O SECRETÁRIO DE ESTADO DE RECEITA E CONTROLE, no uso de suas atribuições legais e considerando a necessidade de se estabelecerem regras para a disponibilização e a utilização dos serviços de Correio Eletrônico e de disciplinar a troca de mensagens eletrônicas, estabelecendo os respectivos critérios no âmbito do Estado de Mato Grosso do Sul, na área de atuação da Superintendência de Gestão da Informação da Secretaria de Estado de Receita e Controle,

RESOLVE:

Art. 1º Ficam aprovadas as instruções para uso de Correio Eletrônico para o Estado de Mato Grosso do Sul, constantes no Anexo único a esta Resolução.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Campo Grande, 12 de janeiro de 2005.

JOSÉ RICARDO PEREIRA CABRAL

Secretário de Estado de Receita e Controle

ANEXO ÚNICO - À RESOLUÇÃO SERC Nº 1.812, DE 12 DE JANEIRO DE 2005 INSTRUÇÕES PARA USO DE CORREIO ELETRÔNICO PARA O ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

1. Objetivo

A utilização do serviço de correio eletrônico deve ocorrer sempre no âmbito da Administração Pública, com respeito às presentes regras para seu uso, garantindo assim sua integridade, o que torna o processo de comunicação mais ágil e auxilia o desenvolvimento das atividades nos diversos órgãos do Governo Estadual.

O objetivo deste documento é estabelecer diretrizes para o uso adequado dos serviços de correio eletrônico do Governo de Mato Grosso do Sul. Essas diretrizes visam a:

- Garantir que o uso dos serviços do correio eletrônico esteja relacionado aos trabalhos da Administração Pública ou em benefício desses.

- Minimizar a interrupção das atividades da Administração Pública ocasionada pelo uso não apropriado dos serviços de correio eletrônico.

- Fornecer aos usuários orientações, descrevendo suas responsabilidades pessoais a respeito da confiabilidade, privacidade e uso adequado, assim como o uso não apropriado ou proibido dos serviços de correio eletrônico definidos neste documento.

2. Abrangência

As diretrizes definidas por este documento abrangem todos os órgãos da Administração Pública Estadual que utilizem o serviço de Correio Eletrônico do Governo do Estado de Mato Grosso do Sul.

3. Competências

A administração dos serviços relacionados ao sistema de Correio Eletrônico do Governo é de competência da Secretaria de Estado de Receita e Controle, por intermédio da Superintendência de Gestão da Informação (SERC/SGI), que deverá prestar o suporte e os esclarecimentos necessários à correta utilização dos serviços, seguindo a orientação definida neste documento.

4. Responsabilidades

A Superintendência de Gestão da Informação/SERC é responsável pela saída das mensagens do servidor de correio eletrônico e não sendo de sua responsabilidade a chegada das mensagens nas caixas de correio eletrônico oriundas de outros domínios.

O serviço de correio eletrônico é um serviço informal de comunicação, portanto, não substitui as formas oficiais de comunicação, que são o sistema de Comunicação Interna e Ofício Eletrônico ou por via de papel.

5. Responsabilidade dos Usuários

Os usuários não devem violar direitos de propriedade de informação, mecanismos de segurança, e também não devem usar o correio eletrônico para intimidar, assediar, causar constrangimentos, para fazer propaganda político-partidária ou para incitação à violência.

É de responsabilidade do usuário a manutenção da caixa de correio eletrônico de sua propriedade, devendo fazer a exclusão ou o arquivamento de mensagens, para manter espaço livre na caixa de correio eletrônico, e cópia de segurança das mensagens que estiverem armazenadas em seu microcomputador.

6. Responsabilidade dos Administradores do Correio Eletrônico

Os administradores do correio eletrônico são responsáveis por:

- Administrar e assegurar o cumprimento das políticas e dos procedimentos relativos aos serviços de correio eletrônico, conforme definidos neste documento.

- Verificar periodicamente o desempenho e a integridade do sistema de correio eletrônico.

- Estabelecer procedimentos e rotinas a serem observadas pelos usuários, para a manutenção de contas de correio eletrônico.

