à segurança da informação, à capacitação, ao monitoramento e à avaliação de documentos digitais.
§ 3º A elaboração ou atualização dos instrumentos complementares observará a disponibilidade orçamentária, financeira, tecnológica e de pessoal, bem como as prioridades institucionais definidas pelas instâncias competentes.
Art. 44. A SE, mediante proposta do CGPDD e com apoio das unidades competentes, deverá definir cronograma para elaboração ou atualização dos instrumentos complementares de que trata o art. 43, § 1º.
Parágrafo único. O cronograma de que trata o caput, quando aprovado, observará a capacidade administrativa, técnica, orçamentária e tecnológica do MIDR.
Art. 45. O desenvolvimento ou a aquisição de sistemas que produzam, recebam, tramitem, armazenem, gerenciem ou preservem documentos digitais observará, no que couber, os requisitos arquivísticos, de metadados, interoperabilidade, segurança da informação, proteção de dados pessoais e preservação digital previstos nesta Portaria, em seu Anexo e nos instrumentos complementares.
CAPÍTULO IX - DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 46. O PPD, como instrumento complementar previsto no art. 43, deverá ser elaborado e mantido atualizado pelo MIDR, em compatibilidade com os princípios e as estratégias definidos nesta Portaria.
Art. 47. Os casos omissos e as dúvidas decorrentes da aplicação desta Portaria serão dirimidos pelo CGPDD, observadas as competências das demais unidades.
Art. 48. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
VALDER RIBEIRO DE MOURA
ANEXO - REFERENCIAL TÉCNICO DA POLÍTICA DE GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DO MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL - MIDR
1. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais do MIDR constitui instrumento de governança arquivística digital voltado à consolidação de práticas institucionais seguras, padronizadas e sustentáveis para a produção, a gestão, o acesso e a preservação de documentos arquivísticos digitais.
2. Este Referencial Técnico complementa a Portaria que aprova a Política, apresentando fundamentos, conceitos, parâmetros técnicos e orientações operacionais destinados a apoiar sua implementação. Seu conteúdo tem caráter técnico, explicativo e orientativo, sem prejuízo dos comandos normativos constantes do corpo da Portaria.
3. A gestão e a preservação de documentos digitais envolvem a articulação entre requisitos arquivísticos, tecnológicos, jurídicos, administrativos e de segurança da informação. Essa articulação é essencial para assegurar que os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelo Ministério mantenham autenticidade, integridade, confiabilidade, acessibilidade, rastreabilidade e inteligibilidade durante todo o ciclo de vida.
4. O SEI é atualmente a principal plataforma de tramitação de processos administrativos no âmbito do Ministério. Embora desempenhe funções relevantes para a gestão documental, o SEI não substitui, por si só, um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD plenamente aderente ao e-ARQ Brasil. Por essa razão, a Política orienta a evolução gradual do ambiente institucional de gestão documental, com a incorporação progressiva de requisitos arquivísticos, mecanismos de interoperabilidade e soluções de preservação digital de longo prazo.
5. A preservação digital deve ser compreendida como função contínua, iniciada desde a produção ou captura do documento digital e mantida ao longo de todo o seu ciclo de vida. Essa função requer planejamento, governança, infraestrutura tecnológica, metadados adequados, controle de integridade, monitoramento de riscos, gestão de formatos, registro de eventos e mecanismos de acesso confiável.
CAPÍTULO II - CONTEXTO INSTITUCIONAL E ESCOPO TÉCNICO
6. O MIDR produz, recebe e acumula documentos digitais no exercício de suas competências administrativas e finalísticas, incluindo atividades relacionadas ao desenvolvimento regional, à integração nacional, à defesa civil, à gestão de recursos hídricos e às demais políticas públicas sob sua responsabilidade.
7. A produção documental digital ocorre em múltiplos contextos institucionais, abrangendo processos administrativos, documentos técnicos, registros financeiros, documentos de planejamento, comunicações oficiais, manifestações, relatórios, estudos, documentos de governança, registros de controle e documentos finalísticos.
8. O avanço da transformação digital na Administração Pública amplia a dependência institucional de documentos digitais e, ao mesmo tempo, exige controles adequados para enfrentar riscos como obsolescência tecnológica, perda de acesso, fragmentação de sistemas, ausência de metadados, fragilidade na classificação documental, inconsistência de formatos, dependência de soluções proprietárias e comprometimento da autenticidade ou da integridade documental.
