O Governador do Estado do Rio de Janeiro

Faço saber que a Assembléia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º É dever dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento social, educacional e científico e como elementos de prova e informação do Estado e do cidadão, para a efetividade dos direitos e garantias individuais e coletivos.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 1º São instrumentos básicos de gestão de documentos o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade.

§ 2º Os documentos de valor histórico-cultural terão sua preservação assegurada, inclusive mediante recolhimento ao Arquivo Público Estadual.

§ 3º Os documentos de valor histórico-cultural são inalienáveis e imprescritíveis.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

§ 1º O Poder Executivo disponibilizará as informações para as autoridades e servidores estaduais que, em decorrência da prática de atos funcionais de gestão ou equivalente, venham a se encontrar na posição de sujeito passivo em inquéritos civis ou penais, inclusive inquéritos preparatórios de ações civis públicas, em ações civis públicas, em ações judiciais de natureza civil ou penal, inclusive ações civis públicas, ações populares e outras.

§ 2º Os critérios de acesso e sigilo aos documentos sob a custódia do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, de órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas de arquivos públicos estaduais e municipais observarão o disposto na Constituição Federal, na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Constituição Estadual, na Lei Estadual nº 2.397, de 10 de maio de 1995, na Lei Orgânica dos Municípios e nesta Lei.

Art. 6º O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro deverá proceder à desclassificação dos documentos sigilosos, recolhidos à sua custódia permanente, de modo a garantir o livre acesso e o pleno exercício da cidadania.

Art. 7º Todo aquele que tome conhecimento de documento sigiloso, fica automaticamente responsável pela preservação de seu sigilo.

Art. 8º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

Art. 9º São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito estadual e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu emprego, cargo e/ou função;

III - produzidos e recebidos por pessoas naturais e jurídicas que, embora se submetam a regime jurídico de direito privado, desenvolvam atividades públicas, por força de lei;

IV - produzidos e recebidos pelas autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista e entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

§ 1º Os documentos públicos, estaduais ou da esfera estadual, de valor permanente, incluindo os que integram o acervo arquivístico das empresas públicas em processo de desestatização, parcial ou total, extinção ou liquidação, serão recolhidos ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, por serem inalienáveis e imprescritíveis.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 10. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são mantidos junto às unidades produtoras por serem objeto de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam, nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado ou no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

§ 4º Às pessoas naturais e jurídicas mencionadas no art. 9º compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas naturais ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Conselho Estadual de Arquivos como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. A administração dos documentos públicos ou de caráter público compete às instituições arquivísticas dos entes federativos, no âmbito de suas esferas de competência.

§ 1º São Arquivos Estaduais: o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, e os arquivos do Poder Executivo, do Poder Legislativo e do Poder Judiciário.

§ 2º São Arquivos Municipais: os arquivos do Poder Executivo e do Poder Legislativo.

Art. 17. Compete ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro implementar a política estadual de arquivos, definida pelo Conselho Estadual de Arquivos - CONEARQ, criado pelo Decreto Estadual nº 29.387, de 15 de outubro de 2001, além da gestão, transferência, recolhimento, processamento técnico, preservação e divulgação dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Estadual, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

§ 1º É também competência do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro a implementação do programa de gestão de documento do Poder Executivo Estadual.

§ 2º Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro poderá criar unidades locais.

Art. 18. Compete ao Arquivo do Poder Legislativo Estadual a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Estadual no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 19. Compete ao Arquivo do Poder Judiciário Estadual a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Estadual no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. A eliminação de documentos, produzidos por instituições públicas e de caráter público estadual, é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pelas respectivas Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo e deverá ser executada de acordo com os prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos da Administração Pública Estadual.

Parágrafo único. Toda e qualquer eliminação de documentos públicos, que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgãos da Administração Pública Estadual, será realizada mediante autorização prévia respectivamente do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, do Arquivo do Poder Legislativo Estadual, do Arquivo do Poder Judiciário Estadual.

Art. 21. Legislação municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, na Lei Federal nº 8.159/1991, na Constituição Estadual, na Lei Orgânica dos Municípios e o disposto nesta Lei.

Art. 22. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou desfigurar arquivos, registros e documentos protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial.

Art. 23. Fica revogada a Lei nº 2.331, de 5 de outubro de 1994, e todas as disposições em contrário.

Art. 24. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 20 de outubro de 2009

SÉRGIO CABRAL

Governador

Projeto de Lei nº 2.579/2009

Autoria: Poder Executivo (Mensagem nº 33/2009)