ICMS – Obrigações acessórias – Nota Fiscal Eletrônica – Informação da data de saída da mercadoria – Cancelamento de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) emitida sem que haja a circulação da mercadoria.

I. A legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico.

II. Na impossibilidade de definição da data de saída da mercadoria, quando da emissão da NF-e, o respectivo campo poderá ficar em branco, sem prejuízo da autorização de uso do documento fiscal.

III. A emissão de Nota Fiscal de entrada não tem o condão de cancelar Nota Fiscal de saída anteriormente emitida. É vedada a emissão de Nota Fiscal que não corresponda a uma efetiva entrada ou saída de mercadoria, salvo nas hipóteses expressamente previstas na legislação do IPI e do ICMS (artigo 204 do RICMS/2000).

IV. Nos casos em que houve a emissão de NF-e sem que tenha ocorrido circulação de mercadoria, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, contido no artigo 18 da Portaria CAT 162/2008.

V. A Decisão Normativa CAT 05/2019 dispõe sobre os procedimentos para o cancelamento de NF-e após o transcurso do prazo regulamentar.

Relato

1. A Consulente, enquadrada no Regime Periódico de Apuração – RPA, que declara, conforme registrado no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP, dentre suas atividades econômica, exercer o “comércio atacadista de outros produtos químicos e petroquímicos” (CNAE 46.84-2/99), ingressa com consulta sobre a emissão de NF-e em momento anterior a saída física da mercadoria.

2. Nesse contexto, a Consulente inicia sua consulta informando que, para otimizar sua logística, mantém seu estoque de mercadorias depositado em estabelecimento armazém paulista. Assim, ao realizar as vendas para seus clientes, as mercadorias saem fisicamente do estabelecimento armazém geral paulista e são encaminhadas diretamente para o endereço do adquirente. Para amparar essa operação, a Consulente emite NF-e, nos termos do artigo 8º do Anexo VII do RIMCS/2000, sob o CFOP 5.106 (venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, que não deva por ele transitar).

3. Ocorre que, em virtude de sua rotina operacional, a Consulente necessita emitir NF-e de venda com aproximadamente um dia de antecedência em relação à efetiva saída física do armazém geral. Explica que essa necessidade se dá por razões logísticas e operacionais, tais como: agendamento de transportadoras (que exigem agendamento prévio para coleta e disponibilização da NF-e para emissão de MDF-e); processos de separação, conferência, embalagem e paletização (são iniciadas apenas após a emissão da NF-e); otimização do fluxo de trabalho (emissão antecipada permite que a documentação esteja pronta para carregamento no dia seguinte); etc.

4. Diante do exposto, buscando a segurança jurídica para suas operações, e com fundamento nos artigos 2º, inciso I, e 125, inciso I, do RICMS/2000, bem como no artigo 8º de seu Anexo VIII, a Consulente indaga:

4.1. Está correto o entendimento de que a emissão da NF-e de venda com antecedência de um dia em relação à efetiva saída física da mercadoria do armazém geral paulista não resulta em irregularidade da operação?

4.2. Caso a NF-e de venda seja emitida com a antecedência de um dia, mas a saída física da mercadoria do armazém geral não se concretize (por cancelamento do pedido, problemas logísticos etc.), qual o procedimento fiscal correto e aceitável pelo Fisco para anular os efeitos fiscais desta NF-e, considerando que o fato gerador do ICMS não ocorreu?

4.2.1. Se o prazo de 24 horas para o cancelamento da NF-e (artigo 18 da Portaria CAT 162/2008) já tiver transcorrido, qual o procedimento a ser adotado para regularizar a situação e estornar o débito de ICMS gerado indevidamente? É possível a emissão de NF-e de entrada?

Interpretação

5. De início, cabe observar que o artigo 8º do Anexo VII do RICMS/2000 disciplina os procedimentos de emissão de Nota Fiscal em operações de saída de mercadoria depositada em armazém geral paulista por conta e ordem de estabelecimento depositante também situado no Estado de São Paulo, inclusive em relação à ordem de emissão das Notas Fiscais. A emissão pela referida ordem, permite que a NF-e emitida pelo armazém geral contenha a referência da NF-e emitida pelo depositante (em cumprimento ao §1º, item 3, daquele artigo). Assim, cronologicamente, primeiro deve ser emitida a NF-e pelo estabelecimento depositante (artigo 8º, caput) para apenas então poder ser emitida a NF-e pelo armazém geral (artigo 8º, §1º), sendo certo ainda que a NF-e emitida pelo depositante deverá acompanhar o transporte da mercadoria.