9. A Política alcança documentos nato-digitais, documentos digitalizados, processos administrativos eletrônicos, metadados, registros de preservação, trilhas de auditoria, logs de tramitação e demais evidências necessárias à comprovação da autenticidade, da integridade e da rastreabilidade documental.
10. Os documentos nato-digitais são aqueles produzidos originalmente em meio eletrônico, em sistemas institucionais, editores de texto, planilhas, bases de dados, formulários eletrônicos ou outras soluções digitais.
11. Os documentos digitalizados são representações digitais de documentos originalmente produzidos em suporte físico. Sua produção deve observar requisitos técnicos e legais que assegurem fidelidade, integridade, rastreabilidade e valor probatório, quando aplicável.
12. Os metadados constituem elemento central da gestão arquivística digital, pois permitem identificar, contextualizar, classificar, recuperar, preservar e comprovar a história dos documentos digitais ao longo do tempo.
CAPÍTULO III - REFERENCIAIS TÉCNICOS E TERMINOLÓGICOS
13. Para a aplicação técnica da Política, devem ser observados os referenciais terminológicos adotados pelo CONARQ, pelo e-ARQ Brasil e pelas normas nacionais e internacionais de gestão e preservação de documentos digitais.
14. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais fundamenta-se em normas constitucionais, legais, infralegais, arquivísticas e técnicas relacionadas à gestão documental, ao acesso à informação, ao governo digital, à digitalização, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais e à preservação de documentos públicos.
15. Entre os referenciais legais nacionais, destacam-se:
a) Constituição Federal, especialmente quanto ao direito de acesso à informação, aos princípios da Administração Pública e à responsabilidade estatal pela gestão dos documentos públicos;
b) Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
c) Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que disciplina o acesso à informação pública;
d) Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais;
e) Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, relativa à elaboração e ao arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
f) Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, relativa ao uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos;
g) Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, que trata de princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital; e
h) Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados.
16. Entre os referenciais arquivísticos nacionais, destacam-se as orientações do CONARQ, especialmente a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, que dispõe sobre o e-ARQ Brasil, Versão 2, e a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, que dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de RDC-Arq, Versão 2.
17. Entre os referenciais técnicos internacionais, destacam-se:
a) ISO 15489, relativa à gestão de documentos;
b) ISO 14721, relativa ao modelo de referência Open Archival Information System;
c) ISO 16363, relativa à auditoria e certificação de repositórios digitais confiáveis;
d) ISO 23081, relativa a metadados para documentos arquivísticos;
e) ISO/TR 15801, relativa à confiabilidade do armazenamento de documentos eletrônicos;
f) ISO/IEC 27001, relativa à segurança da informação; e
g) estudos e referenciais do projeto International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES, especialmente quanto à autenticidade, cadeia de preservação e confiabilidade de documentos digitais.
CAPÍTULO IV - CONCEITOS ARQUIVÍSTICOS ESSENCIAIS
18. Documento arquivístico digital é o documento produzido, recebido ou acumulado pelo MIDR no exercício de suas competências, registrado em formato digital e dotado de organicidade, contexto, conteúdo e forma suficientes para comprovar ato, atividade ou decisão institucional.
19. Documento nato-digital é o documento criado originalmente em meio digital.
20. Documento digitalizado é a representação digital de documento originalmente produzido em suporte físico.
21. Metadados são informações estruturadas que identificam, contextualizam, descrevem, gerenciam, preservam e permitem recuperar documentos digitais.
22. A organicidade expressa o vínculo do documento com a função, a atividade, o processo, a unidade produtora e o contexto institucional que justificam sua produção ou recebimento.
23. A autenticidade indica que o documento é aquilo que declara ser e que sua identidade e integridade podem ser demonstradas por meio de metadados, registros de tramitação, assinaturas eletrônicas, trilhas de auditoria, registros de preservação e demais evidências documentais.
24. A fidedignidade expressa a confiança de que o documento foi produzido de forma completa, precisa e adequada para representar a atividade ou o ato que registra.
25. A integridade corresponde à proteção contra alteração não autorizada, perda, corrupção, fragmentação, substituição indevida ou descaracterização do documento.
