DA CONSULTA

A Consulente acima qualificada, dirige consulta protocolada sob o número 1359/2016 a esta Administração Tributária, nos moldes do Regulamento do Processo Administrativo Fiscal, aprovado pelo Decreto nº 856-E/94.

A Consulente, aduz que com o advento da nota fiscal eletrônica, estes documentos fiscais passaram a contar com arquivamento digital (arquivo XML), tanto para as notas fiscais emitidas quanto para as notas de entrada.

Pergunta: Mesmo procedendo com o arquivo em meio digital, ainda é necessário que sejam arquivados os documentos auxiliares da nota fiscal eletrônica (DANFEs)?

FUNDAMENTAÇÃO

Preliminarmente, importa observar que o instituto da consulta guarda obediência às disposições previstas na Lei Complementar 72/94, bem como, às normas contidas no Regulamento do Contencioso Administrativo Tributário, aprovado pelo Decreto nº 856/94.

Analisei as condições de admissibilidade do pedido e entendo estar suficientemente instruído e sintetizando a questão de mérito proposta, que trata de esclarecer dúvida sobre obrigação acessória.

As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NFe ou DANFE)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

O prazo de arquivamento é de pelo menos cinco anos.

A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo XML, assinado digitalmente e agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foi transmitido e autorizado. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte, porém isto não substitui a obrigação da guarda do XML da NF-e.

Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, a correta observação e o cumprimento dessas obrigações são imprescindíveis para que o contribuinte não venha a ser questionado futuramente pelas autoridades fiscais.

No caso, sendo a consulente emitente de NF-e, deve guardar somente os arquivos digitais das entradas e saídas pelo prazo mínimo de cinco anos, conforme disposto no Art. 287 do ICMS, abaixo transcrito:

Art. 287. Os documentos, os impressos de documentos, os livros da escrita fiscal e comercial, as faturas, as duplicatas, as guias, os recibos, os programas, e os arquivos magnéticos e os demais documentos que servirem de base à escrituração serão conservados durante o prazo de 5 (cinco) anos nos próprios estabelecimentos, para serem exibidos a fiscalização, quando exigidos.

§ 1º. O prazo previsto neste artigo interrompe-se por qualquer exigência fiscal relacionada com as operações ou prestações a que se refiram os livros ou os documentos, ou com os créditos tributários deles decorrentes.

§ 2º. Os livros e documentos fiscais que servirem de base a levantamentos fiscais que resultarem em lavratura de Auto de Infração, devem ser conservados até a solução definitiva do processo administrativo fiscal correspondente, ou até que ocorra a prescrição do crédito tributário decorrente das operações e prestações aludidas.

RESPOSTA

Ante o exposto, responde-se à consulente:

Pergunta: Mesmo procedendo com o arquivo em meio digital, ainda é necessário que sejam arquivados os documentos auxiliares da nota fiscal eletrônica (DANFEs)?

Resposta: Não. Somente é exigida a guarda da DANFE caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e. nesse caso, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação, pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

DESPACHO

Dê-se ciência ao interessado, entregando uma via desta, com contra recibo.

Forneça-se cópia ao Presidente do Contencioso Administrativo Fiscal.

Encaminhe-se à Diretoria do Departamento da Receita para conhecimento e demais providências necessárias.

Após, os autos da presente consulta deverão ser arquivados na repartição de origem, nos termos do artigo 80 e 81 da Lei 72 de 30 de junho de 1994.

Boa Vista – RR, 10 de maio de 2016.

Enias Peixoto de Oliveira

Chefe da Divisão de Procedimentos Administrativos Fiscais.