O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, o SECRETÁRIO DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO e o SECRETÁRIO-CHEFE DA CONTROLADORIA-GERAL DO ESTADO, no uso das atribuições que lhes conferem o art. 42, §1º, inciso II, da Constituição do Estado do Tocantins,

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a padronização, interoperabilidade, integridade e rastreabilidade das informações administrativas, orçamentárias, financeiras e contratuais no âmbito do Poder Executivo Estadual;

CONSIDERANDO o interesse da Administração Pública Estadual em promover a eficiência, a transparência, a segurança da informação e a confiabilidade dos registros realizados nos sistemas corporativos de gestão;

CONSIDERANDO o disposto no Ofício nº 2120/2025 - RELT5, do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, que recomenda a adoção de procedimentos técnicos voltados à integração e à consistência entre os sistemas de controle dos atos administrativos e financeiros,

RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer diretrizes, padrões e procedimentos obrigatórios para a inserção, padronização e integração da numeração de processos administrativos, contratos e instrumentos aditivos nos sistemas administrativos, financeiros e documentais do Poder Executivo do Estado do Tocantins.

Art. 2º As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual que utilizem, no que couber, os seguintes sistemas:

I - Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado - Siafe-TO;

II - Sistema Integrado de Gestão Administrativa - SIGA;

III - Sistema de Gestão de Documentos - SGD.

Art. 3º Os dados relativos à identificação, numeração e vinculação de processos administrativos, contratos e aditivos deverão observar, obrigatoriamente, os padrões estruturais, os formatos e as regras de consistência definidos nesta Instrução Normativa e em seu Anexo Único.

Art. 4º Constituem obrigações administrativas, técnicas e operacionais permanentes dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, para fins de cumprimento desta Instrução Normativa:

I - observar rigorosamente os padrões oficiais de numeração de processos administrativos, contratos e aditivos definidos nesta Instrução Normativa;

II - assegurar que o número do contrato seja gerado exclusivamente no SIGA, vedada a criação manual, paralela ou conflitante de numeração em outros sistemas;

III - registrar, no Siafe-TO, o cadastro do contrato, inserindo o número único do contrato gerado no SIGA, gerando um número automático para fins de execução orçamentária, financeira e contábil;

IV - promover o retorno do número automático gerado no Siafe-TO ao SIGA, como condição para a celebração e a execução do contrato;

V - garantir a vinculação inequívoca entre o número do processo administrativo, o número do contrato e seus instrumentos aditivos nos sistemas corporativos;

VI - assegurar que eventuais aditivos contratuais utilizem, obrigatoriamente, a numeração padronizada do contrato principal;

VII - observar a ordem sequencial obrigatória entre cadastro, geração de numeração, registro financeiro e retorno sistêmico;

VIII - corrigir, de forma tempestiva, inconsistências ou erros identificados nos registros sistêmicos;

IX - evitar duplicidade, sobreposição ou divergência de numeração de processos e contratos.

Art. 5º O fluxo obrigatório para formalização contratual observará, necessariamente, as seguintes etapas:

I - cadastro do contrato no SIGA;

II - geração do número único do contrato no SIGA;

III - registro do contrato no Siafe-TO, com utilização do número gerado no SIGA;

IV - retorno ao SIGA do número automático gerado no Siafe-TO.

§1º É vedada a execução orçamentária ou financeira de contratos cujo fluxo descrito no caput não tenha sido integralmente concluído.

§2º O número automático gerado no Siafe-TO corresponde ao identificador sistêmico do registro contábil, não se confundindo nem substituindo o número único do contrato, que permanece sendo aquele gerado exclusivamente no SIGA.

Art. 6º No âmbito do Sistema de Gestão de Documentos - SGD, fica vedada a geração automática de numeração para a espécie documental “Contrato”.

I - A identificação numérica da espécie documental “Contrato”, quando registrada no SGD, deverá corresponder exclusivamente à numeração do contrato gerada no SIGA, vedada a criação de numeração própria, distinta ou paralela.

II - A inclusão da numeração do contrato no SGD dar-se-á de forma manual, até que seja efetivada a integração sistêmica entre o SGD, o SIGA e o Siafe-TO.

