O Governador do Estado de Santa Catarina, no uso das atribuições privativas que lhe conferem os incisos I e III do caput do art. 71 da Constituição do Estado, conforme o disposto no art. 29 da Lei Complementar nº 741, de 12 de junho de 2019, na Lei federal nº 8.159 , de 8 de janeiro de 1991, na Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, na Lei nº 17.449, de 10 de janeiro de 2018, e de acordo com o que consta nos autos do processo nº FCC 1570/2024

Decreta:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º O Sistema de Arquivos do Estado de Santa Catarina (SAESC), de que trata a alínea "c" do inciso IV do caput do art. 4º da Lei nº 17.449, de 10 de janeiro de 2018, tem a finalidade de promover intercâmbio e ações cooperadas entre os arquivos públicos, privados, comunitários e instituições que desenvolvam projetos visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos.

Parágrafo único. O disposto neste Decreto se aplica aos arquivos físicos e digitais, independentemente do suporte em que se encontram.

Art. 2º O SAESC tem como órgão central a Secretaria de Estado da Administração (SEA).

Parágrafo único. A coordenação técnica do SAESC caberá ao Arquivo Público do Estado de Santa Catarina (APESC), gerido pela Diretoria do Arquivo Público (DIAP) da SEA, observando-se o disposto na Lei federal nº 8.159 , de 8 de janeiro de 1991.

Art. 3º Para efeitos deste Decreto, considera-se:

I - arquivo: conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa natural ou por instituições públicas e privadas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento, a serviço da sociedade e de seu desenvolvimento;

II - arquivo público: conjunto de documentos de que trata o inciso I do caput deste artigo produzidos e recebidos:

a) por órgãos e entidades públicas estaduais e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

b) por agentes do Poder Público no exercício ou em decorrência de seu cargo ou função; e

c) pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

III - arquivo privado de interesse público e social: conjunto de documentos de que trata o inciso I do caput deste artigo considerado fonte relevante para a história e para o desenvolvimento estadual e nacional, nos termos do disposto no Art. 12 da Lei federal nº 8.159, de 1991, e no Capítulo V deste Decreto;

IV - instituições com caráter de arquivo:

a) aquelas que atuam na difusão dos acervos arquivísticos por meio de exposições, ações educativas, formações, visitas guiadas, entre outras ações de difusão, de forma que proporcione a transmissão do conhecimento e o acesso à informação; e

b) aquelas que realizam a promoção da pesquisa nos acervos arquivísticos permanentes, por meio da elaboração e da publicação de instrumentos que garantam o acesso às informações contidas nos documentos e por meio do atendimento em espaços de pesquisa presenciais e a distância; e

V - arquivos comunitários: conjunto de documentos de que trata o inciso I do caput deste artigo, assim declarados nos termos do inciso II do § 1º do art. 7º-A do Decreto federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, observado o disposto no art. 24 deste Decreto.

CAPÍTULO II - DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 4º Os arquivos públicos podem ser classificados como correntes, intermediários e permanentes, nos termos do art. 8º da Lei federal nº 8.159, de 1991.

§ 1º Compete ao órgão central do SAESC orientar e editar normas técnicas para a transferência, o recolhimento e a guarda dos documentos entre as fases corrente, intermediária e permanente.

§ 2º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis, nos termos do disposto no art. 10 da Lei federal nº 8.159, de 1991, ficando vedada, sob qualquer circunstância ou pretexto, a sua eliminação ou destruição.

§ 3º Fica assegurado o direito de livre acesso e de pesquisa aos documentos de arquivos permanentes, respeitadas as regras estabelecidas pelos arquivos públicos, em consonância com a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e com a Lei federal nº 13.709 , de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados).

Art. 5º Os arquivos públicos integram o patrimônio documental do Poder Público e estão sujeitos às normas de gestão, de preservação, de guarda e de acesso estabelecidas pelo SAESC.

§ 1º A gestão dos arquivos públicos observará princípios de autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade, assegurando a preservação dos documentos em qualquer suporte.

§ 2º A consulta aos documentos permanentes será gratuita, vedada qualquer cobrança pelo acesso, ressalvados os custos de pesquisa, de reprodução ou de serviços especiais.

Art. 6º Os órgãos e as entidades da Administração Pública Estadual deverão adotar planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos, como instrumentos obrigatórios de gestão documental, observadas as normas técnicas estabelecidas pelo órgão central do SAESC.

Art. 7º A produção, a tramitação, o armazenamento e a preservação de documentos digitais observarão padrões de interoperabilidade, metadados e segurança da informação definidos pelo órgão central do SAESC, asseguradas a autenticidade, a integridade, a confiabilidade e a acessibilidade dos documentos.

