O Ministro de Estado do Trabalho, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal, e

Considerando o disposto na Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002; no Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005; no Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013; no Decreto 2.271, de 7 de julho de 1997; na Instrução Normativa SEGES/MP nº 5, de 26 de maio de 2017; na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006; na Lei nº 11.488, de 15 de junho de 2007; no Decreto nº 8.538, de 06 de outubro de 2015, e na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993,

Resolve:

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º As contratações de bens e serviços, incluindo-se alterações e renovações contratuais, sob o regime de execução indireta, e o acompanhamento e fiscalização dos contratos no âmbito do Ministério do Trabalho, observarão, no que couber, o que estabelece a presente Portaria.

CAPÍTULO II DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

Art. 2º O Planejamento da Contratação de bens e serviços, incluindo-se alterações e renovações contratuais, sob o regime de execução indireta no âmbito do Ministério do Trabalho será realizado observando-se o disposto nesta Portaria e o cumprimento das seguintes etapas:

I - Cronograma de execução de todas as etapas do Planejamento da Contratação;

II - Estudos Preliminares;

III - Gerenciamento de Riscos; e

IV - Termo de Referência ou Projeto Básico.

§ 1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do Planejamento da Contratação, no que couber.

§ 2º Salvo o Gerenciamento de Riscos relacionado à fase de Gestão do Contrato, as etapas II e III do caput ficam dispensadas quando se tratar de:

I - contratações de bens e serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993; ou

II - contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 3º As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogações sucessivas, de que trata o art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993, caso sejam objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas II, III e IV do caput, salvo o Gerenciamento de Riscos da fase de Gestão do Contrato.

§ 4º A etapa de Estudos Preliminares poderá ser simplificada, quando adotados os modelos de contratação estabelecidos nos Cadernos de Logística divulgados pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

§ 5º Podem ser elaborados Estudos Preliminares e Gerenciamento de Riscos comuns para serviços de mesma natureza, semelhança ou afinidade.

Seção I Dos Procedimentos Iniciais para Elaboração do Planejamento da Contratação

Art. 3º Os procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação consistem nas seguintes atividades:

I - elaboração do documento para formalização da demanda pelo setor requisitante do serviço, que contemple:

a) a justificativa da necessidade da contratação explicitando a opção pela terceirização dos serviços e considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;

b) a quantidade de serviço a ser contratada;

c) a previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços; e

d) a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco e, se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação, observado o disposto no § 1º do art. 4º.

II - envio do documento para formalização da demanda à Subsecretaria de Orçamento e Administração- SOAd; e

III - designação formal da equipe de Planejamento da Contratação pela Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd.

Art. 4º Ao receber o documento para formalização da demanda, a Subsecretaria de Orçamento e Administração- SOAd poderá, se necessário, indicar servidor ou servidores que atuam no setor para compor a equipe de Planejamento da Contratação.

§ 1º A equipe de Planejamento da Contratação é o conjunto de servidores que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de Planejamento da Contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros.

§ 2º Os integrantes da equipe de Planejamento da Contratação devem ter ciência expressa da indicação das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.

Seção II Cronograma de Execução das Etapas do Planejamento da Contratação

Art. 5º A equipe de Planejamento da Contratação deverá apresentar cronograma de execução, definindo prazos e responsabilidades pela execução de todas as etapas do planejamento da contratação, à Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd, que deverá acompanhar o cumprimento dos prazos definidos no cronograma.

§ 1º Deverão ser considerados na elaboração do cronograma a que se refere o caput, dentre outras condicionantes:

I - o prazo para término da vigência do contrato a ser renovado, no caso de serviços prestados de forma contínua;

II - os prazos estabelecidos para emissão de notas de empenho dentro do exercício financeiro;

III - a complexidade do objeto a ser contratado;

IV - necessidade de ampla pesquisa de preços e de renegociação de valores;

V - necessidade de envio do processo para análise da Consultoria Jurídica com antecedência mínima de 15 (quinze) dias;

VI - a relevância do bem ou serviço a ser contratado para o Ministério do Trabalho; e

VII - os prazos impostos pela legislação vigente.

