Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016


 Publicado no DOU em 20 jan 2016


Altera a Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013, que dispõe sobre a transmissão e a entrega de documentos digitais nos casos que especifica.


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(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1949 DE 12/05/2020 e pela Instrução Normativa RFB Nº 1928 DE 24/03/2020):

O Secretário da Receita Federal do Brasil, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e XXVI do art. 280 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista o disposto no parágrafo único do art. 2º e nos arts. 64-A e 64-B do Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972, no art. 16 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, na Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010, na Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006, e nas diretrizes do Padrão de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-PING),

Resolve:

Art. 1º Os arts. 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 8º, 9º, 11, 14 e 17 da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013, passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 1º A entrega de documentos na Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), no formato digital denominado Portable Document Format (PDF), padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), bem como nos formatos de compactação de dados de extensões denominadas ".zip" e ".rar", para juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, será realizada nos termos desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. .....

.....

IV - arquivos não pagináveis, os documentos digitais em formatos relacionados no Anexo II, os quais não podem ser convertidos para o formato PDF sem perda de informação, resolução ou característica que resultem no comprometimento da análise do conteúdo." (NR)

"Art. 2º A entrega de documentos digitais na forma prevista no art. 1º será efetivada por solicitação de juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, por intermédio da utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) ou mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.

§ 1º Para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, a utilização do PGS é obrigatória.

§ 2º Havendo indisponibilidade do PGS, as pessoas jurídicas constantes do § 1º, excepcionalmente, poderão se utilizar do atendimento presencial da RFB para a entrega dos documentos digitais.

§ 3º A indisponibilidade de que trata o § 2º:

I - será caracterizada pela existência de falha no programa que impeça a respectiva transmissão; e

II - deverá ser demonstrada pelo contribuinte.

§ 4º Será indeferido sumariamente o pedido relativo à utilização do atendimento presencial a que se refere o § 2º, quando ausente a condição prevista no inciso II do § 3º.

§ 5º Na hipótese prevista no inciso IV do parágrafo único do art. 1º, a entrega de arquivos digitais deverá ser realizada nos formatos de compactação de dados de extensões ".zip" ou ".rar", observada a nomenclatura de arquivos digitais estabelecida na planilha constante do Anexo I." (NR)

"Art. 3º A solicitação de juntada de documentos digitais, nos termos previstos no caput do art. 2º, ocorrerá mediante transmissão de arquivo digital por meio do PGS disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço , com assinatura digital válida.

Parágrafo único. Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o dossiê digital de atendimento, ou o seu procurador habilitado mediante "Procuração para o Portal e-CAC", com opção "processos digitais", poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS." (NR)

"Art. 4º .....

.....

§ 3º O arquivo digital de que trata o § 1º deverá ter a seguinte nomenclatura:

I - "Sodea - Assinado.pdf", no caso de Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento assinada digitalmente; ou

II - "Sodea.pdf", no caso de Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento assinada manualmente." (NR)

"Art. 5º .....

§ 1º .....

I - requerimento com a especificação do serviço pretendido, apresentado em formulário próprio disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço eletrônico informado no caput do art. 3º;

.....

§ 2º A documentação de que trata o § 1º deverá ser apresentada em arquivos digitais distintos, nos termos e condições previstos no Anexo I." (NR)

"Art. 8º Para solicitação da juntada de documentos digitais a processo digital existente, deverão ser apresentados os documentos previstos nos incisos I a III do § 1º do art. 5º, observadas as disposições contidas no Anexo I." (NR)

"Art. 9º .....

.....

§ 3º O Read deverá ser assinado manual ou eletronicamente na forma estabelecida nos §§ 1º e 2º do art. 4º.

§ 4º A assinatura firmada no Read equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem a documentos sob a sua guarda.

§ 5º O Read deverá ser gravado no mesmo dispositivo móvel, em pasta distinta daquela em que se encontra gravada a documentação apresentada, com a seguinte nomenclatura:

I - "Read - Assinado.pdf", no caso de arquivo digital contendo Read assinado digitalmente; ou

II - "Read.pdf", no caso de arquivo digital contendo Read assinado manualmente.

§ 6º A solicitação de juntada de documentos digitais a dossiê digital de atendimento nas unidades de atendimento deverá ser realizada conforme o disposto no art. 7º." (NR)

"Art. 11. .....

.....

