O Diretor Geral do Departamento Estadual de Trânsito, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 38 do Decreto nº 20.424 de 26 de janeiro de 2004,

Resolve

Art. 1º Esta Portaria institui o Peticionamento Eletrônico como forma oficial de recebimento da documentação pelo Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão e estabelece procedimentos específicos a serem observados no processo eletrônico.

CAPÍTULO I - DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os efeitos desta portaria considera-se:

I - Assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, podendo-se dar das seguintes formas:

a) assinatura digital: assinatura baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; ou

b) assinatura cadastrada: registro realizado por meio de login e senha, obtidos mediante prévio credenciamento de acesso de usuário;

II - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, feita por meio de elemento de verificação inserido no próprio documento, ou por declaração de pessoa investida de autoridade para tanto;

III - Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

IV - Digitalização: conversão fiel da imagem de um documento para código digital;

V - Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa natural ou jurídica no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;

VI - Documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

VII - documento externo: documento de origem externa carregado no SIGEP-DETRAN/MA;

VIII - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;

IX - categoria de acesso: classificação quanto ao nível de acesso (pública, restrito ou sigiloso) de documentos e processos eletrônicos no SIGEP-DETRAN/MA, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

X - nível de acesso: controle de acesso de usuários internos a processos e documentos no SIGEP-DETRAN/MA quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

a) público: com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;

b) restrito: quando se tratar de informação sigilosa não classificada; e

c) sigiloso: quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos temos dos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado;

XI - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido, recebido ou autuado no Departamento Estadual de Trânsito;

XII - OCR (Optical Character Recognition): tecnologia de reconhecimento de caracteres que possibilita a obtenção, a partir de um arquivo de imagem, arquivo de texto passível de ser pesquisado por termos;

XIII - peticionamento eletrônico: petição ou documento enviado eletronicamente por usuário externo, por meio de ferramenta específica disponibilizada pelo Departamento Estadual de Trânsito, com a finalidade de instaurar processo ou ser juntado a autos de processo em andamento, bem como para requerer informação ou vista de autos;

XIV - processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;

XV - protocolo central: setor responsável por executar as atividades de protocolo no âmbito do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão;

XVI - setor: divisão ou subdivisão da estrutura organizacional do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão;

XVII - Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Processos - SIGEP - DETRAN/MA: sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão. - DETRAN/MA;

XVIII - tramitação: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SIGEP-DETRAN/MA;

XIX - usuário externo: qualquer pessoa natural ou jurídica autorizada a acessar ou atuar em processos eletrônicos que não seja caracterizada como usuário interno ou usuário colaborador.

Art. 3º O peticionamento eletrônico poderá ser utilizado por pessoa natural ou jurídica que figure como parte ou interessada em processo administrativo no âmbito do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão.

§ 1º No caso de pessoa natural, o cadastro de usuários dar-se-á com o fornecimento de informações pessoais e apresentação da documentação exigida, nos termos do art. 9º desta Portaria.

§ 2º No caso de pessoa jurídica, o cadastro será feito por pessoa natural investida dos devidos poderes de representação, sujeitos à verificação documental pela área técnica/triagem.

CAPÍTULO II - DO PROCESSO ELETRÔNICO DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DO MARANHÃO - DETRAN/MA.

Art. 4º Todos os documentos no âmbito do SIGEP-DETRAN/MA integrarão processos eletrônicos.

§ 1º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de peticionamento eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados nos termos do § 2º somente será necessária nas hipóteses previstas nos § 5º e § 6º, ou quando a lei ou regulamento expressamente o exigirem.

§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados nos termos do § 2º são de responsabilidade do usuário externo, que responderá por eventuais adulterações ou fraudes pelas vias administrativa, civil e criminal.

§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início a diligências de verificação do documento impugnado.

§ 6º O Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão poderá exigir, a seu critério, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, dos originais de documentos digitalizados juntados, por iniciativa de usuários internos ou externos, a autos de processos eletrônicos que tenham tramitado ou estejam em curso na pasta.

