Instrução Normativa RFB Nº 1412 DE 22/11/2013


 Publicado no DOU em 25 nov 2013


Dispõe sobre a transmissão e a entrega de documentos digitais nos casos que especifica.


(Fica revogado pela Instrução Normativa SE/CONFAZ Nº 1782 DE 11/01/2018, efeitos a partir de 15/01/2018):

O Secretário da Receita Federal do Brasil, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e XXVI do art. 280 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista o disposto no parágrafo único do art. 2º e nos arts. 64-A e 64-B do Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, na Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010, na Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006, e nas diretrizes do Padrão de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-PING),

Resolve:

Art. 1º A entrega de documentos na Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), no formato digital denominado Portable Document Format (PDF), padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), bem como nos formatos de compactação de dados de extensões denominadas ".zip" e ".rar", para juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, será realizada nos termos desta Instrução Normativa. (Redação do caput dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
Art. 1º A entrega de documentos, em formato digital, na Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), para juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, será realizada nos termos desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Para efeitos do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I - processo digital, o procedimento administrativo constituído de atos ordenados, apresentados em formato digital ou eletrônico, que tem como finalidade a obtenção de uma decisão administrativa e que pode ser convertido em processo físico;

II - dossiê digital de atendimento, o procedimento administrativo que tem como finalidade acolher um requerimento de serviço e respectiva documentação instrutória, em formato digital, para análise pelo setor competente da RFB; e

III - assinatura digital válida, a assinatura eletrônica vinculada a um certificado emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

IV - arquivos não pagináveis, os documentos digitais em formatos relacionados no Anexo II, os quais não podem ser convertidos para o formato PDF sem perda de informação, resolução ou característica que resultem no comprometimento da análise do conteúdo. (Inciso acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

(Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

Art. 2º A entrega de documentos digitais na forma prevista no art. 1º será efetivada por solicitação de juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, por intermédio da utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) ou mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.

§ 1º Para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, a entrega de documentos será realizada obrigatoriamente no formato digital de que trata o art. 1º, mediante a utilização do PGS. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1629 DE 30/03/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
§ 1º Para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, a utilização do PGS é obrigatória.

§ 2º Havendo indisponibilidade do PGS, as pessoas jurídicas constantes do § 1º, excepcionalmente, poderão se utilizar do atendimento presencial da RFB para a entrega dos documentos digitais.

§ 3º A indisponibilidade de que trata o § 2º:

I - será caracterizada pela existência de falha no programa que impeça a respectiva transmissão; e

II - deverá ser demonstrada pelo contribuinte.

§ 4º Será indeferido sumariamente o pedido relativo à utilização do atendimento presencial a que se refere o § 2º, quando ausente a condição prevista no inciso II do § 3º.

§ 5º Na hipótese prevista no inciso IV do parágrafo único do art. 1º, a entrega de arquivos digitais deverá ser realizada nos formatos de compactação de dados de extensões ".zip" ou ".rar", observada a nomenclatura de arquivos digitais estabelecida na planilha constante do Anexo I.

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

Art. 2º A entrega de documentos de que trata o art. 1º será efetivada por solicitação de juntada a processo digital ou a dossiê digital de atendimento, mediante a utilização do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS) ou mediante atendimento presencial nas unidades de atendimento da RFB.

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1414 DE 04/12/2013):

Parágrafo único. O disposto neste artigo não se aplica a documentos digitais a serem juntados a processos em trâmite na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

CAPÍTULO I

DA SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS POR MEIO DO PGS

(Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

Art. 3º A solicitação de juntada de documentos digitais, nos termos previstos no caput do art. 2º, ocorrerá mediante transmissão de arquivo digital por meio do PGS disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço , com assinatura digital válida.

Parágrafo único. Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o dossiê digital de atendimento, ou o seu procurador habilitado mediante "Procuração para o Portal e-CAC", com opção "processos digitais", poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS.

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

Art. 3º A solicitação de juntada de documentos digitais nos termos do caput do art. 2º ocorrerá mediante transmissão de arquivo por meio do PGS disponível no sítio da RFB, na Internet, no endereço .

§ 1º A solicitação de juntada de documentos na forma do caput, a processo digital, ocorrerá somente na hipótese de o interessado estar com a opção de domicílio tributário eletrônico (DTE) ativa, nos termos da Instrução Normativa SRF nº 664, de 21 de julho de 2006.

