ICMS – Obrigação acessória - Simples Nacional – livros fiscais – obrigatoriedade de escrituração formal
ICMS – OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA - SIMPLES NACIONAL – LIVROS FISCAIS – OBRIGATORIEDADE DE ESCRITURAÇÃO FORMAL.
A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico aos contribuintes optantes pelo Simples Nacional somente se aplicará quando houver substituição da escrituração e da entrega em meio convencional por sistema eletrônico, e desde que tal obrigatoriedade tenha sido previamente instituída por resolução específica do Comitê Gestor do Simples Nacional – CGSN, nos termos do art. 64, § 3º, da Resolução CGSN nº 140/2018.
Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional permanecem obrigados a manter os livros fiscais mencionados na Resolução CGSN nº 140/2018, observando, subsidiariamente e no que compatível com o regime simplificado, as disposições gerais relativas aos livros fiscais constantes dos artigos 388 a 423 do RICMS/MT.
..., empresa estabelecida em .../MT, inscrita no Cadastro de Contribuintes de ICMS do Estado (CCE/MT) sob o n° ... e no CNPJ sob o nº ..., formula consulta sobre a obrigatoriedade de registro de livros fiscais pelo contribuinte optante pelo Simples Nacional, nos termos seguintes:
“Gostaria um entendimento em relação a portaria 87/2023 e a CGSN 140/2018 é obrigatório a impressão e encadernação desses livros fiscais? Se foi desobrigado a partir de que data? Haja vista que os livros já são registrados por meio eletrônico no contabilista da SEFAZ/MT.” (Sic)
Consultado o Sistema de Gerenciamento do Cadastro de Contribuintes do ICMS desta SEFAZ, observa-se que a consulente é optante pelo Simples Nacional desde 01/08/2023; informa atividade principal de comércio varejista de artigos do vestuário e acessórios, CNAE 4781-4/00, além de outras atividades secundárias relacionadas ao comércio varejista.
Está enquadrada no regime normal de apuração do imposto, conforme artigo 131 do RICMS e credenciada de ofício para emissão de NF-e e NFC-e.
Quanto à matéria consultada, informa-se que a Portaria nº 80/1999-SEFAZ dispunha sobre a emissão de documentos fiscais e a escrituração de livros fiscais por contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados.
“Considerando que no Estado de Mato Grosso não há contribuintes obrigados a escrituração de livros fiscais por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (PED)”1 a Portaria nº 087/2023-SEFAZ promoveu a revogação da Portaria nº 80/1999-SEFAZ.
Não obstante, as disposições da Portaria n° 80/99-SEFAZ já não se aplicavam às empresas do Simples Nacional, por força dos artigos 25 da Lei Complementar nº 123/2006 e 72 da Resolução do CGSN nº 140/, que determinam que as empresas do Simples Nacional estão sujeitas a uma declaração única e simplificada (a DEFIS):
Lei Complementar nº 123/2006:
Art. 25. A microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional deverá apresentar anualmente à Secretaria da Receita Federal do Brasil declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, que deverá ser disponibilizada aos órgãos de fiscalização tributária e previdenciária, observados prazo e modelo aprovados pelo CGSN e observado o disposto no § 15-A do art. 18.
(...)
Resolução nº 140 do CGSN
Art. 72. A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional apresentará a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis). (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25, caput)
Ainda no que tange às obrigações fiscais acessórias a que se sujeitam os contribuintes optantes pelo Simples Nacional, a Lei Complementar nº 123/2006 estabelece:
Art. 26. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas a:
I - emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, de acordo com instruções expedidas pelo Comitê Gestor;
II - manter em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações acessórias a que se referem os arts. 25 e 25-B desta Lei Complementar enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
(...)