26. A acessibilidade corresponde à possibilidade de localizar, recuperar, interpretar e utilizar o documento durante o prazo necessário ao cumprimento de suas funções administrativa, jurídica, probatória, informacional, histórica ou cultural.
27. A acurácia relaciona-se à correção e à exatidão das informações registradas no documento, de acordo com o contexto de produção.
28. A forma fixa corresponde à manutenção da estrutura, da aparência, da organização e dos elementos essenciais que permitem reproduzir fielmente o documento.
29. O conteúdo estável corresponde à preservação das informações essenciais do documento, sem modificações não autorizadas ou não registradas.
30. A cadeia de preservação digital corresponde ao conjunto documentado de ações, controles, registros e evidências destinado a assegurar autenticidade, integridade, confiabilidade, rastreabilidade e acesso ao longo do tempo.
31. O SIGAD corresponde ao sistema informatizado destinado ao controle do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, conforme requisitos do e-ARQ Brasil, nos termos da Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.
32. O RDC-Arq corresponde ao ambiente tecnológico, organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais, conforme diretrizes do CONARQ, especialmente a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, e referenciais técnicos aplicáveis.
33. O ambiente arquivístico digital confiável resulta da combinação entre sistemas adequados, infraestrutura segura, procedimentos documentados, governança institucional, gestão de riscos, segurança da informação, metadados padronizados, controle de integridade e preservação digital ativa.
CAPÍTULO V - VISÃO OPERACIONAL DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
34. A gestão de documentos digitais compreende os procedimentos relacionados à produção, captura, classificação, tramitação, uso, armazenamento, avaliação, destinação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.
35. O ciclo de vida dos documentos digitais abrange três fases: produção e captura; uso e manutenção; e destinação.
36. A produção e a captura envolvem a criação, o recebimento, o registro e a incorporação do documento em sistema institucional oficial, com os metadados necessários à sua identificação, contextualização, classificação e recuperação.
37. O uso e a manutenção envolvem a tramitação, a assinatura eletrônica, o controle de versões, o armazenamento, o acesso, o compartilhamento, a proteção e a guarda temporária dos documentos.
38. A destinação envolve a eliminação autorizada ou a transferência para preservação de longo prazo, conforme avaliação documental, prazos de guarda, valor permanente e requisitos arquivísticos aplicáveis.
39. O SEI é a plataforma primária de gestão documental para tramitação de processos administrativos e registro formal de decisões, despachos e comunicações oficiais no âmbito do Ministério.
40. Documentos produzidos fora dos sistemas oficiais podem comprometer a rastreabilidade, a integridade e a preservação. Por isso, sua incorporação a sistema institucional oficial deve ocorrer de forma controlada, com registro de origem, autoria, data, contexto, formato e demais metadados necessários.
41. A tramitação documental deve ocorrer em ambientes que preservem registros de autoria, data e hora, unidade responsável, ações realizadas, eventos de acesso, alterações, restrições e demais elementos necessários à composição da trilha de autenticidade.
42. O uso de aplicativos de mensagens, contas pessoais, mídias removíveis ou ambientes não institucionais para tramitação exclusiva de documentos de valor arquivístico representa risco à gestão documental e à preservação institucional.
43. A classificação documental permite vincular o documento às funções e atividades institucionais, orientar a recuperação da informação, aplicar prazos de guarda, definir destinação e preservar a relação orgânica entre documentos, processos e atividades.
44. A indexação complementa a classificação, permitindo ampliar a recuperação da informação por meio de metadados descritivos, administrativos, técnicos e de preservação.
45. A avaliação documental em ambiente digital deve considerar valor primário, valor secundário, temporalidade, destinação, requisitos de preservação e riscos associados à eliminação, à migração ou à transferência de documentos digitais.
CAPÍTULO VI - PADRÕES TÉCNICOS DE DIGITALIZAÇÃO
46. A digitalização de documentos arquivísticos deve observar os requisitos técnicos do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, das normas arquivísticas aplicáveis e das orientações técnicas expedidas pelas unidades competentes.
47. A digitalização é o processo de conversão de documentos em suporte físico para formato digital, com a finalidade de ampliar o acesso, reduzir o manuseio, apoiar a gestão documental e contribuir para a preservação do conteúdo informacional.