§ 2º A solicitação de juntada de documentos na forma do caput, a dossiê digital de atendimento, poderá ser feita somente com o uso de assinatura digital válida.

§ 3º Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o dossiê digital de atendimento, ou o seu procurador habilitado mediante "Procuração para o Portal e-CAC", com opção
"processos digitais", poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS.

CAPÍTULO II

DA FORMAÇÃO DO DOSSIÊ DIGITAL DE ATENDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS

Art. 4º O interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá solicitar a formação de dossiê digital de atendimento em qualquer unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação do formulário eletrônico Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento, disponível no endereço eletrônico informado no caput do art. 3º.

§ 1º A Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento deverá ser entregue em meio digital, em dispositivo móvel de armazenamento, gravada em arquivo único, no formato - "Portable Document Format (PDF)", conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5cm (dois centímetros e cinco milímetros), com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca, e:

I - assinada eletronicamente, com emprego de assinatura digital válida, por meio do programa assinador disponível no sítio da RFB, pelo interessado ou por seu procurador constituído mediante "Procuração para o Portal e-CAC", com opção "processos digitais"; ou

II - digitalizada, depois de preenchida, impressa e assinada manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído.

§ 2º Na hipótese de assinatura manual da Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento por procurador, deverá ser apresentado, junto com o dispositivo móvel de armazenamento:

I - documento original que comprove a assinatura do signatário;

II - documentos que comprovem a outorga de poderes; e

III - documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e out orgados.

(Parágrafo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

§ 3º O arquivo digital de que trata o § 1º deverá ter a seguinte nomenclatura:

I - "Sodea - Assinado.pdf", no caso de Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento assinada digitalmente; ou

II - "Sodea.pdf", no caso de Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento assinada manualmente.

Seção I

Da Solicitação de Juntada de Documentos a Dossiê Digital de Atendimento

Art. 5º Para cada serviço que o interessado pretenda requerer, deverá ser apresentada uma Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento na forma do art. 4º, que dará origem a um dossiê digital de atendimento específico, ao qual será juntada a documentação exigida para a análise e a conclusão do serviço.

§ 1º A documentação exigida nos termos do caput compõe-se de:

I - requerimento com a especificação do serviço pretendido, apresentado em formulário próprio disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço eletrônico informado no caput do art. 3º; (Redação do inciso dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
I - requerimento com a especificação do serviço pretendido e as informações necessárias e suficientes para o encaminhamento e análise do mérito, apresentado em formulário próprio disponível no sítio da RFB no endereço eletrônico informado no caput do art. 3º;

II - documentos exigidos para a análise e conclusão do serviço, conforme lista de documentos disponível no sítio da RFB no endereço eletrônico informado no caput do art. 3º; e

III - documentos que comprovem a outorga de poderes, se for o caso, bem como os documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

§ 2º A documentação de que trata o § 1º deverá ser apresentada em arquivos digitais distintos, nos termos e condições previstos no Anexo I. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

§ 2º A documentação de que trata o § 1º deverá ser apresentada em arquivos distintos, observados, também, os seguintes requisitos:

I - os arquivos serão compostos por documentos de mesma espécie, observadas as instruções para a solicitação do serviço, disponíveis no sítio da RFB no endereço informado no caput do art. 3º, e serão nomeados de forma a identificar os documentos neles contidos, conforme Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento constante do Anexo Único a esta Instrução Normativa;

II - cada arquivo terá tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes), devendo o arquivo que exceder esse limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários, observada a Nomenclatura de Arquivos por Tipo de Documento constante do Anexo Único a esta Instrução Normativa;

III - os arquivos deverão estar no formato PDF, conforme padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), com margens superior e inferior de, no mínimo, 3cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5cm (dois centímetros e cinco milímetros), com resolução de imagem de 300dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.

§ 3º Quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza.

Seção II

Da Efetivação do Requerimento do Serviço e do Prazo para Juntada da Documentação

Art. 6º A apresentação da Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento na forma do art. 4º não implica o requerimento do serviço pretendido pelo interessado, considerando-se requerido, para todos os efeitos, na data da solicitação de juntada do documento descrito no inciso I do § 1º do art. 5º.