Art. 5º O processo eletrônico deverá ser gerado e mantido de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - instauração em ordem cronológica, lógica e contínua;

II - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e

III - nível de acesso atribuído individualmente a cada documento, permitida a reclassificação quando necessária.

IV - proteção à confidencialidade e integridade de todos os dados pessoais.

Art. 6º A situação da tramitação de documentos sem restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento e sem formalidades, através do login de acesso do interessado, este definido na forma do art. 9º da Lei nº 9.784/1999 , na própria página de peticionamento eletrônico no portal do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA na internet.

§ 1º Sem prejuízo do disposto na legislação sobre o acesso à informação e no Regimento Interno do DETRAN/MA, a consulta a documentos com algum tipo de restrição de acesso ocorrerá diretamente pelo SIGEP-DETRAN/MA, no caso de pessoa que figure como parte ou interessada no processo e que tenha acesso deferido aos autos eletrônicos, ou mediante requerimento:

I - de vistas, através de formulário próprio disponibilizado no próprio portal do DETRAN/MA;

II - dirigido por correio eletrônico à chefia da unidade, que determinará a juntada da mensagem, em formato PDF, aos autos do processo;

III - encaminhado por via postal ao Chefe de Gabinete ou ao Protoloco, que digitalizará e incluirá a correspondência nos autos do processo;

IV - realizado por meio do Serviço de Informações SIGEP-DETRAN/MA do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão.

§ 2º Os requerimentos de vista ou de cópia de documentos sem restrição de acesso ou aos quais o interessado já possua acesso diretamente pelo sistema serão indeferidos e não suspenderão os prazos de defesa, recurso administrativo, ou de qualquer outra manifestação.

CAPÍTULO III - DO ACESSO E CREDENCIAMENTO DE USUÁRIO EXTERNO

Art. 7º O usuário externo, mediante credenciamento, poderá:

I - encaminhar requerimentos, petições e documentos para juntada aos autos de processos nos quais configure como parte ou pessoa interessada e habilitada;

II - acompanhar a tramitação dos processos;

III - receber notificações relativos aos processos em que figure como parte ou interessado;

IV - requerer vista dos autos, mediante disponibilização da área competente;

V - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA mediante autorização da área competente.

Art. 8º O credenciamento e o acesso de usuário externo são pessoais e intransferíveis e dar-se-ão mediante solicitação efetuada no sítio eletrônico do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA, seguida de envio da documentação exigida, nos termos do art. 9º desta Portaria.

§ 1º A solicitação de credenciamento e acesso de usuário externo será analisada e, se regular, deferida por usuário interno com perfil de administrador.

§ 2º É vedado ao usuário externo cadastrar-se mais de uma vez no Sistema.

§ 3º Em caso de necessidade de alteração de dados pessoais, o usuário externo deverá atualizar o seu cadastro, por meio do formulário disponível no Portal, o qual deverá ser submetido, exclusivamente, por peticionamento eletrônico, utilizando-se o login e senha do solicitante.

Art. 9º Para o credenciamento de acesso, o usuário externo deverá preencher o formulário disponível no sítio eletrônico do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA e encaminhar à Pasta os seguintes documentos;

I - cópia autenticadas dos documentos de identidade e Cadastro de Pessoa Física - (CPF);

II - cópia de comprovante de endereço;

§ 1º O usuário externo é responsável pela veracidade das informações prestadas e documentação encaminhada, sendo facultado ao DETRAN/MA solicitar documentação complementar para a efetivação do cadastro.

§ 2º O Resultado da análise da documentação será informado ao usuário por mensagem eletrônica.

Art. 10. O credenciamento de acesso ficará condicionado à aceitação das condições regulamentares que disciplinam o SIGEP-DETRAN/MA e o processo eletrônico, ficando o usuário sujeito a responsabilização administrativa, civil e penal em caso de utilização indevida do sistema ou de suas funcionalidades.