§ 2º Os prazos definidos no cronograma de execução poderão ser prorrogados mediante justificativa expressa de integrante da equipe de Planejamento da Contratação a ser submetida ao Secretário Executivo.

§ 3º O servidor que der causa a atrasos nos processos de contratação sem justo motivo poderá ser responsabilizado administrativamente, nos termos da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, pelo exercício irregular de suas atribuições.

Seção III Dos Estudos Preliminares

Art. 6º Com base no documento que formaliza a demanda e no cronograma de execução das etapas da contratação, a equipe de Planejamento da Contratação deve realizar os Estudos Preliminares, em conformidade com a Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017.

§ 1º O documento que materializa os Estudos Preliminares deve conter, quando couber, o seguinte conteúdo:

I - necessidade da contratação;

II - referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

III - requisitos da contratação;

IV - estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V - levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI - estimativas de preços ou preços referenciais;

VII - descrição da solução como um todo;

VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução, quando necessária para individualização do objeto;

IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X - providências para adequação do ambiente do órgão;

XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII - declaração da viabilidade ou não da contratação.

§ 2º Os Estudos Preliminares devem obrigatoriamente conter o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do parágrafo anterior.

§ 3º A equipe de Planejamento da Contratação deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares, quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o § 1º deste artigo;

§ 4º Nas contratações que utilizem especificações padronizadas, a equipe de Planejamento da Contratação produzirá somente os conteúdos dispostos nos incisos do § 1º deste artigo que não forem estabelecidos como padrão.

§ 5º Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o Ministério do Trabalho for gerenciador de um Sistema de Registro de Preços (SRP), deve ser produzido um Estudo Preliminar específico para o órgão ou entidade com o conteúdo previsto nos incisos de I a XII, e outro para a formação da Ata contendo as informações dos incisos III, IV, V, VI, VII e VIII.

§ 6º Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o Ministério do Trabalho for participante de um Sistema de Registro de Preços (SRP), a equipe de Planejamento da Contratação produzirá as informações dos incisos I, II, IV, IX, X, XI e XII, visto que as informações dos incisos III, V, VI, VII e VIII, considerando a totalidade da ata, serão produzidas pelo órgão gerenciador.

Seção IV Do Gerenciamento de Riscos

Art. 7º O Gerenciamento de Riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;

II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;

III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Parágrafo único. A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete à equipe de Planejamento da Contratação devendo abranger as fases do procedimento da contratação previstas no art. 19 da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017.

Art. 8º O Gerenciamento de Riscos materializa-se no documento Mapa de Riscos.

Parágrafo único. O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos:

I - ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;

II - ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;

III - após a fase de Seleção do Fornecedor; e

IV - após eventos relevantes durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pelo acompanhamento e fiscalização, inclusive para fins de pagamento de faturas, nos termos do § 3º do art. 22 desta Portaria.

Art. 9º Concluídas as etapas relativas aos Estudos Preliminares e ao Gerenciamento de Riscos, os setores requisitantes deverão encaminhá-los, juntamente com o documento que formaliza a demanda, à Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd, que estabelecerá o prazo para o envio do Projeto Básico ou Termo de Referência, considerando o cronograma estabelecido pela equipe de Planejamento da Contratação.

Seção V Do Projeto Básico ou Termo de Referência

Art. 10. O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares, do Gerenciamento de Risco e conforme as diretrizes da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, devendo ser encaminhado à Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd, de acordo com o prazo a que se refere o artigo 9º desta Portaria.

Art. 11. Devem ser utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, observadas as diretrizes da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que couber.

§ 1º Quando a equipe de Planejamento da Contratação não utilizar os modelos de que trata o caput, ou utilizá-los com alterações, deverá apresentar as devidas justificativas, anexando-as aos autos.