Art. 7º O dossiê digital de atendimento formalizado a pedido do interessado ficará disponível por 30 (trinta) dias para a solicitação de juntada da documentação prevista no § 1º do art. 5º.

Parágrafo único. Decorrido o prazo previsto no caput sem a juntada da documentação exigida, o dossiê será arquivado e não será possível a sua reativação.

CAPÍTULO III

DA SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS A PROCESSO DIGITAL

Art. 8º Para solicitação da juntada de documentos digitais a processo digital existente, deverão ser apresentados os documentos previstos nos incisos I a III do § 1º do art. 5º, observadas as disposições contidas no Anexo I. (Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
Art. 8º Para solicitação da juntada de documentos a processo digital existente, deverão ser apresentados os documentos previstos nos incisos I e III do § 1º do art. 5º e, ainda, os documentos necessários à análise do processo, observadas as disposições do § 2º do art. 5º.

CAPÍTULO IV

DA SOLICITAÇÃO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS NAS UNIDADES DE ATENDIMENTO DA RFB

Art. 9º O interessado, ou seu procurador legalmente constituído, poderá, em qualquer unidade de atendimento da RFB, solicitar a juntada de documentação:

I - necessária à análise do processo, observadas as disposições do art. 8º; ou

II - exigida para a obtenção do serviço, observadas as disposições do art. 5º.

§ 1º No momento da entrega, os arquivos digitais devem estar acompanhados do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (Read), gerado
pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA), disponível no sítio da RFB no endereço informado no caput do art. 3º.

§ 2º Os arquivos digitais devem estar contidos em dispositivo móvel de armazenamento e, necessariamente, gravados em pasta específica que conterá somente os arquivos validados pelo SVA.

§ 3º O Read deverá ser assinado manual ou eletronicamente na forma estabelecida nos §§ 1º e 2º do art. 4º. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

§ 3º O Read deverá ser:

I - assinado eletronicamente, com assinatura digital válida, por meio do programa assinador disponível no sítio da RFB no endereço informado no caput do art. 3º, pelo interessado ou por seu procurador habilitado mediante "Procuração para o Portal e-CAC", com opção "processos digitais"; ou

II - digitalizado, depois de preenchido, impresso e assinado manualmente pelo interessado ou por seu procurador legalmente constituído.

§ 4º A assinatura firmada no Read equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem a documentos sob a sua guarda. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

§ 4º Na hipótese de assinatura manual do Read por procurador, deverá ser apresentado, junto com o dispositivo móvel de armazenamento:

I - documento original que comprove a assinatura do signatário;

II - documentos que comprovem a outorga de poderes; e

III - documentos que permitam as corretas identificação e qualificação de outorgantes e outorgados.

(Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

§ 5º O Read deverá ser gravado no mesmo dispositivo móvel, em pasta distinta daquela em que se encontra gravada a documentação apresentada, com a seguinte nomenclatura:

I - "Read - Assinado.pdf", no caso de arquivo digital contendo Read assinado digitalmente; ou

II - "Read.pdf", no caso de arquivo digital contendo Read assinado manualmente.

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
§ 5º A assinatura firmada no Read equivale à declaração do interessado de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e de que os documentos convertidos para o formato digital correspondem a documentos sob a sua guarda.

§ 6º A solicitação de juntada de documentos digitais a dossiê digital de atendimento nas unidades de atendimento deverá ser realizada conforme o disposto no art. 7º. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
§ 6º Depois de assinado, o Read deverá ser digitalizado e gravado no mesmo dispositivo móvel, em pasta diferente da que se encontra gravada a documentação apresentada.

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

§ 7º A solicitação de juntada de documentos a dossiê digital de atendimento nas unidades de atendimento obedecerá ao disposto no art. 7º.

Art. 10. No ato da entrega presencial dos arquivos digitais, o atendente gerará novo Read com a finalidade de confirmar o código de identificação geral (hash) constante do Read apresentado pelo interessado.

§ 1º A recepção dos arquivos digitais ocorrerá depois da confirmação do hash, sendo que a via do Read com a assinatura do atendente será o comprovante de entrega perante a RFB para todos os fins.

§ 2º A confirmação do hash atesta a correspondência entre os arquivos entregues e os que foram juntados ao processo digital ou ao dossiê digital de atendimento.

§ 3º Não serão recebidos arquivos com divergência no hash.