Art. 11. São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo, em nenhuma hipótese, admitida qualquer alegação de uso indevido ou por terceiros;

II - a autenticidade dos documentos digitalizados e enviados;

III - a equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;

IV - o encaminhamento de documentos em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pelo Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA no que se refere à formatação e tamanho do arquivo, inclusive quanto à utilização preferencial da tecnologia OCR;

V - a conservação, até que decaia o direito administrativo de rever os atos praticados no processo, dos originais dos documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico, os quais, se solicitado, deverão ser apresentados no Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA para conferência;

VI - a consulta diária ao endereço de e-mail cadastrado e ao SIGEP-DETRAN/MA, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VII - a atualização de seus dados cadastrais no SIGEP-DETRAN/MA; e

VIII - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o SIGEP-DETRAN/MA não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.

§ 1º A não obtenção de acesso ou credenciamento no SIGEP-DETRAN/MA, ou eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis a falha do SIGEP-DETRAN/MA não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações ou inobservância de prazos processuais.

§ 2º Cabe ao usuário manter sempre atualizado o endereço de e-mail fornecido para cadastro de usuário externo, bem como assegurar a viabilidade de recebimento de mensagens eletrônicas.

Art. 12. Após a realização do cadastro de usuário externo no site e o recebimento dos documentos pertinentes, o Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA terá até 5 (cinco) dias úteis para liberar o acesso ou informar eventual pendência na documentação.

Art. 13. Os dados pessoais informados serão utilizados única e exclusivamente para execução de atividades referentes à competência do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA, em estrito cumprimento a Lei nº 13.709 , de 14 de agosto de 2018.

CAPÍTULO IV - DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO E PRAZOS

Seção I - Dos Aspectos Gerais

Art. 14. O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SIGEP-DETRAN/MA, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos, os seguintes dados:

I - número do processo;

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

III - data e horário do recebimento da petição; e

IV - identificação do signatário da petição.

Art. 15. A partir da implementação de funcionalidade de emissão e gestão de procurações eletrônicas pelos usuários externos SIGEP-DETRAN/MA, serão aceitas procurações emitidas e assinadas diretamente no referido sistema.

Art. 16. Os documentos originais em suporte físico cujo encaminhamento eletrônico seja tecnicamente inviável ou cuja análise física pela área técnica seja imprescindível deverão ser protocolizados no Protocolo Central do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA, ou enviados por via postal.

Parágrafo único. Os documentos cujo encaminhamento eletrônico seja tecnicamente inviável ou cuja análise pela área técnica seja imprescindível serão descritos no Portal do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA ou no próprio sistema por meio do qual for feito o peticionamento, em campo específico.

Seção II - Da Disponibilidade do Sistema

Art. 17. O SIGEP-DETRAN/MA estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade por motivo técnico ou em razão de manutenção programada.

§ 1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA na Internet e realizadas, preferencialmente, no período da 0h (zero) hora dos sábados às 22h (vinte e duas horas) dos domingos ou da 0h (zero hora) às 6h (seis horas) nos demais dias da semana.

§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SIGEP-DETRAN/MA quando:

I - for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6h (seis horas) e as 23h (vinte e três horas);

II - ocorrer entre as 23h (vinte e três horas) e as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos).

Art. 18. Considera-se indisponibilidade do SIGEP-DETRAN/MA a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - consulta aos autos digitais; ou

II - peticionamento eletrônico diretamente pelo SIGEP-DETRAN/MA;

Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SIGEP-DETRAN/MA as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, ou qualquer outra impossibilidade técnica decorrente de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

Art. 19. A indisponibilidade do SIGEP-DETRAN/MA será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão, a qual divulgará, periodicamente, em página própria no Portal do Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão na internet, relatórios de interrupções de funcionamento contendo, pelo menos, as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e

II - relação dos serviços que ficaram indisponíveis.

Seção III - Dos Prazos

Art. 20. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão.

§ 1º Salvo disposição em contrário, o ato processual realizado por meio eletrônico será considerado tempestivo quando efetivado até as 23h59min59 (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º Não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou do Distrito Federal na contagem dos prazos relativos a processos em tramitação no Departamento Estadual de Trânsito do Maranhão - DETRAN/MA.

§ 3º Em caso de indisponibilidade do DETRAN/MA, os prazos com vencimento na data da ocorrência serão prorrogados para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Revogam-se as disposições em contrário.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Hewerton Carlos Rodrigues Pereira

Diretor-Geral DETRAN/MA