Art. 7º Até a efetiva integração sistêmica entre o SGD, o SIGA e o Siafe-TO, constituem obrigações transitórias dos órgãos e entidades:

I - realizar os registros de forma manual, observando integralmente os procedimentos descritos no Anexo Único;

II - assegurar a conferência cruzada das informações inseridas nos sistemas, de modo a prevenir divergências entre a numeração do processo administrativo, do contrato e dos registros contábeis.

Art. 8º Constituem obrigações internas dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual:

I - adotar medidas de orientação e capacitação dos servidores responsáveis pela alimentação dos sistemas;

II - observar as orientações técnicas e comunicados institucionais expedidos pelas Secretarias signatárias;

III - atender às solicitações de esclarecimento, saneamento ou ajuste formuladas pelos órgãos centrais signatários, pelo controle interno ou pelo controle externo;

IV - colaborar com ações de monitoramento, auditoria e fiscalização relacionadas à padronização instituída por esta Instrução Normativa.

Art. 9º Os procedimentos definidos nesta Instrução Normativa tornam-se obrigatórios para os atos praticados a partir de 1º de janeiro de 2026.

Parágrafo único. O disposto nesta Instrução Normativa não se aplica aos processos administrativos e contratos formalizados antes da data prevista no caput.

Art. 10 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

DONIZETH APARECIDO SILVA

Secretário de Estado da Fazenda

PAULO CÉSAR BENFICA FILHO

Secretário de Estado da

Administração

MURILO FRANCISCO CENTENO

Secretário da Controladoria-Geral do Estado

ANEXO ÚNICO DA INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA SEFAZ/

SECAD/CGE Nº 3/2025/GABSEC, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2025.

Procedimentos Operacionais para Cadastro de Contratos e

Geração de Numeração no SIGA e no Siafe-TO

1. Finalidade

Estabelecer o passo a passo operacional para a inclusão de informações contratuais, geração do número do contrato no SIGA e registro do número automático no SIAFE-TO, de forma padronizada e segura.

2. Etapa I - Cadastro do Contrato no SIGA

2.1 Identificação Institucional

a) Informar a Unidade Gestora responsável pelo contrato.

b) Informar o Ordenador de Despesas da Unidade Gestora.

2.2 Importação ou Criação do Processo

a) Selecionar se o processo será importado do módulo de compras do SIGA.

• Caso não tenha sido realizado pelo SIGA, selecionar a opção “Não Importar”.

• Na importação, o sistema preencherá automaticamente dados como modalidade, objeto e fornecedor.

b) Informar se o processo é:

• licitatório; ou

• de utilização/dispensa/inexigibilidade.

c) Informar o número do processo administrativo.

d) Selecionar a modalidade do processo.

e) Informar o número do edital, quando aplicável.

f) Descrever o objeto contratual, de forma clara e objetiva.

2.3 Seleção do Fornecedor

a) Filtrar o fornecedor pela razão social ou CNPJ e clicar em Buscar.

b) Para visualizar todos os fornecedores cadastrados, clicar diretamente em Buscar.

c) Selecionar o fornecedor desejado clicando na caixa de seleção.

d) Caso o fornecedor não conste na listagem, realizar o cadastro por meio da opção “Novo Fornecedor”.

2.4 Dados Contratuais

a) Informar o tipo de documento.

b) Informar o tipo de aquisição.

c) Informar o subtipo correspondente.

d) Informar o exercício do contrato.

e) Informar o período de vigência.

f) Informar a Unidade da Federação - UF.

g) Informar o município de execução contratual.

2.5 Geração do Número do Contrato

a) Clicar em Salvar Contrato.

b) Clicar em Gerar Número do Contrato.

• O sistema atribuirá automaticamente o número único, que será a identidade do contrato no SIGA.

c) A capa do contrato será automaticamente gerada pelo sistema.

3. Etapa II - Registro no Siafe-TO

Acessar o Siafe-TO e realizar o cadastro manual do contrato, inserindo o Número Único do Contrato gerado no SIGA.

4. Etapa III - Retorno ao SIGA

Retornar ao SIGA e inserir o número automático gerado pelo Siafe-TO, habilitando a celebração e a execução orçamentária e financeira do contrato.

5. Padrão de Composição dos Números

• Ano - 4 dígitos

• Código da unidade gestora - 5 dígitos

• Número sequencial - 6 dígitos

• Sequencial de aditivos - 2 dígitos