CAPÍTULO V

DOS DISPOSITIVOS MÓVEIS DE ARMAZENAMENTO

Art. 11. São dispositivos móveis de armazenamento aceitos para a entrega de arquivos digitais nas unidades de atendimento da RFB:

I - Memória USB Flash Drive (Pen Drive);

II - Compact Disc (CD); e

III - Digital Versatile Disc (DVD).

Parágrafo único. Poderão ser aceitos outros dispositivos móveis de armazenamento diferentes dos especificados no caput desde que previamente consultada a unidade de atendimento da RFB sobre a existência de elementos de hardware e software necessários à realização da leitura dos arquivos digitais. (Redação do parágrafo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
§ 1º Poderão ser aceitos outros dispositivos diferentes dos especificados no caput desde que previamente consultada a unidade de atendimento da RFB sobre a existência de elementos de hardware e software necessários à realização da leitura dos arquivos digitais.

(Revogado pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

§ 2º Os arquivos que ultrapassarem a capacidade do dispositivo de armazenamento deverão ser distribuídos em tantos dispositivos quantos forem necessários, observadas as orientações constantes do § 2º do art. 5º.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. Não serão recepcionados arquivos digitais rejeitados pelo programa antivírus da RFB ou que não atendam ao disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 13. As declarações constantes dos arquivos digitais assinados com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil, transmitidos por PGS ou entregues presencialmente nos termos desta Instrução Normativa, presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do disposto no § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Art. 14. Cabe ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo do documento digital entregue e sua correspondência com o original, inclusive em relação ao documento digital por ele entregue para recepção e juntada aos autos pelo agente público. (Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

Art. 14. A autenticação, pelo agente público, de documentos recebidos em formato digital para a inclusão no sistema e-Processo é o atestado de que os documentos juntados correspondem aos que foram entregues pelo interessado.

Parágrafo único. Cabe ao interessado a responsabilidade pelo conteúdo dos documentos e sua correspondência com os originais.

Art. 15. O interessado é responsável pela guarda de cópia dos arquivos digitais que tenham sido juntados a processo digital ou a dossiê digital de atendimento por sua solicitação, bem como dos documentos que lhes deram origem, mantendo-os à disposição da Administração Tributária até o transcurso dos prazos decadencial ou prescricional, previstos nos arts. 173 e 174 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 - Código Tributário Nacional (CTN), ou até a solução definitiva do serviço solicitado ou até que ocorra a prescrição da pretensão de discutir a validade do documento em juízo, o que for maior.

Parágrafo único. Fica resguardado à RFB, a qualquer momento, o direito de solicitar os documentos originais, conforme disposto no § 3º do art. 1º da Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010.

Art. 16. A Coordenação-Geral de Atendimento e Educação Fiscal (Coaef) expedirá ato declaratório informando os serviços aos quais se aplica, opcional ou obrigatoriamente, a modalidade de atendimento prevista nesta Instrução Normativa.

Art. 17. A Coaef poderá promover alterações no conteúdo dos anexos desta Instrução Normativa, bem como editar as normas complementares para o cumprimento das disposições nela contidas. (Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:
Art. 17. A Coaef poderá promover alterações no conteúdo do Anexo Único a esta Instrução Normativa, bem como baixar as normas complementares para o cumprimento das disposições nela contidas.

(Artigo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1414 DE 04/12/2013):

Art. 17-A. O disposto nesta Instrução Normativa não se aplica aos processos relativos à Dívida Ativa da União (DAU) em trâmite na PGFN e nas suas unidades regionais e seccionais.

§ 1º Não será aceita a solicitação de juntada de documentos, formalizada diretamente pelo interessado, aos processos digitais relativos à DAU em trâmite na PGFN e nas suas unidades regionais e seccionais.

§ 2º O encaminhamento de documentos para análise da PGFN ocorrerá por meio de requerimento de serviço, formalizado em unidade de atendimento da RFB, conforme formulário e documentação específicos para cada serviço, disponíveis no sítio da PGFN .

Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor depois de decorridos 60 (sessenta) dias de sua publicação. (Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1440 DE 07/01/2014).

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor depois de decorridos 45 (quarenta e cinco) dias de sua publicação. (Redação do artigo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1414 DE 04/12/2013).

 Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor depois de decorridos 30 (trinta) dias de sua publicação.

