O Coordenador da Administração Tributária,

Considerando que o Secretário da Fazenda, através da Resolução SF nº 67, de 15.12.1999, instituiu o Sistema de Protocolo Único (SPU) com a função exclusiva de administrar e controlar a entrada, tramitação, instrução, arquivamento e a destinação final de documentos e processos no âmbito da Secretaria da Fazenda;

Considerando que a operacionalização do SPU se processa através da ferramenta informatizada denominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC), conforme determinado na Portaria CGA nº 01, de 30.10.2003;

Considerando que é dever de todos os responsáveis pelas Unidades Administrativas - UAs integrantes da CAT cumprir e fazer cumprir as normas constantes no Manual de Procedimentos do Sistema de Protocolo Único e no Manual de Operação do Sistema de Gestão de Documentos;

Considerando, ainda, a necessidade de haver uma uniformização no âmbito dos órgãos da CAT quanto ao procedimento para a reconstituição de documento de que trata o parágrafo único do art. 8º da Portaria CGA nº 01, de 30.10.2003, expede a seguinte portaria:

Art. 1º Os seguintes documentos, cujos originais venham a ser roubados, furtados, mutilados, danificados em sinistro ou extraviados, deverão ser reconstituídos:

I - Documento relativo à exigência de crédito tributário;

II - Documento relativo a procedimento disciplinar;

III - Documento pendente de decisão ou providências no âmbito da Administração e cuja falta de solução administrativa possa acarretar alguma espécie de prejuízo ou dano para a CAT, para a SEFAZ ou para terceiros.

§ 1º Serão considerados como original certidões, cópias autenticadas do documento, informações constantes em fichas, segundas vias de documentos ou demais assentamentos referentes ao assunto.

§ 2º Para fins do disposto no caput, não será considerado documento o cadastro constante no GDOC em decorrência de inconsistência por ocasião da transição do SAD.

Art. 2º São autoridades competentes para determinar a reconstituição de um documento o Coordenador e demais dirigentes de unidades até o nível de Diretor de Serviço.

Parágrafo único. A reconstituição será determinada pela autoridade competente a que estiver vinculado o funcionário sob cuja responsabilidade estava o documento a que se refere o art. 1º, a qual ficará responsável pela fiscalização e pelo saneamento do procedimento.

Art. 3º Constatada e confirmada a situação de que trata o art. 1º, o funcionário responsável pelo documento representará ao seu superior relatando a ocorrência do fato e fornecendo, de imediato, os elementos de que dispuser sobre a fase em que se encontrava o processo, ou situação do expediente, e a razão pela qual esse se encontrava na unidade, além da providência que deveria ser adotada em relação ao documento.

Parágrafo único. Em caso de furto ou roubo, a representação deverá ser instruída com cópia do registro da ocorrência na repartição policial competente e em caso de sinistro, com o atestado do Corpo de Bombeiros.

Art. 4º Em se tratando de documento extraviado, antes de determinar o procedimento de reconstituição a autoridade competente designará um funcionário para tentar localizá-lo.

§ 1º Essa tentativa de localização deverá ser feita pelo menos mediante consulta às UAs por onde tenha transitado o documento e àquela a que ele se destinava, bem como aos usuários que tenham tido a sua posse, conforme histórico de sua movimentação no GDOC.

§ 2º Se o documento não for localizado no prazo de 30 (trinta) dias, será determinada a sua reconstituição e um funcionário será designado encarregado do procedimento de reconstituição.

§ 3º O prazo do parágrafo anterior poderá ser prorrogado uma única vez, por até 30 dias, a critério da autoridade referida no caput, quando houver a necessidade de se consultar funcionário que possa ter informação a respeito da localização do documento extraviado, mas esteja afastado do serviço regularmente.

§ 4º Se o documento extraviado for localizado e não houver a necessidade de procedimento administrativo adicional, será arquivada a representação que deu início à tentativa de localização.

Art. 5º Havendo fundada suspeita de que qualquer das ocorrências previstas no caput do art. 1º deu-se em razão de ação ou omissão dolosa ou culposa de funcionário, a autoridade competente para determinar a reconstituição adotará as medidas cabíveis.

Art. 6º O documento a que se refere o art. 1º deve permanecer no GDOC na posse do usuário e da unidade, não podendo ser movimentado, juntado ou arquivado enquanto não houver a conclusão de sua reconstituição.

Parágrafo único. Concluída a reconstituição sem que tenha havido a sua localização, proceder-se-á a baixa do documento original no sistema GDOC, mediante arquivo.

Art. 7º Se forem encontrados os autos originais, as peças faltantes no mesmo serão desentranhadas do processo reconstituído para juntada no documento original. O documento reconstituído deverá ser encerrado e arquivado.

Art. 8º A autoridade competente para determinar a reconstituição mandará autuar a representação mencionada no art. 3º, juntamente com os documentos relativos à tentativa de localização, quando houver, e esses documentos receberão um novo registro de protocolo no GDOC, mantendo-se o mesmo interessado e assunto do documento original. No campo "Complemento do Assunto", no GDOC, deverá ser mencionado que o mesmo é uma reconstituição de documento, fazendo-se menção ao número GDOC do documento original.