§ 2º Cumpre ao setor requisitante, com o apoio da equipe de Planejamento da Contratação, a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, a quem caberá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.

Art. 12. O Termo de Referência ou Projeto Básico deve conter, no mínimo, o seguinte conteúdo:

I - declaração do objeto;

II - fundamentação da contratação;

III - descrição da solução como um todo;

IV - requisitos da contratação;

V - modelo de execução do objeto;

VI - modelo de gestão do contrato;

VII - critérios de medição e pagamento;

VIII - forma de seleção do fornecedor;

IX - critérios de seleção do fornecedor;

X - estimativas detalhadas dos preços, com ampla pesquisa de mercado nos termos da Instrução Normativa nº 5, de 27 de junho de 2014; e

XI - adequação orçamentária.

§ 1º Nas contratações que utilizem especificações padronizadas, em atenção ao § 4º do artigo 2º desta Portaria, o responsável pela elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico produzirá somente os itens que não forem estabelecidos como padrão.

§ 2º Os documentos que compõem a fase de Planejamento da Contratação serão parte integrante do processo administrativo da licitação.

§ 3º Os documentos utilizados na realização de pesquisas de mercado deverão ser consolidados e juntados ao processo pela equipe de Planejamento da Contratação, que emitirá manifestação sobre a vantajosidade da contratação.

Art. 13. O Termo de Referência ou Projeto Básico aprovado pela autoridade competente deverá ser juntado ao Processo de contratação, o qual será encaminhado à Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd, responsável pela realização da seleção do fornecedor, competindo-lhe ainda:

I - elaborar a minuta do ato convocatório e seus anexos;

II - encaminhar o processo devidamente instruído para análise e autorização do Secretário-Executivo e posterior encaminhamento à Consultoria Jurídica;

III - atender, em conjunto com a equipe de Planejamento da Contratação, as recomendações constantes de parecer jurídico expedido pela Consultoria Jurídica ou justificar o motivo do não atendimento.

CAPÍTULO III DA GESTÃO DO CONTRATO

Seção I Das Atividades de Gestão e Fiscalização da Execução dos Contratos

Art. 14. As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual são o conjunto de ações que tem por objetivo aferir o cumprimento dos resultados previstos pela Administração para os serviços contratados, verificar a regularidade das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como prestar apoio à instrução processual e o encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto.

Art. 15. O conjunto de atividades de que trata o artigo anterior compete ao gestor da execução dos contratos, auxiliado pela fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, conforme o caso, de acordo com as seguintes disposições:

I - Gestão da Execução do Contrato: é a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros;

II - Fiscalização Técnica: é o acompanhamento com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, podendo ser auxiliado pela fiscalização de que trata o inciso V deste artigo;

III - Fiscalização Administrativa: é o acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento;

IV - Fiscalização Setorial: é o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade; e

V - Fiscalização pelo Público Usuário: é o acompanhamento da execução contratual por pesquisa de satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela contratada, quando for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto.

§ 1º No caso do inciso IV deste artigo, a Subsecretaria de Orçamento e Administração - SOAd deverá designar representantes nesses locais para atuarem como fiscais setoriais.

§ 2º O recebimento provisório dos serviços ficará a cargo do fiscal técnico, administrativo ou setorial, quando houver, e o recebimento definitivo, a cargo do gestor do contrato.

§ 3º As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, podendo ser exercidas por servidores, equipe de fiscalização ou único servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à Gestão do Contrato.

Seção II Da Indicação e Designação do Gestor e Fiscais do Contrato

Art. 16. Caberá aos setores requisitantes indicar o gestor, os fiscais e seus substitutos à Subsecretaria de Orçamento e Administração - SOAd, devendo ser priorizados os integrantes requisitante e técnico da equipe de Planejamento da Contratação, que realizaram as atividades prévias à formalização do contrato.