48. A digitalização envolve preparação do documento, definição de parâmetros técnicos, captura, controle de qualidade, conferência de equivalência, registro de metadados, incorporação ao sistema oficial e preservação dos registros que demonstram a rastreabilidade do procedimento.
49. Os documentos textuais devem ser digitalizados, em regra, com resolução mínima de trezentos pontos por polegada, sem prejuízo de resolução superior quando exigida pela natureza do documento, pela presença de imagens, plantas, mapas, fotografias, manuscritos, marcas, selos, assinaturas, elementos gráficos ou valor permanente.
50. Os formatos de arquivo devem observar a natureza do documento e a finalidade de uso ou preservação.
51. O formato PDF/A deve ser utilizado preferencialmente para documentos textuais e conjuntos documentais destinados à preservação e ao acesso.
52. O formato TIFF deve ser utilizado preferencialmente para matrizes de preservação de imagens fixas, documentos iconográficos, plantas, mapas ou documentos de valor permanente.
53. O formato PNG pode ser adotado quando adequado à preservação sem compressão com perdas.
54. Os formatos XML, JSON e CSV podem ser utilizados para dados estruturados ou metadados.
55. Os formatos ODT e ODS, ou outros formatos abertos, podem ser utilizados para produção e intercâmbio de documentos editáveis.
56. A digitalização deve assegurar captura integral do documento original, legibilidade de texto, assinaturas, carimbos, selos, marcas, anotações e demais elementos relevantes.
57. A digitalização deve observar orientação correta da imagem, ausência de cortes indevidos, sombras, distorções, manchas, duplicidades e perda de informação, fidelidade cromática quando a cor tiver valor informacional, probatório ou histórico, controle de qualidade antes da incorporação ao sistema oficial e registro do responsável, da data, do equipamento, do método, do formato, da resolução e do resultado da conferência.
58. A conferência de equivalência entre o documento digitalizado e o documento original deve ser documentada em metadados ou registro próprio.
59. A conferência deve ser integral quando a digitalização fundamentar eliminação do original, ressalvada metodologia específica aprovada pela instância competente e compatível com a legislação aplicável.
60. A conferência pode adotar critérios amostrais ou por lote para fins de acesso, difusão ou apoio administrativo, desde que não sirva como fundamento autônomo para eliminação do original.
61. O padrão de metadados do MIDR deverá observar o e-ARQ Brasil, Dublin Core, Preservation Metadata: Implementation Strategies - PREMIS, Metadata Encoding and Transmission Standard - METS e demais padrões aplicáveis, observada a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.
62. Os metadados acompanham o documento ao longo de todo o ciclo de vida e são essenciais para demonstrar autenticidade, integridade, proveniência, contexto, classificação, temporalidade, restrição de acesso e eventos de preservação.
63. O modelo institucional de metadados deve conter campos relativos à identificação do documento, ao título ou à descrição, à espécie, ao tipo ou ao gênero documental, ao produtor, ao autor, ao signatário, à unidade responsável, à data de produção, recebimento, captura, assinatura e registro, ao processo, à atividade, à função, ao contexto arquivístico, ao código de classificação, ao prazo de guarda, à destinação, ao nível de acesso e ao fundamento da restrição, quando houver.
64. O modelo deve contemplar, ainda, campos relativos ao formato, ao tamanho, à versão, ao programa, ao ambiente de produção, às dependências técnicas, ao identificador persistente, quando aplicável, ao resumo criptográfico, ao checksum ou a outro mecanismo de verificação de integridade, aos eventos de tramitação, alteração, migração, normalização, transferência, acesso, eliminação e preservação, aos agentes responsáveis por eventos de gestão ou preservação e às relações com outros documentos, processos, dossiês, versões ou pacotes informacionais.
65. Para cada elemento de metadado, o modelo deve definir rótulo, definição, domínio de valor, regra de preenchimento, obrigatoriedade, repetibilidade, validação, autoridade controlada, relacionamento e sistema responsável pela captura ou manutenção.
66. Os metadados obrigatórios devem acompanhar os documentos digitais durante todo o ciclo de vida, inclusive nas transferências entre sistemas, nos procedimentos de avaliação, nos pacotes de preservação e nas formas de acesso público ou restrito.
67. A ausência, inconsistência ou perda de metadados pode comprometer a recuperação, a autenticidade, a contextualização, a avaliação e a preservação dos documentos digitais.