§ 4º É vedada a exigência de obrigações tributárias acessórias relativas aos tributos apurados na forma do Simples Nacional além daquelas estipuladas pelo CGSN e atendidas por meio do Portal do Simples Nacional, bem como, o estabelecimento de exigências adicionais e unilaterais pelos entes federativos, exceto os programas de cidadania fiscal. (Redação dada pela Lei Complementar nº 147, de 2014)
§ 4º-A. A escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente não poderá ser exigida da microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional, salvo se, cumulativamente, houver: (Incluído pela Lei Complementar nº 147, de 2014)
I - autorização específica do CGSN, que estabelecerá as condições para a obrigatoriedade; (Incluído pela Lei Complementar nº 147, de 2014)
II - disponibilização por parte da administração tributária estipulante de programa gratuito para uso da empresa optante. (Redação dada pela Lei Complementar nº 214, de 2025) Produção de efeitos
§ 4º-B. A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico aplicar-se-á somente na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, cuja obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida pelo CGSN. (Incluído pela Lei Complementar nº 147, de 2014)
§ 4º-C. Até a implantação de sistema nacional uniforme estabelecido pelo CGSN com compartilhamento de informações com os entes federados, permanece válida norma publicada por ente federado até o primeiro trimestre de 2014 que tenha veiculado exigência vigente de a microempresa ou empresa de pequeno porte apresentar escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente. (Incluído pela Lei Complementar nº 147, de 2014) § 5º As microempresas e empresas de pequeno porte ficam sujeitas à entrega de declaração eletrônica que deva conter os dados referentes aos serviços prestados ou tomados de terceiros, na conformidade do que dispuser o Comitê Gestor. § 15. O CGSN regulamentará o disposto neste artigo. Lei Complementar nº 147, de 2014) (...) (Incluído pela
Art. 27. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, conforme regulamentação do Comitê Gestor.
Vislumbra-se dos dispositivos transcritos que as obrigações acessórias para as empresas optantes do Simples Nacional, em regra, obedecem aos preceitos trazidos pela legislação federal, bem como aquelas editadas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional.
Neste contexto, destacam-se algumas das obrigações previstas no dispositivo acima citado, tais como:
Emissão de documento fiscal de acordo com instruções do Comitê Gestor do Simples Nacional;
Manutenção, em boa ordem e guarda, dos documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações acessórias a que se refere o art. 25;
Manutenção de livro-caixa em que será escriturada sua movimentação financeira e bancária.
Por outro lado, no mesmo dispositivo há algumas restrições às exigências relacionadas às obrigações impostas aos contribuintes dentre as quais se destacam:
Vedação à exigência de obrigações tributárias acessórias relativas aos tributos apurados na forma do Simples Nacional além daquelas estipuladas pelo CGSN, exceto os programas de cidadania fiscal;
Vedação à possibilidade de exigir a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente exceto se houver cumulativamente a autorização do CGSN, com as devidas condições para a obrigatoriedade, bem como disponibilização por parte da administração tributária estipulante de aplicativo gratuito para uso da empresa optante.
Exceção para a exigência de escrituração fiscal digital ou outra equivalente até a implantação de sistema nacional uniforme estabelecido pelo CGSN com compartilhamento de informações com os entes federados, permanecendo válida norma publicada por ente federado até o primeiro trimestre de 2014 que tenha veiculado tal exigência.
A possibilidade de exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico somente na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, desde que a obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida pelo CGSN.
Os aplicativos necessários deverão ser disponibilizados, de forma gratuita, no portal do Simples Nacional.
No âmbito da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional - CGSN nº 140/2018, de 22/05/2018, o cumprimento das obrigações acessórias, especialmente quanto à escrituração e manutenção de livros fiscais, foi assim disciplinado:
Art. 63. Observado o disposto no art. 64, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 2º, 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
I - Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
II - Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;
III - Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;
(...)
§ 1º Os livros discriminados neste artigo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 4º)
§ 2º Além dos livros previstos no caput, serão utilizados, observado o disposto no art. 64: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º C, 10 e 11) I - Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
(...)
§ 3º A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º)
(...)
§ 5º O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações, ressalvado o disposto no art. 64. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
§ 6º A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante, observado o disposto no art. 64. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
§ 7º O Livro Caixa deverá: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 2º; Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, art. 1.182)
I - conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; e
II - ser escriturado por estabelecimento.