§ 1º Para o exercício da função, o gestor e fiscais deverão ser cientificados, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

§ 2º Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

§ 3º Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou fiscais e seus substitutos, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá ao responsável pela indicação.

Art. 17. Após indicação de que trata o artigo anterior, a Subsecretaria de Orçamento e Administração - SOAd deverá designar, por ato formal, o gestor, o fiscal e os substitutos.

§ 1º O fiscal substituto atuará como fiscal do contrato nas ausências e nos impedimentos eventuais e regulamentares do titular.

§ 2º Será facultada a contratação de terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do representante da Administração, desde que justificada a necessidade de assistência especializada.

§ 3º O gestor ou fiscais e seus substitutos deverão elaborar relatório registrando as ocorrências sobre a prestação dos serviços referentes ao período de sua atuação quando do seu desligamento ou afastamento definitivo, manifestando-se sobre o interesse, a oportunidade e conveniência da renovação com base em relato de avaliação do desempenho do fornecedor no ciclo anterior.

§ 4º Para o exercício da função, os fiscais deverão receber cópias dos documentos essenciais da contratação pelo setor de contratos, a exemplo dos Estudos Preliminares, do ato convocatório e seus anexos, do contrato, da proposta da contratada, da garantia, quando houver, e demais documentos indispensáveis à fiscalização.

Art. 18. O encargo de gestor ou fiscal não pode ser recusado pelo servidor, por não se tratar de ordem ilegal, devendo expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.

Parágrafo único. Ocorrendo a situação de que trata o caput, observado o § 2º do artigo anterior, a Administração deverá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida.

Seção III Do Acompanhamento e Fiscalização dos Contratos

Art. 19. O preposto da empresa deve ser formalmente designado pela contratada antes do início da prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto.

§ 1º As comunicações entre o Ministério do Trabalho e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de mensagem eletrônica para esse fim.

§ 2º O órgão ou entidade poderá convocar o preposto para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato.

Art. 20. Após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, deverá ser promovida reunião inicial para apresentação do plano de fiscalização, que conterá informações acerca das obrigações contratuais, dos mecanismos de fiscalização, das estratégias para execução do objeto, do plano complementar de execução da contratada, quando houver, do método de aferição dos resultados e das sanções aplicáveis, dentre outros.

§ 1º Na reunião inicial, registrada em ata, deverão estar presentes o gestor, o fiscal ou equipe responsável pela fiscalização do contrato, o preposto da empresa, e, se for o caso, o servidor ou a equipe de Planejamento da Contratação.

§ 2º O gestor, o fiscal e a equipe responsável pela fiscalização do contrato deverão realizar reuniões periódicas com o preposto pelo menos a cada trimestre, de modo a garantir a qualidade da execução e os resultados previstos para a prestação dos serviços.

Art. 21. As ocorrências acerca da execução contratual deverão ser registradas durante toda a vigência da prestação dos serviços, cabendo ao gestor e fiscais, observadas suas atribuições, a adoção das providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.

§ 1º O registro das ocorrências, as comunicações entre as partes e demais documentos relacionados à execução do objeto deverão ser organizados em processo ou dossiê de fiscalização, instruído com os documentos de que trata o § 4º do art. 17.

§ 2º As situações que exigirem decisões e providências que ultrapassem a competência do fiscal deverão ser registradas e encaminhadas ao gestor do contrato que as enviará ao superior em tempo hábil para a adoção de medidas saneadoras.

Art. 22. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;

II - os recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas;

III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;

IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;

V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e

VI - a satisfação do público usuário.

§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.

§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma de uso.

Art. 23. Na fiscalização técnica e administrativa dos contratos deverá ser observado o disposto no Anexo VIII da Instrução Normativa nº 5, de 25 de maio de 2017.

Seção IV Do Procedimento para Recebimento Provisório e Definitivo dos Serviços

Art. 24. O recebimento provisório e definitivo dos serviços deve ser realizado conforme o disposto nos arts. 73 a 76 da Lei nº 8.666, de 1993, e em consonância com as regras definidas no ato convocatório.

