O Prefeito Municipal de Vitória, Capital do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições que lhes são conferidas pelo Art. 113, Inciso III e V, da Lei Orgânica do Município de Vitória,

Decreta:

Art. 1º Este Decreto dispõe sobre uso de meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos da administração pública municipal direta.

Art. 2º Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

IV - juntada - anexação de documentos aos autos do processo administrativo eletrônico.

Art. 3º São objetivos deste Decreto:

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

Art. 4º A partir da publicação deste Decreto, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico.

§ 1º O disposto no caput não se aplica:

I - ao acervo de processos físicos existentes na data de publicação deste ato e que não forem convertidos ao formato eletrônico;

II - às situações em que a utilização do meio eletrônico for tecnicamente inviável;

III - em caso de indisponibilidade do sistema, cujo prolongamento possa causar danos relevantes à celeridade do processo.

§ 2º No caso das exceções previstas no § 1º e sendo os autos eletrônicos, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos físicos, desde que, posteriormente, o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto neste Decreto e atos complementares.

§ 3º Fica autorizada a conversão de processos administrativos físicos em curso ao formato digital, obedecidas as diretrizes constantes
deste Decreto e de ato complementar da Secretaria de Gestão, Planejamento e Comunicação.

§ 4º Realizada a conversão a que diz respeito o § 3º, deste artigo, é defesa a juntada de novos documentos ao processo físico, bem como sua tramitação, a qualquer finalidade que seja.

Art. 5º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.

§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.

§ 2º O disposto neste artigo não se aplica às situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.

Art. 6º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processos, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, deste artigo, se o Sistema Informatizado se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema e restauração do funcionamento da plataforma.

Art. 7º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.

Art. 8º O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

Art. 9º Para todos os efeitos legais, serão adotadas as seguintes classificações dos documentos constantes do processo administrativo:

I - Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente nas formas previstas neste decreto serão considerados originais;

II - Os documentos digitalizados e enviados diretamente pelo interessado terão valor de cópia simples;

III - Os documentos resultantes de digitalização, por servidor do Município, de originais físicos, de cópias autenticadas em cartório ou de cópia autenticada administrativamente terão valor de cópia autenticada administrativamente;

IV - Os documentos resultantes de digitalização, por servidor do Município, de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei o exigir ou nas hipóteses previstas neste Decreto.

Art. 10. A digitalização de documentos físicos recebidos de terceiros ou produzidos no âmbito do Município deverá ser acompanhada de certificação de sua integridade, pelo servidor responsável pela juntada aos autos eletrônicos, havendo a presunção de boa-fé dos servidores e dos usuários dos serviços públicos.

Parágrafo único. A certidão a que se refere o caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Art. 11. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

Art. 12. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado e produzido no âmbito de seus órgãos ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Art. 13. A Secretaria de Gestão, Planejamento e Comunicação, em parceria com a Subsecretaria de Tecnologia da Informação - SEMFA/SUB-TI, estabelecerá políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais, prevendo, no mínimo:

I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas;

II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.

Art. 14. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, serão observados os prazos definidos em lei para a prática do ato respectivo.

Art. 15. É vedada a recusa imotivada de recebimento de documentos para fins de autuação do processo administrativo eletrônico.

Art. 16. A Secretaria de Gestão, Planejamento e Comunicação editará normas complementares que se façam necessárias a execução das atividades descritas neste Decreto.

§ 1º As normas complementares a que se referem o caput deverão prever, no mínimo:

I - Regime especial de tramitação eletrônica durante os efeitos da pandemia do novo CORONAVÍRUS - CONVID19;

II - Instituição e identificação do sistema a ser adotado para fins de tramitação dos processos eletrônicos;

III - Critérios para definição da tramitação dos autos sob o regime de urgência;

IV - As regras de autuação, juntada de documentos e tramitação do processo administrativo eletrônico;

V - Forma de acesso à integra do processo, para fins de vista pessoal do interessado;

VI - Regras de classificação e avaliação dos documentos, bem como definição dos formatos de arquivos aceitos;

VII - Regras de arquivamento e eliminação dos documentos e processos administrativos eletrônicos e físicos;

VIII - Critérios de guarda de documentos considerados de valor permanente;

IX - Critérios de conversão de autos físicos em eletrônicos;

X - Regras de tramitação e gestão do acerco processual físico existente e não convertido ao formato eletrônico.

§ 2º Até que sejam publicados os atos mencionados no caput, a tramitação dos processos administrativos, em meio eletrônico ou físico, será realizada no Sistema de Informação de Processo Administrativo - SIPAD, seguindo as regras previstas no manual de gestão de documentos oficiais do Município.

Art. 17. Em razão do estado de calamidade pública, decorrente da pandemia do novo CORONAVÍRUS - COVID19, ficam convalidados todos os atos processuais praticados em formato eletrônico, realizados em data anterior à vigência deste Decreto e até a publicação dos atos normativos complementares previstos no artigo anterior.

Parágrafo único. O disposto no caput aplica-se às conversões de feitos do formato físico ao eletrônico, para fins de manutenção do funcionamento das unidades administrativas do Município em trabalho remoto, no período mencionado.

Art. 18 . Fica revogado o Decreto 17.447, de 19 de julho de 2018.

Art. 19. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio Jerônimo Monteiro, em 06 de maio de 2020.

Luciano Santos Rezende

Prefeito Municipal