Art. 8º Os documentos privados e comunitários poderão ser incorporados aos arquivos públicos, mediante doação, aquisição ou outra forma legal de transferência, observadas as normas técnicas aplicáveis.

CAPÍTULO III - DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SANTA CATARINA (SAESC)

Art. 9º O SAESC tem por finalidade implementar, no território catarinense, a Política Estadual de Arquivos Públicos, Privados e Comunitários (PEAPPC), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo, e também:

I - promover a interação e a articulação das instituições arquivísticas, respeitando a autonomia jurídico-administrativa, cultural e técnico-científica;

II - incentivar a disseminação de procedimentos técnico-científicos para o desenvolvimento de projetos arquivísticos;

III - estimular a concepção e o desenvolvimento de programas, projetos e ações educativas e culturais nos arquivos;

IV - promover e apoiar os programas e os projetos de incremento, intercâmbio e qualificação profissional de equipes que atuem em arquivos e em instituições que desenvolvam projetos arquivísticos;

V - estimular a participação dos segmentos da sociedade nos espaços arquivísticos;

VI - incentivar e promover a criação e a articulação de redes e sistemas municipais e regionais de arquivos, bem como o intercâmbio e a integração com o SAESC e com o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR);

VII - contribuir para a manutenção e a constante atualização do cadastro dos arquivos localizados no Estado;

VIII - contribuir para a produção de informações com vistas a auxiliar o planejamento de políticas públicas de arquivos, públicos, privados e comunitários;

IX - manter a legislação estadual atualizada para garantir o funcionamento e o fortalecimento dos arquivos e das instituições que desenvolvem projetos e práticas arquivísticas;

X - fomentar práticas arquivísticas voltadas ao recolhimento, à transferência, à doação, à pesquisa, à descrição, à preservação, à conservação, à restauração, à segurança, à proteção e à difusão de acervos arquivísticos;

XI - propor formas de provimento de recursos financeiros, de financiamento e de fomento destinados a políticas e a práticas de arquivo;

XII - estimular a gestão documental e o acesso aos acervos arquivísticos de arquivos públicos, privados e comunitários e de instituições que desenvolvam projetos arquivísticos.

Art. 10. Integram o SAESC os arquivos do Poder Executivo Estadual.

Art. 11. Quando organizados sistemicamente e localizados no Estado, poderão aderir ao SAESC os arquivos pertencentes:

I - aos municípios e aos Poderes Legislativo e Judiciário do Estado, bem como às demais instituições públicas estaduais;

II - às organizações sociais, grupos comunitários e às casas de memória e afins que mantenham ou desenvolvam projetos de arquivos;

III - às instituições de ensino oficialmente reconhecidas e que mantenham cursos relacionados aos arquivos, à memória e ao patrimônio documental;

IV - às entidades organizadas vinculadas à área da Arquivologia; e

V - aos particulares em geral.

§ 1º Os arquivos que aderirem ao SAESC deverão:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e as normas emanadas do órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e as normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

III - apresentar sugestões ao APESC para o aprimoramento do SAESC;

IV - prestar informações sobre suas atividades ao APESC;

V - apresentar subsídios ao APESC para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da PEAPPC;

VI - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

VII - propor ao APESC os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;

VIII - denunciar ao APESC eventuais atos lesivos ao patrimônio arquivístico estadual;

IX - colaborar na elaboração de cadastro estadual de arquivos públicos, privados e comunitários, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

X - sugerir ao APESC a participação de especialistas de órgãos e de entidades, públicos e privados, nas câmaras técnicas consultivas e na Comissão de Avaliação de Acervos Privados (CAAP); e

XI - proporcionar aperfeiçoamento e capacitação aos servidores e colaboradores que atuam na área de arquivo, garantindo constante atualização.

§ 2º A adesão de que trata o caput deste artigo será formalizada por instrumento a ser definido por ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no Diário Oficial do Estado (DOE).

Seção Única - Do Conselho Consultivo do SAESC

Art. 12. O SAESC disporá de um Conselho Consultivo com a finalidade de fiscalizar, acompanhar e monitorar as políticas públicas de arquivos no Estado de Santa Catarina.

§ 1º As normas de funcionamento do Conselho Consultivo serão consolidadas em regimento interno a ser estabelecido por ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no DOE.

§ 2º As recomendações do Conselho Consultivo serão encaminhadas às autoridades competentes para as providências cabíveis.

Art. 13. O Conselho Consultivo será composto por membros titulares e respectivos suplentes representantes do APESC e de órgãos e entidades públicas e privadas integrantes do SAESC.

§ 1º Os membros do Conselho Consultivo serão designados por ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no DOE.