7. Administração de Contas de Correio Eletrônico

As regras aqui descritas têm por objetivo padronizar a estrutura de correio eletrônico e minimizar os riscos relacionados à segurança da informação.

As solicitações para criar contas de correio eletrônico somente serão consideradas se encaminhadas pelos gerentes das unidades administrativas ou pelas pessoas por eles indicadas, por meio de comunicação formal, na qual constem as seguintes informações:

- Nome completo do gerente;

- Número da matrícula do gerente;

- Nome da unidade administrativa pela qual é responsável;

- Telefone para contato.

Os pedidos poderão ser enviados por e-mail, para o endereço suporte_lotus@net.ms.gov.br, por ofício, ou por comunicação interna à SERC/SGI, aos cuidados do Setor de Suporte, ou por meio de documento eletrônico.

7.1 Criação de Conta de Correio Eletrônico

Os usuários poderão ter contas de correio eletrônico de dois tipos: institucionais e funcionais. Considera-se conta institucional quando esta for destinada a órgãos, setores, unidades administrativas, programas ou grupos de trabalho. Considera-se conta funcional quando esta for destinada à pessoa física. Considera-se usuário tanto a pessoa física, seja servidor ou prestador de serviços, quanto a unidade administrativa ou o grupo de trabalho.

Não é permitido criar sub-domínios. Todas as contas de correio eletrônico serão criadas no domínio @net.ms.gov.br.

As contas dos usuários serão criadas com base no esquema de nomes hierárquicos e nas regras descritas a seguir.

7.1.1 Esquema de Nomes Hierárquicos

Os nomes hierárquicos fornecem identificadores exclusivos para os usuários. São compostos levando-se em consideração o nome da organização e das unidades da organização. A nossa organização chama-se NETMS e as unidades da organização são as da Administração Direta e Indireta do Governo do Estado de Mato Grosso do Sul. A estas são atribuídos certificadores, como, por exemplo, certfazenda, certsaude e certeducacao, que serão utilizados no registro da conta para identificar a qual órgão o usuário está vinculado.

7.1.2 Componentes dos Nomes Hierárquicos

A organização, as unidades da organização e os nomes de usuários podem conter caracteres do alfabeto (de A até Z), maiúsculos e minúsculos, números (de 0 até 9) e sublinhado.

Os nomes hierárquicos usam os componentes a seguir:

Um exemplo de nome hierárquico é:

Admin Notes/FAZENDA/NETMS

Nome comum/Unidade da organização/Organização

7.2 Conta de Correio Eletrônico Institucional

Poderá ser criada conta de correio eletrônico institucional vinculada a projetos, programas, campanhas ou serviços públicos específicos, relevantes para o Governo Estadual.

O endereço eletrônico institucional será criado pela sigla do órgão ao qual a conta de correio eletrônico pertence, seguido de sublinhado ( _ ), mais o nome da unidade administrativa, seguido de @ e do sufixo net.ms.gov.br. As unidades administrativas deverão utilizar os nomes oficiais constantes nos decretos vigentes regulamentadores de sua estrutura organizacional.

É necessária a inclusão, no registro da conta institucional, das seguintes informações:

- Nome completo da unidade administrativa ou do programa e sigla;

- Nome completo do responsável para acessar a conta de correio eletrônico;

- Telefone de contato do responsável;

- E-mail do responsável;

- Endereço completo da unidade administrativa.

É de exclusiva responsabilidade do servidor, titular da Unidade Administrativa, transferir ao seu sucessor a senha de acesso à respectiva conta de correio eletrônico, bem como, a seu critério, autorizar outros servidores da unidade administrativa a terem acesso a ela.

7.3 Conta de Correio Eletrônico Funcional

A conta de correio eletrônico funcional pertence à pessoa física, ou seja, ao funcionário público ou ao prestador de serviço.

É necessária a inclusão, no registro do usuário, das seguintes informações:

- Número da matrícula;

- Nome completo;

- CPF;

- Órgão onde trabalha;

- Setor onde trabalha;

- Cargo ou função;

- Telefone de contato;

- Cidade;

- Vínculo com Estado (servidor, prestador de serviço);

- Justificativa (explicitar o acesso ao correio eletrônico ou somente acesso às aplicações).