CAPÍTULO VIII - INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS
68. A interoperabilidade entre o SEI, os sistemas corporativos, o futuro SIGAD, o RDC-Arq e as plataformas de transparência deve utilizar padrões abertos, documentação técnica e mecanismos de validação.
69. A interoperabilidade permite que documentos, metadados, registros e pacotes informacionais sejam transferidos, compreendidos, validados e preservados entre diferentes sistemas e ambientes tecnológicos.
70. Os procedimentos de interoperabilidade devem prever protocolos de comunicação seguros, formatos de intercâmbio estruturados, preservação de metadados arquivísticos e de preservação, validação de integridade antes e depois da transferência, registro de origem, destino, agente, data, sistema, evento e resultado da transferência, autenticação dos pacotes informacionais, tratamento de erros, rejeições, duplicidades e inconsistências e documentação dos fluxos de integração.
71. A transferência de documentos para preservação deve adotar pacotes informacionais compatíveis com o modelo de referência Open Archival Information System - OAIS, contemplando, quando aplicável, pacote de submissão, pacote de arquivamento e pacote de disseminação.
72. Os formatos XML, JSON, CSV e outros padrões abertos podem apoiar a troca estruturada de dados e metadados, desde que acompanhados de documentação técnica, regras de validação e preservação do significado arquivístico. Deverão ser considerados, quando aplicáveis, os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - e-PING, o Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting - OAI-PMH, a Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais - INDE e a Infraestrutura Nacional de Dados Abertos - INDA.
73. A interoperabilidade deve apoiar não apenas a comunicação entre sistemas, mas também a preservação da autenticidade, da integridade, do contexto e da rastreabilidade documental.
CAPÍTULO IX - PROCESSOS OPERACIONAIS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
74. A preservação digital compreende o conjunto de ações técnicas, administrativas, organizacionais e jurídicas destinadas a manter documentos digitais acessíveis, autênticos, íntegros, confiáveis e inteligíveis ao longo do tempo.
75. A preservação digital deve compreender processos de ingestão, validação, armazenamento, gestão de dados e metadados, planejamento de preservação, migração, normalização, acesso controlado, auditoria e descarte ou eliminação técnica, quando autorizados e documentados. O descarte ou a eliminação técnica deve ser acompanhado de relatório de descarte, autorização formal, assinatura eletrônica dos responsáveis e registro dos metadados do evento de eliminação.
76. A ingestão envolve recepção, conferência e registro do pacote informacional.
77. A validação envolve verificação de integridade, metadados, formato, completude e conformidade.
78. O armazenamento envolve guarda segura, redundante e monitorada.
79. A gestão de dados e metadados envolve atualização, controle, vinculação e preservação de contexto.
80. O planejamento de preservação envolve monitoramento de riscos, obsolescência, formatos e dependências tecnológicas.
81. A migração e a normalização devem ser adotadas quando necessárias à manutenção de acesso, autenticidade, legibilidade e utilização de formatos preserváveis.
82. O acesso controlado deve ocorrer por meio de cópias autenticadas ou pacotes de disseminação.
83. A auditoria deve manter registros de eventos, verificações, relatórios e evidências.
84. Cada evento de preservação deve registrar agente, data, sistema, ação realizada, justificativa, resultado, impacto sobre o objeto digital e mecanismo de verificação de integridade.
85. Migrações, normalizações e conversões devem preservar o vínculo entre a versão original, a versão derivada, os metadados, os registros de autenticidade e as evidências de integridade.
CAPÍTULO X - REQUISITOS TÉCNICOS DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL
86. O RDC-Arq/MIDR deve observar a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, do CONARQ, o modelo de referência OAIS, a International Organization for Standardization - ISO 16363 e demais referenciais aplicáveis.
87. O repositório é o ambiente tecnológico, organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais de longo prazo, especialmente aqueles de guarda permanente.
88. O repositório deve contemplar requisitos de infraestrutura organizacional, governança, mandato, escopo, responsabilidades, sustentabilidade, gestão de objetos digitais, ingestão, armazenamento, preservação, disseminação, gestão de metadados, segurança da informação, continuidade de serviços, cópias de segurança externas, inclusive off-site, recuperação de desastres, auditoria interna e externa periódica, documentação, transparência e controle de riscos tecnológicos, financeiros, operacionais e arquivísticos.