Da legislação transcrita depreende-se que as empresas optantes pelo Simples Nacional devem manter os livros fiscais e contábeis exigidos pela legislação. Em regra, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deve manter, conforme o caso: Livro Caixa; Livro Registro de Inventário; Livro Registro de Entradas; Outros livros específicos exigidos para determinadas atividades. Por outro lado, o artigo 64 da Resolução CGSN 140/2018 veda a instituição de obrigações tributárias acessórias pelos entes tributantes em desconformidade com as previstas em Resolução do CGSN:
Art. 64. A RFB, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios não poderão instituir obrigações tributárias acessórias ou estabelecer exigências adicionais e unilaterais, relativamente à prestação de informações e apresentação de declarações referentes aos tributos apurados na forma prevista no Simples Nacional, além das estipuladas ou previstas nesta Resolução e atendidas por meio do Portal do Simples Nacional. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 4º e 15) § 1º O disposto no caput não se aplica às obrigações e exigências decorrentes de: (...) III - procedimento administrativo fiscal, tais como a exibição de livros, documentos ou arquivos eletrônicos e o fornecimento de informações fiscais, econômicas ou financeiras, previstos ou autorizados nesta Resolução, bem como aqueles necessários à fundamentação dos atos administrativos oriundos do procedimento; (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 2º, inciso I e § 6º; Lei nº 5.172, de 1966, art. 195, caput) (...) § 3º A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico será aplicada somente na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, cuja obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida em resolução do CGSN. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 4º-B e 15)
(...)
Art. 66. Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, inciso II) Art. 67. Os livros e documentos fiscais previstos nesta Resolução serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes SINIEF que tratam da matéria, especialmente os Convênios SINIEF s/n, de 15 de dezembro de 1970, nº 6, de 21 de fevereiro de 1989, bem como o Ajuste SINIEF nº 7, de 30 de setembro de 2005 (NF-e), observado o disposto no art. 64. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, inciso I; art. 26, §§ 4º, 4º-A, 4º-B, 4º-C, 10 e 11)
O § 3º do art. 64 da Resolução nº 140/2018 determina que somente mediante obrigatoriedade previamente estabelecida em resolução do CGSN a apresentação dos livros fiscais em meio eletrônico substituirá a entrega em meio convencional.
Com a dispensa da EFD/SPED Fiscal para o contribuinte optante pelo Simples Nacional, a exigência legal recai sobre a escrituração e a manutenção dos livros fiscais exigidos pela Resolução CGSN nº 140/2018, observadas, no que couber, as disposições dos artigos 388 a 423 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 2.212/2014, RICMS/MT.
A Resolução CGSN nº 183/2025, de 26/09/2025, trouxe alteração significativa para o art. 65 da Resolução do CGSN nº 140/2018, criando a base jurídica nacional para que os estados passem a exigir a EFD de forma 100% digital e gratuita no Portal do Simples; à medida que a SEFAZ/MT for aderindo a esse novo módulo unificado de escrituração digital nacional, o papel será totalmente extinto.
Art. 65. Os Estados, o Distrito Federal e os Municípios poderão exigir a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, desde que: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, § 4º-A, inciso II, e §15) [Redação dada pelo(a) Resolução CGSN nº 183, de 26 de setembro de 2025]
I - as informações eletrônicas sejam pré-escrituradas pelo ente federado, a fim de que o contribuinte complemente a escrituração com as seguintes informações:
a) relativas a documentos fiscais não eletrônicos;
b) sobre classificação fiscal de documentos fiscais eletrônicos de entrada; e
c) que confirmem os serviços tomados; e
II - a obrigação seja cumprida:
a) mediante aplicativo gratuito, com link disponível no Portal do Simples Nacional; e
a) mediante programa gratuito, disponibilizado pela administração tributária estipulante da obrigação tributária acessória a que se refere o caput, com link disponibilizado no Portal do Simples Nacional; e [Redação dada pelo(a) Resolução CGSN nº 183, de 26 de setembro de 2025]
b) com dispensa do uso de certificação digital, salvo nas hipóteses previstas no art. 79, nos casos em que poderá ser exigido.