CARLOS ALBERTO FREITAS BARRETO

.

(Redação do anexo dada pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

ANEXO I

Nomenclatura de arquivos por agrupamento de documentos

Este anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Considerando a praticidade para realizar o processo de digitalização dos documentos por parte do interessado e a celeridade nas operações de juntada desses documentos digitais ao Sistema e-Processo por parte dos atendentes, os documentos digitalizados deverão se agrupar em apenas 4 (quatro) nomes de arquivos digitais, sem prejuízo daqueles referidos no § 3º do art. 4º e § 5º do art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:

Peticao.pdf

Doc_Identificacao.pdf

Doc_Comprobatorios.pdf

Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar

Peticao.pdf - Esse arquivo no formato "pdf" deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital e ser assinado manual ou eletronicamente na forma estabelecida nos §§ 1º e 2º do art. 4º. Dentro desse arquivo poderá ter um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.

Doc_Identificacao.pdf - Esse arquivo no formato "pdf" deve conter todos os documentos relacionados à qualificação do interessado e de seu procurador, se for o caso, tais como: contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal (tais como: Registro Geral - carteira de identidade (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), etc) do interessado, procurações, documento de identificação pessoal (tais como: RG, CNH, etc) do procurador. Devem compor esse arquivo, ainda, todos os documentos necessários que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital "Peticao.pdf" é a pessoa competente para fazê-lo.

Doc_Comprobatorios.pdf - Os demais documentos no formato "pdf" que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital "Peticao.pdf" devem compor esse arquivo digital.

Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar - Os documentos que não puderem ser convertidos para o formato "pdf" sem a perda da informação ou os que precisarem ser apresentados no formato original (em formato distinto de "pdf") devem ser compactados em um arquivo digital na extensão "zip" ou "rar".

Observações:

I - Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra, etc.

II - cada arquivo digital no formato "pdf" terá tamanho máximo de 15 megabytes (15.360 kilobytes) e o arquivo não paginável na extensão "zip" ou "rar" terá tamanho máximo de 150 megabytes (153.600 kilobytes), devendo o tipo de arquivo que exceder ao seu limite ser fracionado em tantos quantos forem necessários.

III - os arquivos no formato "pdf" deverão estar em conformidade com o padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A - versões PDF 1.4 ou superior), não conter arquivos anexados, possuir margens superior e inferior de, no mínimo, 3 cm (três centímetros), e margens laterais de, no mínimo, 2,5 cm (dois centímetros e cinco milímetros), e ainda com resolução de imagem de 300 dpi (trezentos dots per inch) nas cores preta e branca.

IV - Quando a digitalização da documentação nas cores preta e branca acarretar prejuízo para a visualização e interpretação do conteúdo, poderá ser utilizada a resolução de 200 dpi (duzentos dots per inch) colorida ou em tons de cinza.

A nomenclatura dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:

Tipo de documento  Nomenclatura do arquivo 
Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento.  Sodea.pdf  ou Sodea - Assinado.pdf
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Recibo de Entrega de Arquivos Digitais.  Read.pdf  ou Read - Assinado.pdf
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Esse arquivo no formato "pdf" deve conter apenas a peça processual que contém o pedido a ser formulado no processo ou dossiê digital. Pode ser um pedido, requerimento, solicitação, impugnação, recurso, reclamação, manifestação de inconformidade, etc.  Peticao.pdf  ou Peticao - Assinado.pdf
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Peticao0001.pdf, Peticao0002.pdf, Peticao0003.pdf, etc.   
Caso o arquivo contenha documento assinado eletronicamente deve ser acrescido do sufixo " - Assinado".   
Esse arquivo no formato "pdf" deve conter todos os documentos de qualificação, tais como contrato social que demonstre a condição de sócio-administrador, ata de nomeação de administrador, documento de identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte, etc.), procurações, documento de identificação pessoal do procurador (como RG, CNH, passaporte, etc.), etc. Devem compor esse arquivo todos os documentos que comprovam que a pessoa que peticiona no documento contido no arquivo digital "Peticao.pdf" é a pessoa competente para fazê-lo.  Doc_Identificacao.pdf 
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos):  Doc_Identificacao0001.pdf, Doc_Identificacao0002.pdf, Doc_Identificacao0003.pdf, etc.  
Os demais documentos no formato "pdf" que fundamentam, comprovam e sustentam a petição contida no arquivo digital "Peticao.pdf" devem compor esse arquivo digital.   
Se o arquivo digital for superior a 15 megabytes (15.360 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos):  Doc_Comprobatorios0001.pdf, Doc_Comprobatorios0002.pdf, Doc_Comprobatorios0003.pdf, etc. Doc_Comprobatorios.pdf 
Qualquer documento digital que esteja em um formato diferente de "pdf" e/ou que não seja possível sua conversão e/ou que haja necessidade do arquivo ser juntado a processo digital na sua forma original deverá compor esse arquivo digital. Esse arquivo poderá conter um ou mais arquivos não pagináveis mesmo que de tipos diversos compactados na extensão "zip" ou "rar". Exemplo: plantas de projetos, planilhas eletrônicas, fotos, vídeos, apresentações de slides, etc.  Arq_nao_pag.zip  ou Arq_nao_pag.rar
Se o arquivo digital na extensão "zip" ou "rar" for superior a 150 megabytes (153.600 kilobytes), deverá ser fragmentado em partes de forma a não ultrapassar esse limite, assumindo as nomenclaturas de arquivos (sequencial com 4 dígitos): Arq_nao_pag0001.zip, Arq_nao_pag0002.zip, Arq_nao_pag0003.zip, etc.   