§ 2º A Presidência do Conselho Consultivo será exercida por representante do APESC.

§ 3º O Conselho Consultivo contará com Secretaria Executiva, que será exercida por um de seus membros.

§ 4º Os membros do Conselho Executivo não receberão nenhum tipo de remuneração, e o exercício de suas atividades é considerado de relevante interesse público.

Art. 14. O Conselho Consultivo se reunirá sempre que convocado por seu Presidente ou por solicitação fundamentada de seus membros.

§ 1º O quórum de reunião do Conselho Consultivo é de um terço dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente do Conselho Consultivo terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º As reuniões do Conselho Consultivo serão lavradas em atas armazenadas em processos próprios no SGPe e deverão estar disponíveis à consulta de interessados.

Art. 15. O Presidente encaminhará ao órgão central do SAESC, anualmente, um relatório sobre as atividades realizadas no âmbito do Conselho Consultivo.

CAPÍTULO IV - DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO (APESC)

Art. 16. O APESC, criado pela Lei nº 2.378, de 27 de junho de 1960, tem por finalidade definir e coordenar a implementação da PEAPPC.

Art. 17. Compete ao APESC:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do SAESC, visando à gestão, à guarda, à preservação, à difusão e ao acesso às informações e aos documentos públicos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos, privados e comunitários com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades de arquivos;

III - propor ao titular do órgão central do SAESC a edição de atos normativos necessários ao aprimoramento e à implementação das políticas nacional e estadual de arquivos públicos, privados e comunitários;

IV - zelar pela observância da legislação que norteia o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito estadual, produzidos ou recebidos pelo Poder Público;

VI - subsidiar a elaboração de planos estaduais e municipais de desenvolvimento, com a definição de metas e de prioridades da PEAPPC;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos demais Poderes e órgãos públicos do Estado, bem como nos municípios catarinenses;

VIII - estimular a integração e a modernização de arquivos públicos, privados e comunitários;

IX - deliberar, após o recebimento do parecer técnico de que trata o inciso III do caput do art. 18 deste Decreto, e propor ao titular do órgão central do SAESC a declaração de interesse público e social de arquivos privados, nos termos do disposto no Capítulo V deste Decreto;

X - estimular a capacitação técnica dos profissionais que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SAESC;

XI - recomendar a tomada de providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à PEAPPC;

XII - elaborar o cadastro estadual de arquivos públicos, privados e comunitários, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIII - manter intercâmbio com outros órgãos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares à Arquivologia, para prover e receber informações técnicas;

XIV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas estaduais nas áreas de Educação, Cultura, Ciência e Tecnologia e Informação;

XV - propor e celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com órgãos e com entidades públicas e privadas, nacionais e internacionais, em matéria de interesse mútuo;

XVI - fornecer orientações para o arquivamento de documentos públicos em qualquer suporte, observada a legislação; e

XVII - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso às informações e aos documentos públicos, independentemente de sua forma ou natureza.

Seção I - Da Comissão de Avaliação de Acervos Privados (CAAP)

Art. 18. Fica instituída a CAAP, no âmbito do APESC, de caráter permanente, à qual compete:

I - propor ou receber as propostas de reconhecimento de acervos privados e comunitários de interesse público e social e instruir o respectivo processo;

II - convidar especialistas para análise e emissão de pareceres relativos a acervo privado e comunitário, quando necessário;

III - emitir parecer técnico sobre o interesse público e social do acervo privado para deliberação do APESC e posterior apreciação pelo titular do órgão central do SAESC; e

IV - subsidiar o monitoramento dos acervos declarados pelo Estado como de interesse público e social.

Art. 19. A CAAP será composta por 3 (três) membros e respectivos suplentes escolhidos entre os servidores do APESC.

§ 1º Os membros, incluindo Presidente e Secretário Executivo, serão designados por ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no DOE.

§ 2º Os membros da CAAP não receberão nenhum tipo de remuneração, e o exercício de suas atividades é considerado de relevante interesse público.

Art. 20. A CAAP se reunirá sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação fundamentada de seus membros.

§ 1º O quórum de aprovação da CAAP é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente da CAAP terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º As reuniões da CAAP serão lavradas em atas armazenadas em processos próprios no SGPe e deverão estar disponíveis à consulta de interessados.

Art. 21. O Presidente encaminhará ao órgão central do SAESC, anualmente, um relatório sobre as atividades realizadas no âmbito da CAAP.

Seção II - Das Câmaras Técnicas Consultivas

Art. 22. O APESC poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de elaborar estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da PEAPPC e do funcionamento do SAESC.