Art. 25. Exceto nos casos previstos no art. 74 da Lei nº 8.666, de 1993, ao realizar o recebimento dos serviços, o órgão ou entidade deve observar o princípio da segregação das funções e orientar-se pelas seguintes diretrizes:

I - o recebimento provisório será realizado pelo fiscal técnico, fiscal administrativo, fiscal setorial ou equipe de fiscalização, nos seguintes termos:

a) elaborar relatório circunstanciado, em consonância com as suas atribuições, contendo o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato e demais documentos que julgarem necessários, inclusive com manifestação técnica sobre oportunidade e conveniência da continuidade do contrato, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo; e

b) quando a fiscalização for exercida por um único servidor, o relatório circunstanciado deverá conter o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato, em relação à fiscalização técnica e administrativa e demais documentos que julgar necessários, inclusive com manifestação técnica sobre oportunidade e conveniência da continuidade do contrato, para devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo;

II - o recebimento definitivo pelo gestor do contrato, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecerá às seguintes diretrizes:

a) realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização técnica e administrativa e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas correções;

b) emitir termo circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentação apresentados; e

c) comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observado o Anexo VIII-A da Instrução Normativa nº 5, de 25 de maio de 2017 ou instrumento substituto, se for o caso.

§ 1º Por ocasião do pagamento de fatura de serviços prestados, deverá a equipe de gestão do contrato apresentar relatório de acompanhamento contratual que contenha informações e eventos relevantes que potencialmente contribuam à não renovação do contrato ou a seu encerramento antecipado, considerando a mensuração dos aspectos previstos neste artigo.

§ 2º O servidor responsável pela gestão ou fiscalização de contrato que, em decorrência de ação indevida ou omissão, der causa a atraso em pagamento de faturas, resultando em aumento de despesa ao Ministério do Trabalho, poderá ser responsabilizado administrativamente, nos termos da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, pelo exercício irregular de suas atribuições.

Seção V Das Prorrogações e Alterações Contratuais

Art. 26. A Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd notificará o gestor do contrato com antecedência mínima de 240 (duzentos e quarenta) dias antes do término do contrato, para que se manifeste acerca do interesse, oportunidade e conveniência da sua renovação.

§ 1º Caso o gestor do contrato não se manifeste em 30 (trinta) dias após a notificação, a Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd deverá notificar a autoridade máxima da área requisitante para que se manifeste sobre o interesse de renovação do contrato, cientificando simultaneamente o Secretário-Executivo.

§ 2º Aplica-se o disposto nesta Seção às novas contratações de serviços prestados de forma contínua, nos casos em que não for possível ou viável a renovação do contrato vigente, de forma a não haver solução de continuidade.

Art. 27. A equipe de gestão e fiscalização do contrato deverá apresentar cronograma de execução, definindo prazos e responsabilidades pela execução das atividades relativas à renovação de vigência ou alterações contratuais, o qual será aprovado pela Subsecretaria de Orçamento e Administração-SOAd:

I - Os processos de renovação/alteração de contratos de serviços prestados de forma contínua deverão ser iniciados pelo menos no prazo previsto no caput do artigo 26 desta Portaria;

II - Deverão ser considerados na elaboração do cronograma a que se refere o caput, dentre outras condicionantes:

a) o prazo de término da vigência do contrato a ser renovado, no caso de serviços prestados de forma contínua;

b) necessidade de reanálise e revisão dos quantitativos contratado de acordo com a necessidade à época da renovação;

c) os prazos estabelecidos para emissão de notas de empenho dentro do exercício financeiro;

d) a complexidade do objeto a ser contratado;

e) a relevância do bem ou serviço a ser contratado para o Ministério do Trabalho;

f) a necessidade de ampla pesquisa de preços e de manifestação se a renovação é vantajosa, que deverão ocorrer nos 60 (sessenta) dias iniciais do prazo previsto no inciso I;

g) necessidade de renegociação dos valores contratados;

h) necessidade de envio do processo para análise da Consultoria Jurídica com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, a contar de prazo estabelecido nos §§ 6º e 7º deste artigo.

