O GOVERNADOR DO ESTADO DO CEARÁ, no uso das atribuições que lhe confere o art.88, IV e VI, da Constituição Estadual; 

CONSIDERANDO o teor das Leis Federais nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação, nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, nº 14.129, de 29 de março de 2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública; 

CONSIDERANDO o teor das Leis n° 15.175, de 28 de junho de 2012, define regras específicas para a implementação do disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no âmbito da Administração Pública do Estado do Ceará, e nº 16.710, de 21 de dezembro de 2018, que dispõe sobre o modelo de gestão do Poder Executivo; 

CONSIDERANDO a Medida Provisória nº 2200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil; 

CONSIDERANDO o teor do Decreto Federal nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na Administração Pública Federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020; 

CONSIDERANDO o teor do Decreto n° 34.097, de 08 de junho de 2021, que dispõe sobre o processo eletrônico, o Número Único de Protocolo (NUP), o uso de assinatura eletrônica, e institui o Sistema Único Integrado de Tramitação Eletrônica (Suite) no âmbito do Poder Executivo do Estado do Ceará; 

CONSIDERANDO, a necessidade de fortalecer a governança digital do Estado do Ceará, alinhando-se às melhores práticas de gestão pública, proporcionando maior celeridade e confiabilidade à tramitação de processos eletrônicos, 

DECRETA:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Este Decreto consolida regras gerais sobre processo eletrônico, o Número Único de Protocolo (NUP), o uso de assinatura eletrônica e a implantação do Sistema Único Integrado de Tramitação Eletrônica (Suite), instituído pelo Decreto nº 34.097 , de 08 de junho de 2021, e dá outras providências.

Art. 2º Para efeito do disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I - processo administrativo: sequência de atos ordenados em uma lógica que demanda informação, análise, despacho, parecer ou decisão administrativa e necessita de trâmites para possibilitar à Administração Pública a prática de um ato administrativo.

II - assuntos processuais de natureza corporativa: são aqueles oriundos de atos relacionados às atividades instrumentais ou meio, que são necessários para prestação de serviços inerentes ao funcionamento dos órgãos e entidades, tais como: gestão de pessoas; modernização administrativa; planejamento e orçamento; material e patrimônio; contabilidade e finanças; controle interno; comunicação social; tecnologia da informação e comunicação; ouvidoria; gestão previdenciária; gestão corporativa das compras; gestão dos custos; ética; transparência; e correição, conforme dispõe o art. 8º da Lei nº 16.710, de 21 de dezembro de 2018;

III - assuntos processuais de natureza finalística: são aqueles oriundos de atos relacionados às atividades programáticas com funções típicas consubstanciadas em programas, projetos e serviços voltados à competência fim do órgão ou entidade, conforme dispõe a Lei nº 16.710, de 21 de dezembro de 2018;

IV - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou de tráfego de documentos e arquivos digitais;

V - cadastro do processo: é o ato pelo qual se realiza a abertura do processo com a formação dos autos, a partir do qual, portanto, ele passa a tramitar;

VI - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza, com identificação de autoria e data de criação;

VII - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio eletrônico, podendo ser:

a) documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado: o que é obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em meio digital.

VIII - assinatura eletrônica: dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas previstos na Lei Federal nº 14.063 , de 23 de setembro de 2020;

IX - certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;

X - certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente;

XI - tabela de temporalidade de documentos: instrumento aprovado por autoridade competente que determina os prazos de guarda e destinação final dos conjuntos documentais produzidos a partir das atividades desempenhadas pelo Estado.

XII - usuário interno: servidores, empregados públicos da Administração Direta e Indireta, bem como aqueles que mantenham relação contratual com o Poder Executivo Estadual, com acesso autorizado às informações produzidas ou custodiadas pela Administração no Suite;

XIII - usuário externo: representantes de pessoas jurídicas e pessoas físicas que figuram como partes interessadas do processo, com acesso autorizado, mediante cadastramento prévio, às informações produzidas ou custodiadas pela Administração.

CAPÍTULO II - DA GESTÃO DO SISTEMA ÚNICO INTEGRADO DE TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA (SUITE)

Art. 3º O Sistema Único Integrado de Tramitação Eletrônica (Suite), instituído pelo Decreto nº 34.097 , de 08 de junho de 2021, como o sistema de gestão e tramitação de processos eletrônicos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual, passa a ser o Protocolo Único do Estado para abertura de novos processos administrativos, de acordo com cronograma e diretrizes estabelecidos e oficiados pela Secretaria do Planejamento e Gestão (Seplag).