89. O repositório deve manter redundância geográfica adequada, controle de integridade periódico, segregação de ambientes, controle de acesso, registros de auditoria protegidos, política de cópias de segurança externas, inclusive off-site, plano de contingência e documentação técnica atualizada.
90. Sua implantação deve ser gradual e orientada por diagnóstico, plano de ação, priorização de acervos, avaliação de riscos, definição de formatos, mapeamento de sistemas de origem e validação de fluxos de transferência.
91. Enquanto não estiver implantado o RDC-Arq institucional, os documentos digitais devem ser mantidos nos sistemas oficiais com controles mínimos de integridade, metadados, segurança, cópias de segurança externas, quando cabíveis, rastreabilidade e preservação ativa, sem prejuízo da posterior transferência para ambiente de preservação adequado.
CAPÍTULO XI - CRITÉRIOS TÉCNICOS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
92. Os sistemas que gerenciem ou preservem documentos digitais devem adotar controles técnicos compatíveis com a criticidade dos documentos e com os riscos envolvidos.
92. A segurança da informação é requisito transversal à gestão e à preservação de documentos digitais, pois protege confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e rastreabilidade.
93. Os controles técnicos devem abranger autenticação, autorização, perfis de acesso, segregação de funções, criptografia em trânsito e em repouso quando aplicável, registros de acesso, alteração, exportação, eliminação e preservação, retenção de registros de auditoria pelo prazo definido em norma interna, cópias de segurança externas, quando cabíveis, testes de restauração, monitoramento de disponibilidade, verificação periódica de integridade, resposta a incidentes, registro e tratamento de vulnerabilidades e anonimização, pseudonimização ou restrição de acesso quando necessária à proteção de dados pessoais.
94. Incidentes que comprometam autenticidade, integridade, disponibilidade, confidencialidade ou acesso a documentos digitais devem ser registrados, comunicados às unidades competentes, tratados conforme procedimento institucional e avaliados quanto ao impacto arquivístico.
95. A proteção de dados pessoais deve ser observada em todas as etapas do ciclo de vida documental, equilibrando o direito de acesso à informação, a preservação da memória institucional, a necessidade administrativa e a proteção da privacidade.
96. Documentos que contenham dados pessoais ou dados pessoais sensíveis podem exigir restrição de acesso, anonimização, pseudonimização, segregação de permissões, registro de acessos e avaliação específica quanto à forma de disponibilização.
CAPÍTULO XII - CAPACITAÇÃO E CULTURA DE GESTÃO DOCUMENTAL DIGITAL
97. A efetividade da Política depende da formação continuada dos agentes públicos e colaboradores envolvidos na produção, tramitação, gestão, acesso, segurança e preservação de documentos digitais.
98. As ações de capacitação devem abordar conceitos arquivísticos, ciclo de vida documental, uso adequado do SEI, classificação documental, metadados, digitalização, avaliação, destinação, preservação digital, segurança da informação, acesso à informação e proteção de dados pessoais.
99. A capacitação deve contemplar diferentes públicos, incluindo gestores, servidores, colaboradores, equipes de tecnologia da informação, equipes de gestão documental, membros de comissões, pontos focais e usuários de sistemas oficiais.
100. A formação continuada contribui para reduzir riscos de perda documental, inconsistência de metadados, uso inadequado de sistemas, classificação incorreta, eliminação indevida, fragilidade de acesso e ausência de preservação.
101. A cultura de gestão documental digital deve reforçar que documentos digitais são registros oficiais das atividades institucionais e integram o patrimônio informacional público.
CAPÍTULO XIII - METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO DE MATURIDADE ARQUIVÍSTICA DIGITAL
102. A maturidade arquivística digital deve ser avaliada em cinco níveis.
103. O nível inicial corresponde a práticas informais, dispersas e dependentes de iniciativas individuais.
104. O nível reativo corresponde a procedimentos parciais, não padronizados ou aplicados apenas a alguns sistemas ou unidades.
105. O nível definido corresponde à existência de política, instrumentos, responsabilidades e procedimentos formalizados.
106. O nível gerenciado corresponde ao uso de indicadores, integração sistêmica, gestão de riscos, monitoramento e governança consolidada.