§ 1º Para os casos de renovação ou alteração de contrato vigente, os documentos utilizados na realização de pesquisas de preço deverão ser consolidados, nos 60 (sessenta) dias iniciais do prazo previsto no caput do artigo 26 desta Portaria, pelos servidores designados para a gestão e fiscalização do contrato vigente os quais emitirão manifestação sobre a vantajosidade da renovação ou alteração contratual e encaminharão os documentos à Coordenação-Geral de Recursos Logísticos.

§ 2º Constatado que não é vantajosa a prorrogação do contrato, na forma do parágrafo anterior, a Área Requisitante deverá adotar as providências para realização de nova contratação, nos termos do Capítulo II desta Portaria.

§ 3º Os prazos definidos nos cronogramas de execução poderão ser prorrogados mediante justificativa expressa da Área Requisitante, a ser submetida ao Secretário-Executivo;

§ 4º Quando a alteração contratual se tratar de acréscimos dos serviços contratados, a área requisitante deverá apresentar Termo de Referência/Projeto Básico, observando os critérios de elaboração definidos nesta Portaria, bem como ampla pesquisa de preços, de acordo com a legislação vigente, relativos à parcela a ser acrescida.

§ 5º As etapas da prorrogação contratual e das novas contratações a que se refere o § 2º do artigo 26 desta Portaria serão realizadas preferencialmente pelos servidores designados para exercer as atividades de gestão e fiscalização da execução do contrato vigente.

§ 6º Para a renovação de contratos de serviços prestados de forma contínua, o cronograma de execução deverá prever que o processo já instruído deverá ser submetido para assinatura do Secretário Executivo com pelo menos 10 (dez) dias de antecedência em relação à data de término do contrato vigente;

§ 7º Para os casos em que a competência para autorizar a contratação ou a prorrogação de contrato for do Ministro de Estado do Trabalho, o prazo a que se refere o inciso anterior será de 15 (quinze) dias;

§ 8º O servidor que der causa a atrasos em prorrogação ou alteração contratual sem justo motivo poderá ser responsabilizado administrativamente, nos termos da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, pelo exercício irregular de suas atribuições.

CAPÍTULO IV DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 28. Para processos de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação, deverão ser observadas as regras previstas na Instrução Normativa MP/SLTI nº 04, de 11 de setembro de 2014, assim como o estabelecido nos artigos 5º e 27 desta Portaria.

Art. 29. Para a contratação dos serviços de vigilância e de limpeza e conservação, deverão ser observadas as regras previstas no Anexo VI da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017.

Art. 30. É vedada a contratação do mesmo prestador para realizar serviços de execução, de subsídios ou assistência à fiscalização ou supervisão relativos ao mesmo objeto, assegurando a necessária segregação das funções.

Art. 31. Quando a equipe de gestão e fiscalização do contrato solicitar, a Coordenação-Geral de Recursos Logísticos - CGRL deverá prestar o apoio necessário à realização das pesquisas de mercado nos termos da Instrução Normativa nº 5, de 27 de junho de 2014, a fim de instruir o processo de prorrogação ou de alteração contratual.

Art. 32. As prorrogações já em andamento, a partir da publicação desta Portaria, deverão ser realizadas de forma a não haver solução de continuidade.

Art. 33. Periodicamente a Subsecretaria de Orçamento e Administração - SOAd, com apoio das áreas técnicas, deverá promover capacitações ou reuniões com a participação dos gestores e fiscais dos contratos para treinamento e reciclagem a respeito do acompanhamento e fiscalização contratuais.

Art. 34. Esta Portaria entra em vigor quinze dias após a data de sua publicação.

CAIO VIEIRA DE MELLO