Parágrafo único. A gestão, a manutenção e a evolução do Suite compete à Seplag, na qualidade de Órgão Gestor.

Art. 4º Ato normativo do Secretário do Planejamento e Gestão regulamentará as regras e diretrizes:

I - da gestão e utilização do Suite;

II - da liberação e gestão de acesso dos usuários ao Suite

III - do processo eletrônico;

IV - das formas de cadastro do processo e de geração do NUP;

V - das formas de identificação inequívoca do signatário;

VI - de gestão do legado e da consulta aos processos físicos.

Art. 5º Ficam vedadas iniciativas para implantar sistema semelhante e/ou com a mesma finalidade do Suite.

CAPÍTULO III - REGRAS GERAIS DE PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 6º Os atos e procedimentos administrativos devem observar o contido nas Leis Federais nº 13.726, de 8 de outubro de 2018, que racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação, e nº 14.129, de 29 de março de 2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública.

Art. 7º O uso de meio eletrônico no cadastro e na tramitação de processos administrativos será admitido nos termos deste Decreto.

Art. 8º Os processos administrativos receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado pelo Suite.

§ 1º A utilização do NUP será obrigatória para cadastro de processos administrativos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.

§ 2º O NUP a que se refere o caput deste artigo não abrange os protocolos de atendimento de serviços e demandas que não constituem processos administrativos.

Art. 9º Os processos administrativos eletrônicos são compostos por documentos nato-digitais e digitalizados ordenados que ensejam um ato administrativo e devem ser protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados.

Art. 10. Os processos administrativos poderão ser cadastrados e tramitados por usuários do Suite, que deverão observar que sua instrução seja de acordo com o disposto em legislação geral ou específica, atendendo-se à celeridade, economicidade, simplicidade, desburocratização e utilidade dos trâmites.

§ 1º Fica vedada a inclusão de documentos desnecessários à instrução processual.

§ 2º As referências às leis, decretos e demais atos normativos publicados em Diário Oficial devem ser feitas informando os dados da publicação ou por meio de links de direcionamento, salvo casos previstos em legislação específica que recomende cópia da publicação anexa aos autos.

§ 3º Os documentos anexados devem estar otimizados ou compactados a fim de racionalizar o tamanho do processo.

§ 4º O usuário do Suite deverá observar o tamanho do processo estabelecido pelo sistema antes de criar e/ou anexar novos documentos, e caso esteja próximo ao limite, deve abrir novo processo e apensar ao existente para dar prosseguimento.

§ 5º É de responsabilidade do usuário do Suite observar a correta instrução processual, o fluxo e ritos que o processo deve ter, assim como o momento adequado para solicitar a assinatura dos gestores em atos e minutas de decreto.

Art. 11. Para fins de composição dos processos administrativos eletrônicos no âmbito do Suite, considera-se:

I - os documentos produzidos no âmbito do sistema como originais para todos os efeitos legais;

II - os documentos nato-digitais, assinados eletronicamente, anexados ao processo eletrônico como originais para todos os efeitos legais;

III - que os documentos digitalizados e juntados aos processos constantes no sistema preservam a mesma força probante do documento que os originou, para todos os efeitos legais, observando o disposto no art. 12 deste Decreto

IV - que para a impugnação da integridade do documento digitalizado deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração.

Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

§ 1º A conferência prevista no caput deste artigo poderá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópias autenticadas administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º A Administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e

III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º deste artigo.

§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.

Art. 13. O interessado poderá enviar eletronicamente ou protocolizar documentos digitais para juntada aos autos.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos arts. 14 e 15 deste Decreto.

Art. 14. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 15. A Administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades, ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art. 16. Os documentos eletrônicos produzidos e anexados no âmbito do Suite poderão ter sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica, observando o disposto no art. 17 deste Decreto.

CAPÍTULO IV - DA ASSINATURA ELETRÔNICA E INTERAÇÕES

Art. 17. Observando os termos da Lei Federal nº 14.063 , de 23 de setembro de 2020, para efeitos deste Decreto, as assinaturas eletrônicas são classificadas em:

I - assinatura eletrônica simples:

a) a que permite identificar o seu signatário;

b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.

II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitidos pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) estar associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utilizar dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) estar relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior seja detectável;

III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2 , de 24 de agosto de 2001.

