O Secretário de Estado de Planejamento e Coordenação Geral, no uso de suas atribuições legais;

Considerando a competência desta Secretaria no que concerne à gestão do sistema de convênios do Estado, estabelecida no Regimento Interno aprovado pelo Decreto nº 1.594, de 31 de dezembro de 2013;

Considerando que a habilitação junto ao Sistema de Gerenciamento de Convênios (SIGCon) configura requisito para a celebração de convênios e termos de cooperação com o Estado de Mato Grosso, conforme disciplina a Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/AGE nº 003, de 14 de maio de 2009;

Considerando, finalmente, a necessidade de assegurar a autenticidade da documentação e conferir celeridade ao trâmite do processo de habilitação dos convenentes;

Resolve:

Art. 1º Estabelecer que a gestão de documentos destinados à habilitação para celebração de convênios com o Estado de Mato Grosso engloba os procedimentos de recebimento, conferência, registro e arquivamento, no âmbito interno da SEPLAN.

Art. 2º O recebimento da documentação a que se refere o art. 4º da Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/AGE nº 003/2009, dar-se-á no Protocolo Geral da SEPLAN, mediante conferência e registro da mesma, mediante cadastro no Sistema informatizado de Protocolo Único do Estado de Mato Grosso, instituído pelo Decreto nº 1.509, de 12 de agosto de 2008, e gerido pela SAD/MT.

§ 1º Para o ato de registro, a documentação deverá estar acompanhada de 02 (duas) vias do formulário constante do Anexo Único desta Portaria, o qual orientará a conferência da mesma.

§ 2º Mediante a conferência dos documentos, 01 (uma) via será restituída ao representante da entidade, com a etiqueta de protocolo afixada no mesmo.

§ 3º Após cadastro no sistema, a Unidade de Protocolo deverá organizar o processo, numerando todas as suas folhas, e encaminhar o processo à Superintendência de Orçamento, no mesmo dia em que foram recebidos.

Art. 3º Fica facultada a entrega dos documentos de regularidade fiscal, a que se refere o art. 4º, inciso II, da Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/AGE nº 003, de 14 de maio de 2009, por meio eletrônico, para o email certidaosigcon@seplan.mt.gov.br, observado o seguinte:

I - A correspondência eletrônica deverá fazer referência ao número de registro indicado na etiqueta de protocolo;

II - Os documentos deverão se tratar da mesma parte, não sendo admitidos, no mesmo email, documentos de mais de uma entidade.

§ 1º O disposto no caput deste artigo não se aplica à Certidão Negativa de Dívida Ativa da Procuradoria Geral do Estado, que não é emitida via internet , sendo impossibilitado de verificar a sua autenticidade, devendo ser protocolada conforme o art. 2º desta Portaria.

§ 2º Das correspondências eletrônicas recebidas em conformidade serão emitidas confirmações de recebimento pela Coordenadoria de Gestão de Convênios.

§ 3º As correspondências eletrônicas recebidas em desconformidade, em especial no tocante ao envio de documentos de mais de uma entidade no
mesmo email, serão devolvidas, eletronicamente, pela Coordenadoria de Gestão de Convênios.

Art. 4º A verificação da autenticidade e validade dos documentos caberá aos servidores da Coordenadoria de Gestão de Convênios desta Secretaria.

§ 1º Os documentos emitidos via internet deverão ter sua autenticidade verificada no site do respectivo Órgão Emissor.

§ 2º A documentação à qual o art. 4º da Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/AGE nº 003, de 14 de maio de 2009, estabelece que seja entregue fotocópia autenticada, esta se restringirá à autenticação em Cartório, não podendo mais ser autenticada pelo tipo "Confere com o original" pelos servidores do Setor de Protocolo ou da Coordenadoria de Gestão de Convênios desta Secretaria.

§ 3º Os documentos entregues ou encaminhados sem a devida autenticação deverão ser arquivados em pastas específicas, na Coordenadoria de Gestão de Convênios, à disposição do solicitante, não devendo ser objeto de registro no Sistema de Gerenciamento de Convênios - SIGCon.

Art. 5º O registro dos documentos no SIGCon somente será levado a efeito se estiverem em conformidade com o especificado nesta Portaria e na Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/AGE nº 003, de 14 de maio de 2009, ou outra que vier a lhe substituir.

Parágrafo único. A Coordenadoria de Gestão de Convênios, terá o prazo máximo de 48 horas úteis para efetivar o registro dos documentos no SIGCon, a contar da data e horário da entrega destes pelo Setor de Protocolo ou do recebimento em meio eletrônico.

Art. 6º Os processos recebidos, após o devido registro, deverão ser mantidos em arquivos na Unidade de Convênios, em pastas individualizadas, por um prazo de 05 (cinco) anos.

Parágrafo único. Os documentos constantes do art. 3º desta Portaria serão arquivados em meio eletrônico, ficando autorizado o procedimento de exclusão após o prazo de seis meses contados da data do envio.

Art. 7º A solicitação de cópia em papel de documento protocolado endereçado à Superintendência de Orçamento deverá ser feita através de ofício ou e-mail, que terá o prazo máximo de 48 horas úteis para ser atendido.

Art. 8º Fica aprovado o Anexo Único - "Protocolo de Entrega de Documentos", que faz parte integrante desta portaria.

Art. 9º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, tendo os usuários dos órgãos ou entidades públicas e privadas cadastradas no SIGCon o prazo de 30 (trinta) dias, contados a partir da sua publicação, para adaptação.

Art. 10. Revoga-se as disposições em contrário, em especial a Portaria nº 014/2007/SEPLAN, de 13 de agosto de 2007.

Cuiabá-MT, 31 de julho de 2014.

Original assinado

ARNALDO ALVES DE SOUZA NETO

Secretário de Estado de Planejamento e Coordenação Geral

ANEXO ÚNICO

MODELO DE PROTOCOLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

OBS : As cópias dos documentos deverão estar autenticadas e registradas em cartório, conforme o caso. Preencher em 02 vias.