Nota LegisWeb: Redação Anterior:

ANEXO ÚNICO

Nomenclatura de arquivos por tipo de documento

Este Anexo define e padroniza os nomes de arquivos gerados pelo interessado, a serem entregues ou remetidos à Secretaria da Receita Federal do Brasil. Dessa forma, será possível organizar e identificar o conteúdo dos arquivos, proporcionando agilidade no atendimento e na análise da demanda, além de facilitar a consulta do conteúdo de processos digitais e dossiês digitais de atendimento.

Não deverão ser utilizados caracteres especiais na nomenclatura dos arquivos, tais como: acento agudo, acento circunflexo, cedilha, acento grave, asterisco, til, parênteses, apóstrofo, colchetes, hífen, percentual, cifrão, espaços em branco, barra etc.

Se necessário, utilizar o espaço sublinhado (underline) (_) para separar palavras que compõem o nome de arquivo (Ex.: notas_fiscais.pdf) ou numerais que indiquem o volume dos arquivos (notas_fiscais_1.pdf, notas_fiscais_2.pdf). Não utilize espaço em branco.

A nomeação dos arquivos deverá obedecer à convenção estabelecida na planilha a seguir. Caso contrário, os arquivos poderão ser rejeitados ou a análise da demanda poderá ser prejudicada:

Tipo de documento Nomenclatura do arquivo
Formulário de solicitação de abertura de dossiê digital de atendimento. sodea.pdf
Requerimentos relativos à solicitação dos serviços pretendidos pelo interessado. requerimento_servico.pdf
Documentos de qualificação (contrato social que demonstre a condição de sócio-gerente, ata de nomeação de administrador etc., exceto procurações) e identificação pessoal do interessado (como RG, CNH, passaporte etc.). interessado.pdf
Documentos de mandato ou outorga de poderes, bem como documentação de qualificação e identificação do outorgado. procuracao.pdf
Notas Fiscais ou documentos equivalentes que comprovem transação comercial. (exceto para despacho aduaneiro) notas_fiscais.pdf
Recibos que comprovem transações financeiras ou comerciais entre pessoas físicas e jurídicas, não acobertados por nota fiscal ou conhecimento de transporte, ou entre pessoas físicas, tais como recibo de pagamento de comissões, recibo de honorários, recibos médicos etc. recibos.pdf
Documentos de transações bancárias ou com instituições financeiras ou assemelhadas, como recibo de depósito, cópias de cheques, extratos, recibos de cartão de crédito, faturas de cartão de crédito, ordens de compra ou venda de ações, etc. financeiros.pdf
Conhecimentos de transporte, conhecimentos de frete, bill of landing e qualquer outro documento que comprove transação comercial cujo objeto seja o transporte de pessoas ou bens. (exceto para despacho aduaneiro) frete.pdf
Contestação de uma decisão administrativa (impugnação, recurso, manifestação de inconformidade, pedido de reconsideração etc.). contestacao.pdf
Livros fiscais, contábeis e auxiliares. livros.pdf
Comprovantes de pagamento de tributos, como Darf, GPS etc. pagamentos.pdf
Documentos exigidos para o despacho aduaneiro, tais como o conhecimento de carga ou documento equivalente, a fatura comercial, o packing list (romaneio de carga), outros, exigidos em decorrência de acordos internacionais ou de legislação específica. despacho_aduaneiro.pdf
Documentos oficiais emitidos pela administração pública, como certidões, alvarás, editais, atas, etc. oficiais.pdf
Documentos que comprovem a propriedade de bens móveis ou imóveis, tais como escrituras, cessões de direito, certificado de registro e licenciamento de veículo, etc. bens.pdf
Outros documentos não especificados. outros.pdf