107. O nível otimizado corresponde à melhoria contínua, interoperabilidade plena, preservação digital sistemática e ambiente de preservação confiável.
108. A avaliação deve considerar os domínios de governança e responsabilidades, instrumentos de gestão documental, produção, captura e tramitação em sistemas oficiais, metadados e classificação, avaliação e destinação, digitalização, interoperabilidade, segurança da informação, proteção de dados pessoais e acesso à informação, preservação digital e RDC-Arq, capacitação, monitoramento, auditoria e melhoria contínua.
109. A unidade responsável pela gestão documental deve consolidar os resultados da avaliação de maturidade e propor plano de melhoria, com responsáveis, prazos, prioridades, riscos e indicadores de acompanhamento.
CAPÍTULO XIV - ATUALIZAÇÃO TÉCNICA
110. Os padrões técnicos previstos neste Referencial podem ser detalhados em manuais, planos, guias, matrizes, modelos de metadados, fluxos operacionais, listas de verificação e instrumentos técnicos aprovados pelas instâncias competentes.
111. As atualizações técnicas devem preservar a rastreabilidade das versões, a justificativa das alterações, a indicação dos responsáveis e a compatibilidade com a legislação e os padrões arquivísticos aplicáveis.
112. A evolução tecnológica, a atualização de normas arquivísticas, as recomendações de controle, os resultados de auditorias, os incidentes de segurança e as mudanças organizacionais podem demandar revisão dos procedimentos técnicos associados à Política.
GLOSSÁRIO
Acessibilidade: possibilidade de localizar, recuperar, interpretar e utilizar documentos digitais durante o prazo necessário ao cumprimento de sua função administrativa, jurídica, probatória, informacional, histórica ou cultural.
Acurácia: qualidade relacionada à correção e à exatidão das informações registradas em um documento.
Autenticidade: qualidade do documento que permite demonstrar que ele é aquilo que declara ser, preservando identidade, proveniência, contexto e integridade.
Cadeia de preservação digital: conjunto documentado de ações, controles, registros e evidências que asseguram a autenticidade, a integridade, a rastreabilidade e o acesso ao documento digital ao longo do tempo.
Checksum: valor gerado por algoritmo matemático utilizado para verificar a integridade de arquivo digital.
Conteúdo estável: permanência das informações essenciais do documento, sem alterações não autorizadas ou não registradas.
Documento arquivístico digital: documento produzido, recebido ou acumulado no exercício de função institucional, registrado em formato digital e dotado de organicidade, contexto, conteúdo e forma.
Documento digitalizado: representação digital de documento originalmente produzido em suporte físico.
Documento nato-digital: documento produzido originalmente em meio digital.
Forma fixa: manutenção da estrutura, aparência e organização essenciais do documento, permitindo sua reprodução fiel.
Fidedignidade: qualidade do documento completo e confiável para representar a atividade, o ato ou o fato que registra.
Integridade: qualidade do documento protegido contra alteração indevida, perda, corrupção, substituição ou descaracterização.
Interoperabilidade: capacidade de sistemas, dados, documentos e metadados interagirem de forma estruturada, segura e compreensível.
Metadados: informações estruturadas que identificam, descrevem, contextualizam, gerenciam, preservam e permitem recuperar documentos digitais.
Migração: processo de transferência ou conversão de documentos digitais para novo formato, suporte ou ambiente tecnológico, com preservação de autenticidade, integridade e acesso.
Normalização: processo de conversão de documentos para formatos padronizados e preserváveis.
Pacote de arquivamento: conjunto de objeto digital, metadados e informações de preservação mantido em ambiente de preservação.
Pacote de disseminação: conjunto de informações preparado para acesso ou disponibilização a usuário autorizado.
Pacote de submissão: conjunto de objeto digital, metadados e informações encaminhado para ingestão em ambiente de preservação.
Preservação digital: conjunto de ações destinadas a manter documentos digitais autênticos, íntegros, acessíveis, confiáveis e inteligíveis ao longo do tempo.
Repositório Arquivístico Digital Confiável: ambiente tecnológico, organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais, com requisitos de governança, segurança, metadados, auditoria, integridade, acesso e sustentabilidade.
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD: sistema informatizado destinado ao controle do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, conforme requisitos arquivísticos aplicáveis.