§ 1º As câmaras técnicas consultivas serão compostas por servidores do APESC e por representantes de instituições governamentais;

§ 2º Ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no DOE, formalizará as comissões e os respectivos membros.

§ 3º Poderão ser convidados especialistas para participarem das câmaras técnicas consultivas e/ou emitirem pareceres técnicos, quando necessário.

§ 4º Os membros e os convidados das câmaras técnicas consultivas não receberão nenhum tipo de remuneração, e o exercício de suas atividades é considerado de relevante interesse público.

CAPÍTULO V - DOS ARQUIVOS PRIVADOS E COMUNITÁRIOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL

Art. 23. São considerados arquivos privados de interesse público e social os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas naturais ou por instituições não governamentais que apresentem relação orgânica decorrente de processo natural de acumulação e que, em razão de seu valor probatório, informacional ou histórico, sejam assim reconhecidos, observado o disposto no art. 12 da Lei federal nº 8.159, de 1991.

§ 1º São automaticamente considerados arquivos privados de interesse público e social:

I - os documentos de natureza privada, tombados pelo Estado na forma da Lei nº 17.565, de 2018; e

II - os registros de nascimento, casamento e óbito constantes nos arquivos de entidades religiosas, produzidos anteriormente à vigência da Lei federal nº 3.071 , de 1º de janeiro de 1916, nos termos do art. 16 da Lei federal nº 8.159, de 1991.

§ 2º O órgão central do SAESC poderá celebrar instrumentos destinados a estabelecer regime especial de consulta aos documentos de que trata o § 1º deste artigo.

Art. 24. São considerados arquivos comunitários os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por grupos sociais, minorias ou comunidades que apresentem relação orgânica e que, em razão de seu valor de memória e identidade cultural, sejam assim reconhecidos pelo órgão central do SAESC.

Art. 25. Os arquivos privados que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento estadual poderão ser classificados como arquivos privados ou comunitários de interesse público e social, por meio de ato do titular do órgão central do SAESC, devidamente publicado no DOE.

§ 1º A classificação de que trata o caput deste artigo será precedida de manifestação técnica da CAAP e de deliberação do APESC.

§ 2º A classificação de que trata o caput deste artigo:

I - não transfere ao Estado os direitos relativos aos arquivos privados;

II - não implica o recolhimento automático dos arquivos privados ao APESC; e

III - não exclui a responsabilidade dos proprietários ou dos detentores pela guarda e pela preservação do acervo.

Art. 26. O proprietário, o detentor ou o responsável por arquivo privado ou comunitário declarado de interesse público e social será devidamente cientificado pelo órgão central do SAESC e deverá:

I - manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor;

II - comunicar previamente ao APESC a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro ou fora do território estadual, observado o disposto no § 2º deste artigo;

III - comunicar ao APESC a perda acidental, total ou parcial, de quaisquer documentos do arquivo, em um prazo máximo de 60 (sessenta) dias, contado da data do conhecimento do fato; e

IV - notificar o órgão central do SAESC, na hipótese de alienação do arquivo, para que exerça, em um prazo máximo de 60 (sessenta) dias, o direito à preferência de que trata o parágrafo único do art. 13 da Lei federal nº 8.159, de 1991, quando não houver interesse da União.

§ 1º O proprietário ou o detentor do arquivo privado declarado de interesse público e social poderá diligenciar com o APESC ou com outras instituições o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, à preservação e à divulgação do acervo.

§ 2º Os arquivos privados de interesse público e social não poderão ser exportados ou transferidos para o exterior e ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental.

CAPÍTULO VI - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. Na hipótese de classificação de documentos públicos como arquivos permanentes ou de arquivos privados ou comunitários como de interesse público e social, seja por declaração do titular do órgão central do SAESC ou por expressa classificação nas normas vigentes, deverá a APESC encaminhar ofício à Fundação Catarinense de Cultura (FCC) para eventuais providências quanto ao procedimento de tombamento do acervo, em razão do valor histórico, na forma da Lei nº 17.565, de 6 de agosto de 2018.

Art. 28. Na hipótese de extinção, fusão, incorporação ou reorganização de órgãos ou de entidades da Administração Pública Estadual, deverá ser assegurada a continuidade da guarda, da preservação e da destinação dos arquivos públicos, observadas as normas técnicas estabelecidas pelo órgão central do SAESC.

Art. 29. Fica o titular do órgão central do SAESC autorizado a baixar atos complementares necessários à execução deste Decreto, desde que não impliquem aumento de despesa.

Art. 30. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 31. Fica revogado o Decreto nº 1.444, de 23 de março de 1988.

Florianópolis, 27 de março de 2026.

JORGINHO MELLO

Henrique de Freitas Junqueira Vânio Boing