(Anexo acrescentado pela Instrução Normativa RFB Nº 1608 DE 18/01/2016):

ANEXO II

Condições e extensões permitidas para Arquivos não-Pagináveis.

As seguintes condições e extensões são permitidas, para os fins de que trata o inciso IV do parágrafo único do art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013:

1) ARQUIVO TEXTO COM ASSINATURA DIGITAL CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA, NAS EXTENSÕES:

a) .DOC - Abreviação de document - Microsoft Word;

b) .DOCX - DOC + "X" adicional ref. XML - Microsoft Word;

c) .ODT - OpenDocument Format - padrão Texto;

d) .TXT - Arquivo Texto ANSI/Unicode/UTF-8.

2) ARQUIVO PLANILHA ELETRÔNICA OU DE BANCO DE DADOS, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL, FÓRMULAS, GRANDE VOLUME DE DADOS OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU INFORMAÇÃO QUE COMPROMETA ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:

a) .CSV - Coma separated values;

b) .ODS - OpenDocument Format - padrão Planilha;

c) .MDB - Bancos de dados Access (ou.ACCDB);

d) .XLS - Abreviatura de Excelent - Microsoft Excel;

e) .XLSX - XLS + "X" adicional ref. XML - Microsoft Excel;

f) .DWG - Drawing database (ou.DXF).

3) ARQUIVO DE IMAGEM OU DE APRESENTAÇÃO, CONTENDO ASSINATURA DIGITAL OU CUJA CONVERSÃO PARA O FORMATO PDF IMPLIQUE PERDA DA ASSINATURA OU RESOLUÇÃO QUE COMPROMETA A IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DO CONTEÚDO, NAS EXTENSÕES:

a) .BMP - Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;

b) .GIF - Graphics Interchange Format;

c) .JPEG - Joint Photographic Experts Group (ou.JPG);

d) .PNG - Portable Network Graphics;

e) .TIF - Tagged Image File Format;

f) .ODP - OpenDocument Format - padrão Apresentação;

g) .PPT - Microsoft Powerpoint;

h) .PPTX - PPT + "X" adicional ref. XML - Microsoft Powerpoint.

4) ARQUIVO DE ÁUDIO, NAS EXTENSÕES:

a) .MP3 - MPEG Audio Layer III;

b) .WAV - Audio for Windows;

c) .MID - Musical Instrument Digital Interface (ou.MIDI);

d) .WMA - Windows Media Audio.

5) ARQUIVO DE VÍDEO, NAS EXTENSÕES:

a) .AVI - Audio Video Interleave;

b) .MPG - Moving Pictures Experts Group (ou MPEG);

c) .WMV - Windows Media Video;

d) .MOV - QuickTime Movie file;

e) .FLV - Flash Vídeo (ou F4V);

f) .SWF - Shockwave Flash File.

6) ARQUIVOS DE INTERNET:.HTML - HYPERTEXT MARKUP LANGUAGE (OU.HTM); E

7) ARQUIVOS COM EXTENSÕES UTILIZADAS EM PROGRAMAS FORNECIDOS PELA SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL (RFB).

Observações:

- As extensões de arquivos não elencadas nos itens acima, detectáveis no momento da entrega, que venham compor arquivo não paginável (Arq_nao_pag.zip ou Arq_nao_pag.rar), inviabilizarão também a entrega dos demais arquivos digitais (peticao.pdf, Doc_Identificacao.pdf e Doc_comprobatorios.pdf).

- No interesse da Administração Tributária, a RFB poderá solicitar a entrega de arquivos de extensões não elencadas nos itens acima que necessariamente comporão um arquivo não paginável.