Parágrafo único. Poderão ser aceitos outros dispositivos móveis de armazenamento diferentes dos especificados no caput desde que previamente consultada a unidade de atendimento da RFB sobre a existência de elementos de hardware e software necessários à realização da leitura dos arquivos digitais." (NR)

"Art. 14. Cabe ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo do documento digital entregue e sua correspondência com o original, inclusive em relação ao documento digital por ele entregue para recepção e juntada aos autos pelo agente público." (NR)

"Art. 17. A Coaef poderá promover alterações no conteúdo dos anexos desta Instrução Normativa, bem como editar as normas complementares para o cumprimento das disposições nela contidas." (NR)

Art. 2º O Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 2013, fica substituído pelo Anexo I desta Instrução Normativa.

Art. 3º A Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 2013, passa a vigorar acrescida do Anexo II nos termos do Anexo II desta Instrução Normativa.

Art. 4º Esta Instrução Normativa entra em vigor após 60 (sessenta) dias de sua publicação no Diário Oficial da União.

Art. 5º Ficam revogados os §§ 1º, 2º e 3º do art. 3º, o § 7º do art. 9º, o § 2º do art. 11 e o parágrafo único do art. 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013.

JORGE ANTONIO DEHER RACHID

ANEXO I

Nomenclatura de arquivos por agrupamento de documentos

Este anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Considerando a praticidade para realizar o processo de digitalização dos documentos por parte do interessado e a celeridade nas operações de juntada desses documentos digitais ao Sistema e-Processo por parte dos atendentes, os documentos digitalizados deverão se agrupar em apenas 4 (quatro) nomes de arquivos digitais, sem prejuízo daqueles referidos no § 3º do art. 4º e § 5º do art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:

Peticao.pdf

Doc_Identificacao.pdf

Doc_Comprobatorios.pdf

Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar

Peticao.pdf - Esse arquivo no formato "pdf" deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital e ser assinado manual ou eletronicamente na forma estabelecida nos §§ 1º e 2º do art. 4º. Dentro desse arquivo poderá ter um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.

Doc_Identificacao.pdf - Esse arquivo no formato "pdf" deve conter todos os documentos relacionados à qualificação do interessado e de seu procurador, se for o caso, tais como: contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal (tais como: Registro Geral - carteira de identidade (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), etc) do interessado, procurações, documento de identificação pessoal (tais como: RG, CNH, etc) do procurador. Devem compor esse arquivo, ainda, todos os documentos necessários que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital "Peticao.pdf" é a pessoa competente para fazê-lo.

Doc_Comprobatorios.pdf - Os demais documentos no formato "pdf" que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital "Peticao.pdf" devem compor esse arquivo digital.

Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar - Os documentos que não puderem ser convertidos para o formato "pdf" sem a perda da informação ou os que precisarem ser apresentados no formato original (em formato distinto de "pdf") devem ser compactados em um arquivo digital na extensão "zip" ou "rar".

Observações:

I - Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc.

II - cada arquivo digital no formato "pdf" terá tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes) e o arquivo não paginável na extensão "zip" ou "rar" terá tamanho máximo de 150 megabytes (153.600 kilobytes), devendo o tipo de arquivo que exceder ao seu limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.

III - os arquivos no formato "pdf" deverão estar em conformidade com o padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), não conter arquivos anexados, possuir margens superior e inferior de, no mínimo, 3 cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5 cm (dois centímetros e cinco milímetros), e ainda com resolução de imagem de 300 dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.

IV - Quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza.

A nomenclatura dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:

Tipo de documento  Nomenclatura do arquivo 
Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento.  Sodea.pdf  ou Sodea - Assinado.pdf
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Recibo de Entrega de Arquivos Digitais.  Read.pdf  ou Read - Assinado.pdf
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Esse arquivo no formato "pdf" deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital. Pode ser um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.  Peticao.pdf  ou Peticao - Assinado.pdf
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Peticao0001.pdf, Peticao0002.pdf, Peticao0003.pdf, etc.   
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Esse arquivo no formato "pdf" deve conter todos os documentos de qualificação, tais como contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte, etc.), procurações, documento de identificação pessoal do procurador (como RG, CNH, passaporte, etc.), etc. Devem compor esse arquivo todos os documentos que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital "Peticao.pdf" é a pessoa competente para fazê-lo.  Doc_Identificacao.pdf 
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos):  Doc_Identificacao0001.pdf, Doc_Identificacao0002.pdf, Doc_Identificacao0003.pdf, etc.  
Os demais documentos no formato "pdf" que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital "Peticao.pdf" devem compor esse arquivo digital.   
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos):  Doc_Comprobatorios0001.pdf, Doc_Comprobatorios0002.pdf, Doc_Comprobatorios0003.pdf, etc. Doc_Comprobatorios.pdf 
Qualquer documento digital que esteja em um formato diferente de "pdf" e/ou que não seja possível sua conversão e/ou que haja necessidade do arquivo ser juntado a processo digital na sua forma original deverá compor esse arquivo digital. Esse arquivo poderá conter um ou mais arquivos não pagináveis mesmo que de tipos diversos compactados na extensão "zip" ou "rar". Exemplo: plantas de projetos, planilhas eletrônicas, fotos, vídeos, apresentações de slides, etc.  Arq_nao_pag.zip  ou Arq_nao_pag.rar
Se o arquivo digital na extensão "zip" ou "rar" for superior a 150 megabytes (153.600 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Arq_nao_pag0001.zip, Arq_nao_pag0002.zip, Arq_nao_pag0003.zip, etc.   

ANEXO II

Condições e extensões permitidas para Arquivos não-Pagináveis.

As seguintes condições e extensões são permitidas, para os fins de que trata o inciso IV do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:

1) ARQUIVO TEXTO COM ASSINATURA DIGITAL CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA, NAS EXTENSÕES:

a) .DOC - Abreviação de document - Microsoft Word;

b) .DOCX - DOC + "X" adicional ref. XML - Microsoft Word;

c) .ODT - OpenDocument Format - padrão Texto;

d) .TXT - Arquivo Texto ANSI/Unicode/UTF-8.

2) ARQUIVO PLANILHA ELETRÔNICA OU DE BANCO DE DADOS, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL, FÓRMULAS, GRANDE VOLUME DE DADOS OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU INFORMAÇÃO QUE COMPROMETA ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:

a) .CSV - Coma separated values;

b) .ODS - OpenDocument Format - padrão Planilha;

c) .MDB - Bancos de dados Access (ou.ACCDB);

d) .XLS - Abreviatura de Excelent - Microsoft Excel;

e) .XLSX - XLS + "X" adicional ref. XML - Microsoft Excel;

f) .DWG - Drawing database (ou.DXF).

3) ARQUIVO DE IMAGEM OU DE APRESENTAÇÃO, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU RESOLUÇÃO QUE COMPROMETA A IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:

a) .BMP - Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;

b) .GIF - Graphics Interchange Format;

c) .JPEG - Joint Photographic Experts Group (ou.JPG);

d) .PNG - Portable Network Graphics;

e) .TIF - Tagged Image File Format;

f) .ODP - OpenDocument Format - padrão Apresentação;

g) .PPT - Microsoft Powerpoint;

h) .PPTX - PPT + "X" adicional ref. XML - Microsoft Powerpoint.

4) ARQUIVO DE ÁUDIO, NAS EXTENSÕES:

a) .MP3 - MPEG Audio Layer III;

b) .WAV - Audio for Windows;

c) .MID - Musical Instrument Digital Interface (ou.MIDI);

d) .WMA - Windows Media Audio.

5) ARQUIVO DE VÍDEO, NAS EXTENSÕES:

a) .AVI - Audio Video Interleave;

b) .MPG - Moving Pictures Experts Group (ou MPEG);

c) .WMV - Windows Media Video;

d) .MOV - QuickTime Movie file;

e) .FLV - Flash Vídeo (ou F4V);

f) .SWF - Shockwave Flash File.

6) ARQUIVOS DE INTERNET:.HTML - HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE (OU.HTM); E

7) ARQUIVOS COM EXTENSÕES UTILIZADAS EM PROGRAMAS FORNECIDOS PELA SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB).

Observações:

- As extensões de arquivos não elencadas nos itens acima, detectáveis no momento da entrega, que venham compor arquivo não paginável (Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar), inviabilizarão também a entrega dos demais arquivos digitais (peticao.pdf, Doc_Identificacao.pdf e Doc_comprobatorios.pdf).

- No interesse da Administração Tributária, a RFB poderá solicitar a entrega de arquivos de extensões não elencadas nos itens acima que necessariamente comporão um arquivo não paginável.