A DIRETORIA EXECUTIVA DO INSTITUTO RIO GRANDENSE DO ARROZ - IRGA, no uso da competência que lhe confere o art. 8º, inciso III, da Lei Estadual nº 13.697, de 6 de abril de 2011;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar e padronizar os procedimentos administrativos relativos ao recebimento, à análise, à tramitação, à liquidação e ao pagamento de despesas, de modo a prevenir atrasos que possam gerar encargos financeiros à Administração Pública;

CONSIDERANDO a necessidade de observância das normas aplicáveis à gestão e à fiscalização de contratos administrativos;

CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 4.320/1964, na Lei Complementar nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal), na Lei Federal nº 14.133/2021, bem como nos Decretos Estaduais nº 57.959/2024 e nº 58.399/2025;

CONSIDERANDO os princípios da legalidade, eficiência, segregação de funções, economicidade, responsabilidade na gestão fiscal, observância da ordem cronológica de pagamentos e controle da despesa pública,

RESOLVE:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Ordem de Serviço estabelece procedimentos para a instrução, tramitação e encaminhamento de expedientes administrativos destinados à liquidação e ao pagamento de despesas decorrentes de contratos administrativos, inclusive faturas de serviços contínuos, tributos e obrigações acessórias, no âmbito do IRGA, nos termos da legislação aplicável.

Art. 2º Na execução dos procedimentos de que trata esta Ordem de Serviço, deverão ser observados, especialmente, os seguintes princípios: I - segregação de funções entre gestão, fiscalização e execução financeira; II - adequada instrução documental para comprovação do direito do credor; III - observância da ordem cronológica de pagamentos; IV - cumprimento rigoroso dos prazos para liquidação e pagamento da despesa.

CAPÍTULO II - DA ABERTURA DO EXPEDIENTE

Art. 3º Os procedimentos tramitarão, preferencialmente, por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, ou sistema oficial equivalente.

§ 1º A liquidação e o pagamento das despesas decorrentes de entrega imediata de bens e serviços tramitarão no mesmo processo de contratação.

§ 2º Nos demais casos, deverá ser aberto processo administrativo específico para a liquidação e o pagamento da despesa.

CAPÍTULO III - DO RECEBIMENTO E ATESTE DA DESPESA

Art. 4º A contratada deverá apresentar a nota fiscal ou fatura ao fiscal do contrato, acompanhada da documentação exigida na legislação e no respectivo instrumento contratual.

Art. 5º Compete ao fiscal técnico e ao fiscal administrativo, no âmbito de suas atribuições:
I - verificar a conformidade da execução do objeto contratual;

II - conferir a documentação exigida;

III - registrar eventuais ocorrências;

IV - realizar o ateste da execução;

V - encaminhar o processo administrativo em tempo hábil para pagamento.

§ 1º O ateste da execução do objeto deverá ser realizado em até 03 (três) dias úteis, contados do recebimento da documentação necessária.

§ 2º O atraso injustificado poderá ensejar apuração de responsabilidade administrativa.

CAPÍTULO IV - DOS PRAZOS DE TRAMITAÇÃO

Art. 6º Devem ser observados os seguintes prazos de tramitação dos processos:

I - serviços contínuos sem dedicação exclusiva de mão de obra:

a) encaminhamento pelo fiscal técnico até o 3º dia útil após o recebimento da documentação;
b) encaminhamento completo para pagamento até o 5º dia útil após o ateste;

II - serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra:
a) envio dos atestes até o dia 25 do mês da prestação do serviço;
b) instrução completa do processo, com toda a documentação necessária, até o 2º dia útil do mês subsequente;

III - demais despesas:

a) encaminhamento do processo com antecedência mínima de 03 dias úteis antes do vencimento da obrigação.

§ 1º Na hipótese de atraso na apresentação da nota fiscal ou fatura, deverá ser solicitada, sempre que possível, sua substituição ou reemissão.

§ 2º O processo deverá ser encaminhado imediatamente à área financeira, acompanhado de justificativa formal quanto ao atraso ocorrido.

CAPÍTULO V - DA DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

Art. 7º O processo administrativo destinado à liquidação e pagamento deverá conter, no mínimo:
I - nota fiscal ou fatura;

II - ateste do fiscal do contrato;

III - certidão CADIN/RS.

CAPÍTULO VI - DA DOCUMENTAÇÃO ADICIONAL (DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA)

Art. 8º Nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, a contratada deverá apresentar, além dos documentos previstos no art. 7º:

I - certidões de regularidade fiscal e trabalhista;

II - comprovantes de recolhimento do FGTS;

III - comprovantes previdenciários;

IV - folha de pagamento;

V - comprovantes de pagamento de salários;

VI - registros de ponto.

Parágrafo único. A ausência de qualquer documentação poderá suspender o processamento da liquidação da despesa até a sua regularização.

CAPÍTULO VII - DO PRAZO E EXECUÇÃO DO PAGAMENTO

Art. 9º O pagamento das despesas deverá observar os prazos estabelecidos no instrumento contratual e a ordem cronológica de exigibilidade, conforme a legislação vigente.

Art. 10. Na ausência de previsão contratual específica, aplicam-se os seguintes prazos:
I - até 30 (trinta) dias para serviços sem dedicação exclusiva de mão de obra;
II - até o 5º dia útil do mês subsequente, nos demais casos.

Art. 11. Compete à Divisão Financeira e Contábil:

I - proceder à liquidação e efetuar o pagamento da despesa;

II - registrar as operações contábeis correspondentes;

III - anexar os comprovantes de pagamento ao processo administrativo.

CAPÍTULO VIII - DO CONTROLE E ARQUIVAMENTO

Art. 12. A Divisão Financeira e Contábil, após o pagamento, deverá:

I - devolver o processo ao setor responsável;

II - manter controles internos atualizados;

III - assegurar o arquivamento da documentação para eventual auditoria.

CAPÍTULO IX - DAS RESPONSABILIDADES

Art. 13. Compete ao fiscal do contrato:

I - acompanhar e fiscalizar a execução do objeto;

II - atestar a despesa;

III - conferir a documentação apresentada;

IV - encaminhar o processo administrativo de forma tempestiva.

Art. 14. Compete ao gestor do contrato:

I - supervisionar a atuação da fiscalização;

II - assegurar a correta instrução processual;

III - acompanhar o fluxo de pagamento das despesas contratuais.

CAPÍTULO X - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. O descumprimento dos prazos e procedimentos previstos nesta Ordem de Serviço poderá gerar apuração de responsabilidade administrativa.

Art. 16. As unidades deverão adotar controles internos destinados a assegurar o cumprimento desta Ordem de Serviço.

Art. 17. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

DIRETORIA EXECUTIVA DO INSTITUTO RIO GRANDENSE DO ARROZ - IRGA, aos vinte e um dias do mês de maio do ano de 2026.

ALEXANDRE AZEVEDO VELHO , Presidente.

CLÁUDIO CAVA CORREA, Diretor Administrativo.

FLÁVIA MIYUKI TOMITA,Diretora Técnica.

JUANDRES HORBE ANTUNES, Diretor Comercial.