O nome que formará o e-mail deve ser único e formado juntando-se a letra inicial do primeiro nome, concatenado com o último sobrenome. Se ocorrer conflito, ou seja, se já existir este nome de usuário cadastrado, deve-se adicionar a letra inicial do último sobrenome não utilizado, e assim proceder até resolver o conflito. Quando não existir nome ou sobrenome para resolver o conflito, então, devem-se usar as primeiras letras do nome concatenado com o sobrenome, que serão seguidos, obrigatoriamente, de @ e do sufixo net.ms.gov.br, independentemente do órgão em que o usuário esteja desempenhando suas funções.

Também será possível utilizar o endereço por extenso, seguindo o modelo: nome_sobrenome@net.ms.gov.br

Não utilizar acentos e caracteres especiais (til, símbolos especiais, acento agudo, acento grave, acento circunflexo, trema, cê-cedilha ou hífen) no registro da conta.

Quando constar o sobrenome qualificador de geração (Júnior, Filho, Neto e outros) é recomendável usar o sobrenome composto.

7.4 Criação de Conta de Correio Eletrônico para Terceiros

É permitida a criação de conta de correio eletrônico para terceiros (prestadores de serviços), desde que solicitada por algum gestor dos órgãos do Governo Estadual.

7.5 Conta de Correio Eletrônico de Funcionário Exonerado

No caso de exoneração de usuário, o gerente imediato deverá comunicar à SERC/SGI/UGSU a suspensão de sua conta. A caixa será bloqueada e, após 15 (quinze) dias, será excluída.

7.6 Conta de Correio Eletrônico de Funcionário Aposentado

Não é permitido criar conta de correio eletrônico para funcionário aposentado, pois o correio eletrônico destina-se ao uso em serviços públicos do Governo Estadual.

A conta de correio eletrônico do funcionário aposentado será bloqueada e, após 3 (três) meses, será excluída.

7.7 Alteração das Contas de Correio Eletrônico

A solicitação de qualquer alteração no registro das contas de correio eletrônico, institucionais e funcionais, será considerada somente se encaminhada pela gerência das unidades administrativas, por via de e-mail para: suporte_lotus@net.ms.gov.br.

Não será atendida solicitação para recertificar usuário quando este mudar de Secretaria.

Não será atendida solicitação de alteração de nome depois que o usuário já passou a usar sua conta.

8. Remanejamento de Funcionário

No caso de remanejamento de funcionário, o gerente imediato deverá comunicar a saída do funcionário da sua unidade administrativa para desvincular a responsabilidade sobre a respectiva conta de correio eletrônico e solicitar o bloqueio da conta. A conta será bloqueada e, após 3 (três) meses, será excluída. A conta será reativada mediante solicitação do gerente responsável pelo novo setor ao qual o funcionário em questão se reporta, se realizada antes de 3 (três) meses do bloqueio.

9. Regras para Otimizar o Uso do Correio Eletrônico

O sistema de correio eletrônico destina-se ao transporte de mensagens eletrônicas e não deve ser utilizado para armazenamento de dados.

Contas sem acesso por período superior a 2 (dois) meses, serão notificadas e bloqueadas. O desbloqueio da conta poderá ocorrer mediante apresentação de justificativa encaminhada pela gerência da unidade administrativa da qual o usuário está subordinado, à Gerência de Suporte da SERC/SGI.

Contas de correio eletrônico funcionais ou institucionais não utilizadas serão excluídas após notificação e vencido o prazo de 3 (três) meses;

O usuário tem limite de espaço para armazenamento de suas mensagens no servidor de correio eletrônico. A caixa postal que ultrapassar o limite permitido deixará de enviar e receber mensagens, ficando sob a responsabilidade do usuário a liberação do espaço em sua caixa de correio eletrônico.

Quando a caixa estiver próxima do limite de espaço, o usuário receberá mensagem para proceder à manutenção em sua caixa.

Qualquer mensagem enviada ou recebida (externa ou internamente) deverá respeitar o limite de tamanho de 10 MB. Ao enviar mensagem com tamanho muito grande, mesmo compactada, o usuário deve observar se a pessoa que receberá a mensagem terá disponibilidade para isso.