§ 1º Quando o documento que der origem ao procedimento de reconstituição estiver sob a responsabilidade de um usuário determinado, este será designado encarregado do procedimento, a não ser que haja motivo justificado para que seja designado outro funcionário.

§ 2º A autoridade que determinar a reconstituição estipulará o prazo no qual ela deverá ser concluída levando em consideração a complexidade do documento a ser reconstituído e a quantidade de diligências necessárias para instruí-lo adequadamente.

§ 3º O prazo referido no parágrafo anterior não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, admitindo-se a sua prorrogação quando houver a necessidade de aguardar a conclusão de diligências em andamento das quais dependa o recebimento de documentos já solicitados para a instrução do processo de reconstituição que ainda não tenham sido recebidos pelo encarregado do procedimento de reconstituição.

Art. 9º O funcionário encarregado do procedimento de reconstituição, ao receber da autoridade que o designou a representação mencionada no art. 3º, já devidamente autuada, lavrará termo de recebimento, certificando a data.

§ 1º Lavrado o termo de recebimento, deverá consultar o histórico do documento original no GDOC, bem como em outras fontes de informação disponíveis, para obter subsídios que o auxiliem a identificar a sua origem, bem como todos os atos administrativos que foram praticados por onde houve sua tramitação, como informações, manifestações, decisões, além dos respectivos autores desses atos.

§ 2º Em se tratando de atos e procedimentos administrativos com disciplina legal específica, o encarregado deverá considerar essa legislação para saber quais os atos possivelmente praticados, até o momento em que houve o extravio do documento original em reconstituição.

Art. 10. Feita a consulta a que se referem os §§ 1º e 2º do artigo anterior, o encarregado do procedimento de reconstituição deverá elaborar um relatório preliminar para orientar as diligências a serem efetivadas, no qual deverá discriminar a origem do documento a ser reconstituído, por onde tramitou, o que tinha sido juntado a ele e quais os atos praticados, bem como os respectivos autores.

Art. 11. Para instruir o procedimento de reconstituição, o seu encarregado, para obter informações, cópias ou vias existentes de documentos de órgãos da CAT, bem como de órgãos ou entidades da Administração Pública, poderá solicitá-las diretamente, sem observância da vinculação hierárquica, mediante ofício, do qual uma cópia será juntada aos autos.

Art. 12. À medida em que o encarregado obtiver os documentos que farão parte da reconstituição, deverá verificar se trazem informação que possa demandar outras diligências além daquelas derivadas da elaboração do relatório preliminar.

§ 1º Os documentos que comporão o processo resultante do procedimento de reconstituição serão ordenados cronologicamente, respeitando-se a ordem que teriam no documento original, sendo dispensável o termo de juntada de documentos até a conclusão final do procedimento de reconstituição.

§ 2º O encarregado deverá apor a numeração seqüencial e a sua rubrica em todas as folhas, no canto superior direito.

Art. 13. Quando se tratar de reconstituição de documento a que se refere o inciso I do art. 1º e houver a necessidade de obtenção de quaisquer documentos que estejam na posse do contribuinte interessado ou de terceiros, o encarregado do procedimento de reconstituição deverá solicitá-los por intermédio da Delegacia Regional Tributária de circunscrição do detentor desses documentos.

Art. 14. Se o funcionário encarregado não concluir o procedimento de reconstituição no prazo estipulado pela autoridade competente, deverá solicitar prorrogação informando qual é o prazo necessário para a conclusão da reconstituição, justificando o motivo do pedido.

Art. 15. Assim que for concluído o procedimento de reconstituição do documento, o seu encarregado elaborará o relatório final e encaminhará o procedimento à autoridade que o designou, a fim de que prossiga a tramitação do documento reconstituído e seja dada a solução administrativa por ele requerida.

§ 1º No relatório final, o encarregado fará uma síntese das diligências efetuadas e informará se conseguiu fazer a reconstituição total ou parcial do documento original.

§ 2º Caso a reconstituição do documento tenha sido parcial, o encarregado esclarecerá a razão pela qual não conseguiu reconstituí-lo integralmente, bem como proporá o encaminhamento a ser dado ao documento parcialmente reconstituído.

Art. 16. A autoridade competente, ao receber o documento reconstituído do encarregado, deverá verificar se há necessidade de saneamento.

§ 1º Se houver necessidade de saneamento ou de instrução complementar, determinará o que for necessário ao encarregado do procedimento.

§ 2º Estando adequado o documento reconstituído, exarará despacho determinando a tramitação a ser seguida por esse documento.

Art. 17. A Unidade Administrativa ou usuário que receber documento por equívoco deverá encaminhar imediatamente esse documento ao seu destinatário correto ou, na impossibilidade de identificá-lo, deverá restituí-lo à unidade/usuário de origem do documento.

Art. 18. Situações específicas, relativas ao procedimento de reconstituição de documento, não tratadas nesta Portaria serão resolvidas pela autoridade que determinou a reconstituição com base nas normas administrativas em vigor, quando houver.

Art. 19. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.