§ 1º A exigência prevista no caput não se aplicará às informações relativas a documentos fiscais: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, §§ 4º e 15)
I - não eletrônicos a que se refere o inciso I do caput, cujos dados sejam transmitidos à administração tributária do ente federado de localização do emitente em face de programas de cidadania fiscal;
II - de entrada e de serviços tomados, quando a classificação ou a confirmação a que se referem as alíneas “b” e “c” do inciso I do caput forem efetuadas em sistema que possibilite a recepção eletrônica do documento, na forma estabelecida pela administração tributária do ente federado de localização do adquirente ou tomador.
Entretanto, a exigência prevista no dispositivo transcrito não foi implementada pelo Estado de Mato Grosso.
A DEFIS é a declaração oficial do Simples Nacional; as informações socioeconômicas e fiscais enviadas para a Receita Federal são compartilhadas de forma automática e integrada com os estados e municípios. Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional permanecem obrigados à manutenção dos livros fiscais mencionados na Resolução CGSN nº 140/2018, devendo observar ainda, no que couber, as disposições gerais previstas nos artigos art. 388 a 423 do RICMS/MT.
A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico aos contribuintes optantes pelo Simples Nacional somente se aplicará quando houver substituição da escrituração e da entrega em meio convencional por sistema eletrônico, e desde que tal obrigatoriedade tenha sido previamente instituída por resolução específica do Comitê Gestor do Simples Nacional – CGSN, nos termos do art. 64, § 3º, da Resolução CGSN nº 140/2018.
A Resolução CGSN nº 183/2025 autoriza que os Estados, o Distrito Federal e os Municípios exijam a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, desde que observados os requisitos estabelecidos no art. 65 da Resolução do CGSN nº 140/2018.
Essa exigência ainda não foi implementada pelo Estado de Mato Grosso. Portanto, ME´s e EPP´s optantes pelo Simples Nacional permanecem, como regra geral, desobrigadas à entrega da Escrituração Fiscal Digital – EFD, e obrigadas à manutenção dos livros fiscais mencionados na referida resolução do CGSN, observando, subsidiariamente e no que compatível com o regime simplificado, as disposições gerais relativas aos livros fiscais constantes dos artigos 388 a 423 do RICMS/MT.
Alerta-se, que, em sendo o procedimento adotado pela consulente diverso do aqui indicado, deverá, no prazo de 15 (quinze) dias úteis, contados da ciência da presente solução de consulta, nos termos do art. 1.003 do RICMS, regularizar suas operações, inclusive, se devido, efetuar o recolhimento do imposto ou eventuais diferenças, ainda sob os benefícios da espontaneidade, com os acréscimos previstos na legislação, calculados desde o vencimento da obrigação até a data do efetivo pagamento. O entendimento exarado na presente Informação vigorará até que norma superveniente disponha em sentido diverso, nos termos do parágrafo único do artigo 1.005 do RICMS.
A consulta respondida sobre matéria que esteja enquadrada em qualquer das situações previstas nos incisos do caput do artigo 1.008 do RICMS não produzirá os efeitos legais previstos no artigo 1.002 e no parágrafo único do artigo 1.005, também do RICMS.
Os destaques apostos nos dispositivos da legislação transcrita não existem nos originais.
É a informação, ora submetida à superior consideração.
Unidade de Divulgação e Consultoria e Normas da Receita Pública da Unidade de Uniformização de Entendimentos e Resoluções de Conflitos, em Cuiabá/MT, 06 de julho de 2026.
Elaine de Oliveira
FTE
De acordo.
Mara Sandra Rodrigues Campos Zandona
Chefe da Unidade de Divulgação e Consultoria de Normas da Receita Pública (em substituição)
Aprovada.
Adalto Araújo de Oliveira Júnior
Chefe da Unidade de Uniformização de Entendimentos e Resolução de Conflitos
(em substituição)