§ 1º Os 3 (três) tipos de assinatura referidos nos incisos I, II e III, do caput deste artigo, caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular, sendo a assinatura eletrônica qualificada a que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, padrões e procedimentos específicos.

§ 2º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso.

§ 3º Devem ser asseguradas formas de revogação ou de cancelamento definitivo do meio utilizado para as assinaturas previstas neste Decreto, sobretudo em casos de comprometimento de sua segurança ou de vazamento de dados.

§ 4º A assinatura eletrônica simples será admitida para as hipóteses cujo conteúdo da interação não envolva informações protegidas por grau de sigilo e não ofereça risco direto de dano a bens, serviços e interesses do ente público, incluído o envio de documentos digitais ou digitalizados e o recebimento de número de protocolo decorrente da ação.

§ 5º A assinatura eletrônica avançada será admitida para as hipóteses previstas no § 4º deste artigo e nas de interação com o ente público que, considerada a natureza da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:

I - as interações eletrônicas entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado e os entes públicos que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo;

II - a manifestação de vontade para a celebração de contratos, convênios, acordos, termos e outros instrumentos sinalagmáticos bilaterais ou plurilaterais congêneres;

III - os atos relacionados a autocadastro, como usuário particular ou como agente público, para o exercício de atribuições, em sistema informatizado de processo administrativo eletrônico ou de serviços;

IV - as decisões administrativas referentes à concessão de benefícios assistenciais, trabalhistas, previdenciários e tributários que envolvam dispêndio direto ou renúncia de receita pela Administração Pública;

V - as declarações prestadas em virtude de lei que constituam reconhecimento de fatos e assunção de obrigações;

VI - o envio de documentos digitais ou digitalizados em atendimento a procedimentos administrativos ou medidas de fiscalização; e

VII - a apresentação de defesa e interposição de recursos administrativos.

§ 6º As assinaturas eletrônicas simples e avançada serão admitidas nas hipóteses previstas nos §§ 4º e 5º deste artigo e nos seguintes casos:

I - nas interações entre todos órgãos e entidades do Poder Executivo;

II - quando convencionado entre órgãos e entidades do Poder Executivo e de outros poderes;

III - desde que admitida pelas partes como válida ou aceita pela pessoa a quem for oposto o documento.

§ 7º A assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação com os órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual e com outros entes públicos e privados, inclusive nas hipóteses mencionadas nos §§ 4º, 5º e 6º deste artigo.

§ 8º É obrigatório o uso de assinatura eletrônica qualificada:

I - nos atos assinados pelo Chefe do Poder Executivo, por Secretários de Estado ou por titulares de órgãos e entidades do Poder Executivo;

II - nas demais hipóteses previstas em lei.

§ 9º No caso de conflito entre normas vigentes ou de conflito entre normas editadas por entes distintos, prevalecerá o uso de assinaturas eletrônicas qualificadas.

§ 10. Os sistemas de informação e de comunicação desenvolvidos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo, observarão o disposto neste Decreto em relação ao uso de assinatura eletrônica.

§ 11. O órgão ou entidade do Poder Executivo Estadual informará em sítio à disposição na internet os requisitos e os mecanismos estabelecidos internamente para reconhecimento de assinatura eletrônica avançada.

CAPÍTULO V - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. O Suite estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

Art. 19. As atividades no âmbito do Suite serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário local do Estado do Ceará.

§ 1º Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até às 23h 59min e 59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos).

§ 2º Não serão considerados, para fins de registro, o horário inicial da conexão do usuário à internet, o horário inicial do acesso do usuário ao Suite ou os horários registrados pelos equipamentos do remetente.

Art. 20. O uso inadequado do Suite sujeitará o usuário à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 21. Os atos processuais deverão ser realizados exclusivamente em meio eletrônico, exceto na hipótese de indisponibilidade técnica do Suite de caráter prolongado ou que possa gerar prejuízos em razão da urgência do processo, que não possa aguardar o restabelecimento do sistema.

Art. 22. Competirá à Direção e Gerência Superior dos órgãos e entidades do Poder Executivo assegurar o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico.

Art. 23. Os casos omissos ou excepcionais serão dirimidos ou regulamentados Seplag, que poderá expedir materiais de apoio, orientações e normas complementares a este Decreto.

Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto nº 34.097, 08 de junho de 2021.

PALÁCIO DA ABOLIÇÃO, DO GOVERNO DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza, aos 15 de abril de 2025.

Elmano de Freitas da Costa

GOVERNADOR DO ESTADO DO CEARÁ