ICMS – Obrigações acessórias – Cancelamento de Nota Fiscal emitida – Circulação da mercadoria.

I. Uma vez emitida a Nota Fiscal Eletrônica e ocorrida a circulação da mercadoria, não é permitido o cancelamento do documento fiscal.

II. Para regularizar operação acompanhada de Nota Fiscal que foi cancelada indevidamente, após a circulação de mercadoria, o contribuinte deverá apresentar denúncia espontânea (artigo 529 do RICMS/2000).

Relato

1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP é o “comércio varejista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios - supermercados” (CNAE 47.11-3/02), relata que recebeu mercadoria, em 25/06/2025, confirmou a operação no mesmo dia e escriturou a Nota Fiscal. Contudo o fornecedor cancelou indevidamente essa Nota Fiscal e emitiu outra para substituí-la.

2. Acrescenta que sua empresa faz a apuração centralizada de ICMS, com a apropriação do crédito relativo à Nota Fiscal de entrada, emissão da Nota Fiscal de transferência de ICMS para o estabelecimento centralizador e posterior apuração do imposto devido com a entrega da escrituração mensal. Desse modo, questiona como regularizar sua situação.

Interpretação

3. Preliminarmente, depreende-se do relato que a mercadoria adquirida pela Consulente foi entregue acompanhada de uma Nota Fiscal que foi cancelada indevidamente pelo fornecedor após a entrega, com emissão de outra Nota Fiscal. Desse modo, adotaremos a premissa de que a segunda Nota Fiscal foi emitida sem que correspondesse a qualquer circulação posterior de mercadoria e que ela não foi escriturada pela Consulente.

3.1. Caso essa premissa não seja verdadeira, a Consulente poderá apresentar nova consulta, oportunidade em que, além de observar o disposto nos artigos 510 e seguintes do RICMS/2000, deverá informar todos os elementos relevantes para o integral conhecimento da situação fática.

4. Isso posto, é importante observar que, no caso relatado, não era permitido o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica emitida, uma vez que ocorreu a circulação da mercadoria (artigo 18, inciso I, alínea ‘a’, da Portaria CAT 162/2008).

5. Cabe registrar que o pedido de cancelamento de NF-e terá o seu deferimento ou indeferimento comunicado pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado. Uma vez deferido o pedido de cancelamento, não é possível que a Nota Fiscal retorne à situação anterior, pois ela deixa de possuir validade jurídica.

6. Nesse caso, considerando que a legislação paulista não traz previsão de nenhum instrumento adequado para a autorregularização pretendida e que a análise e determinação de procedimentos cabíveis para sanar irregularidades, em face de caso concreto, é da competência da área executiva da administração tributária, informamos que o contribuinte paulista poderá se valer do instituto da denúncia espontânea, previsto no artigo 529 do RICMS/2000, por meio do Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET, seguindo o procedimento descrito na seção de “Denúncia Espontânea”, no site do ICMS no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento, disponível em: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/icms/Paginas/Denúncia-Espontânea.aspx (acesso em 04/09/25).

7. Ante o exposto, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.