Para casos de ausência temporária, o usuário deverá configurar sua caixa de correio eletrônico para deixar de receber mensagens ou encaminhá-las para outra caixa de correio eletrônico, comunicando oficialmente o fato ao suporte.

Arquivos anexos devem seguir o padrão de nomenclatura, não utilizando caracteres especiais como / \ # . $ % & @ e outros, nos anexos para envio de mensagens.

Mensagens com arquivos anexos com as extensões hta, bat, exe, com, scr, pif e mp3 serão rejeitadas.

Os responsáveis pelas aplicações que utilizam o serviço de correio eletrônico para envio de mensagem devem ficar atentos às solicitações do suporte em caso de estes serviços impactarem o servidor de correio eletrônico ou outros aplicativos do qual fazem uso.

Ao acessar o servidor de correio eletrônico pela internet, via web mail, quando for apresentada uma janela para carregar código applet Java, o usuário deve clicar no botão SIM, para poder carregar corretamente os botões na barra de botões da aplicação de correio eletrônico.

Para eliminar mensagens, após selecioná-las, o usuário deve clicar na tecla DELETE ou no botão EXCLUIR e depois clicar no botão ATUALIZAR.

Fica sob a responsabilidade da SERC/SGI o gerenciamento quanto ao recebimento ou bloqueio de mensagens de outros domínios da internet.

O Fuso Horário adotado pela rede do Governo de Mato Grosso do Sul é o de Caracas - La Paz.

É permitido enviar mensagem para grupo de até 30 (trinta) destinatários. Qualquer mensagem que indique SPAM, se encaminhada antes das 17h30min, será eliminada porque prejudica o encaminhamento das mensagens.

Casos em que o usuário necessite enviar mensagens para mais de 30 (trinta) destinatários, deve solicitar ao Superintendente de Gestão da Informação, com cópia para o Suporte de Correio Eletrônico (suporte_notes@net.ms.gov.br), com antecedência, para ser enviado pelo administrador do sistema de correio eletrônico após às 17h30min.

10. Regras para Uso de Senhas de Correio Eletrônico

A senha deverá conter no mínimo 8 (oito) e no máximo 16 (dezesseis) caracteres alfanuméricos.

O usuário deverá efetuar troca da senha assim que receber a comunicação da criação de sua conta.

O usuário que acessar sua caixa de correio eletrônico por meio do programa Lotus Notes deverá trocar a senha do programa instalado e também por via da internet, para acessar o web mail.

A solicitação para alteração de senha será considerada somente se expedida pelos gerentes das unidades administrativas, proprietário ou titular da conta institucional. Para alteração de senha de conta funcional, o titular deverá ligar para o help desk e informar seus nome e CPF.

O pedido para recuperação do arquivo de senha (id) do usuário será atendido pelo setor SERC/SGI/Suporte, se encaminhado por um gestor ou pela pessoa indicada por este, desde que comunicado formalmente.

11. Direitos

Cada usuário tem direito a apenas uma única conta de correio eletrônico.

Poderá ser dado a um usuário o direito de acessar a conta de correio eletrônico de outro usuário. Este procedimento pode ser realizado pelo usuário proprietário da conta ou pelo administrador do correio eletrônico, por meio de autorização por escrito do proprietário da conta ou de seu superior.

12. Uso Indevido do Correio Eletrônico

É proibido o envio de mensagens que contenham:

- pornografia;

- correntes;

- SPAM (mensagens não solicitadas, enviadas para vários destinatários, com conteúdo não relacionado às atividades da Administração Pública, como, por exemplo, propaganda eleitoral, divulgação comercial, autopromoção etc.);

- arquivos executáveis, como anexo;

- conteúdo discriminatório;

- ataques;

- assédio.

Quando identificado o uso indevido do correio eletrônico em qualquer unidade administrativa, a conta de correio eletrônico será suspensa.

A suspensão do serviço, devidamente fundamentada, será comunicada ao superior imediato do usuário e o seu restabelecimento somente ocorrerá mediante solicitação formal daquele superior.

Os casos não previstos neste documento serão analisados pela Coordenadoria de Suporte e Operação e pela Superintendência de Gestão da Informação/SERC.