6. Feita essa consideração inicial, cabe registrar que, por regra, a data de saída das mercadorias deve estar consignada na Nota Fiscal (artigo 127, inciso I, “t”, do RICMS/2000, c/c. artigo 40 da Portaria CAT 162/2008). Entretanto, em virtude de questões de ordem operacional, nem sempre o emitente possui com acurácia essa informação no momento da emissão do documento fiscal eletrônico.

7. Isso considerado, e tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da informação relativa à data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico, na hipótese de não o ser, o sistema permite a transmissão e concessão da autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido).

7.1. Ressalta-se ainda que, em atendimento ao disciplinado no artigo 14, V, da Portaria CAT 162/2008, o DANFE deverá refletir o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e. Assim, não pode o emitente informar no DANFE, por qualquer meio, a data da efetiva saída, quando esta informação não for preenchida no arquivo da NF-e.

7.2. Recomenda-se que a Consulente mantenha registros e documentos que comprovem a efetiva ocorrência dos fatos, de modo a possibilitar, se necessário, a demonstração da regularidade da operação perante o Fisco. A fiscalização poderá, no exercício de sua competência, utilizar-se de indícios, estimativas e análise de operações anteriores, entre outros elementos, para verificar a materialidade da operação.

8. Assim, respondendo objetivamente ao questionamento 4.1., tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, a Consulente poderá emitir Nota Fiscal com um dia de antecedência à efetiva saída da mercadoria do estabelecimento armazém geral. Ademais, caso haja dificuldade em precisar a data de saída da mercadoria, a Consulente poderá emitir a NF-e sem essa informação, conforme já foi permitido em outras ocasiões por esta Consultoria Tributária – deverá, no entanto, manter registros e documentos que comprovem a efetiva ocorrência dos fatos e demonstrem a regularidade da operação perante o Fisco

9. Respondido o questionamento 4.1., passa-se à análise dos questionamentos contidos nos itens 4.2 e 4.2.1.

10. De plano, esclareça-se que nos casos em que não ocorrer a saída da mercadoria do estabelecimento a utilização de procedimento de devolução ou recusa de mercadoria, como a emissão de Nota Fiscal de entrada para anular os efeitos da NF-e anteriormente emitida, não está correta.

10.1. Recorda-se que, nos termos do artigo 204 do RICMS/2000, é vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados ou do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

11. Assim, o procedimento de emissão de Nota Fiscal de entrada para anular os efeitos da NF-e anteriormente emitida, e cuja operação de saída que amparava não ocorreu, mostra-se incorreto, não podendo ser aplicado ao caso em análise. Com efeito, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, dado que a emissão de Nota Fiscal de entrada não é prevista para cancelar uma NF-e emitida.

12. Assim, para a correção de situações como essa apresentada pela Consulente, em que houve a emissão indevida de NF-e sem que tenha ocorrido circulação de mercadoria, o procedimento correto é o de cancelamento da Nota Fiscal, expresso e legalmente previsto no artigo 18, inciso I, alínea “a”, da Portaria CAT 162/2008. Nos termos deste artigo, verifica-se que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas.

13. Todavia, o § 2º do referido artigo 18 da Portaria CAT-162/2008 estabelece que o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido fora do prazo regulamentar, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e. Nesse caso, recomenda-se ao contribuinte lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido.

14. Transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, não será possível efetuar o cancelamento através do sistema (artigo 18, § 2º, da Portaria CAT 162/2008). Nesse caso, deve ser observado o disposto na Decisão Normativa CAT nº 05/2019, que fornece os procedimentos a serem adotados na hipótese de cancelamento extemporâneo de Nota Fiscal. Consequentemente, após o transcurso do prazo máximo regulamentar, os contribuintes podem solicitar o cancelamento extemporâneo da NF-e por meio do Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET, conforme orientações dispostas no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo:https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx , cuja leitura recomenda-se.

15. Nestes termos, consideram-se respondidos os questionamentos efetuados pela Consulente.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.