PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS - REQUISITOS - Para a emissão de documentos fiscais e a escrituração de livros fiscais por Processamento Eletrônico de Dados (PED), deverá o sistema informático e os programas utilizados pelo contribuinte encontrarem-se perfeitamente adequados às normas tributárias, ainda que estas venham a ser alteradas após a autorização de utilização do sistema.

ARQUIVOS MAGNÉTICOS - PROCEDIMENTOS E PRAZOS DE SUBSTITUIÇÃO - Para a substituição de arquivos anteriormente entregues ao fisco, deverá o contribuinte proceder conforme instruções do Manual de Orientação do Usuário de Sistema de Processamento Eletrônico de Dados, de que trata o capítulo VII do Anexo VII do RICMS/96, em especial as constantes do seu subitem 9.1, alínea "a" e códigos 2 a 5 da alínea "b", bem como o prazo estabelecido no inciso XI do artigo 96 do RICMS/96.

EXPOSIÇÃO:

A Consulente, entidade representativa dos Sindicatos Patronais de Minas Gerais, isenta de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado, informa que possui, dentre suas afiliadas, empresas que, no momento, estão implementando sistema de computador (software) integrado de gestão empresarial, denominado "R3", desenvolvido por empresa alemã.

O referido software, de uso crescente no País, tem, dentre outras finalidades, a função de emissão e entrada de documentos fiscais, bem como a geração de diversas obrigações acessórias, como o registro de livros fiscais e a geração dos arquivos magnéticos correspondentes, tanto para a Receita Estadual como para a Federal.

As empresas têm conhecimento dos procedimentos e prazos legais para a correção de documentos ou livros fiscais que venham a ser emitidos ou escriturados com eventuais erros, seja na esfera estadual ou federal.

Entretanto, desconhecem os procedimentos legais para efetuarem a correção dos referidos arquivos magnéticos, por entenderem faltar às legislações correspondentes a necessária atualização e adaptação à realidade dos sistemas atuais, amplamente utilizados pelas empresas brasileiras.

Vem, então, na forma dos artigos 17 a 25 da CLTA/MG, aprovada pelo Decreto nº 23.780, de 10/08/84, e buscando o exato cumprimento das normas relativas ao ICMS, formular a seguinte

CONSULTA:

1 - Quais os procedimentos e prazos para a correção de dados dos arquivos magnéticos anteriormente citados, no caso de irregularidades ocorridas na emissão de nota fiscal, de Entrada ou Saída, relativamente aos seguintes dados: natureza da operação, razão social, endereço, número do CNPJ, inscrição estadual, data, código e descrição dos produtos, dados do transportador e fundamento legal da operação, de forma a permitir que esses mesmos arquivos sejam enviados com os dados corretamente informados?

2 - Quais os procedimentos e prazos para a correção de dados dos arquivos magnéticos anteriormente citados, no tocante a irregularidades ocorridas na emissão de nota fiscal, de Entrada ou Saída, relativamente a um ou mais dos seguintes campos: quantidade, peso, valor unitário, base de cálculo dos impostos, base de cálculo da substituição e valor total da nota (valor contábil), sendo a mesma intenção da pergunta anterior, isto é, que os dados estejam corretamente informados no momento do envio dos arquivos?

3 - Na existência de tais procedimentos, que dependerão, porém, de modificação ou adição de funcionalidade nos seus sistemas, estarão as empresas ligadas à Consulente obrigadas a tal adição/modificação?

RESPOSTA:

1 a 3 - De início, lembramos à Consulente e às suas afiliadas que os questionamentos levantados nesta consulta, por se relacionarem à emissão e escrituração fiscal de contribuinte, que se encontra disciplinada no Anexo VII do RICMS/96, deverão observar as normas nele exaradas.

Lembramos, também, que a correção de irregularidades na emissão de documento fiscal deverá obedecer ao disposto no inciso XI do artigo 96 do RICMS/96 - Parte Geral, que, dentre outras condições, veda a correção de valores e quantidades e a substituição ou supressão da identificação das pessoas consignadas no documento.

No mais, feitas as correções nos documentos, e caso essas impliquem em alteração/correção dos arquivos magnéticos respectivos, entregues ao fisco em atendimento ao disposto no artigo 34 do Anexo VII do RICMS/96, deverão as afiliadas da Consulente providenciarem a substituição dos mesmos, entregando a nova versão, com as devidas alterações/correções, à repartição fazendária de sua circunscrição, atentando, para tanto, às observações constantes do subitem 9.1, alínea "a" e códigos 2 a 5 da alínea "b", do Manual de Orientação do Usuário de Sistema de Processamento Eletrônico de Dados, de que trata o Capítulo VII do mesmo Anexo.

Quanto aos prazos para entrega, em substituição, dos arquivos alterados/corrigidos, este se encerra 8 (oito) dias após o conhecimento da irregularidade, conforme dispõe o mesmo inciso XI do artigo 96 da Parte Geral do RICMS/96, acima citado, lembrando que a não substituição do(s) arquivo(s) incorreto(s) enseja a aplicação, por parte do fisco, da multa prevista no 57 da Lei nº 6.763, de 26/12/75, com o detalhamento estabelecido nos artigos 219 e 220 da mesma Parte Geral do RICMS/96, sem prejuízo, ainda, da aplicação de penalidades específicas para outras infrações eventualmente cometidas na emissão e/ou escrituração dos documentos fiscais.

Lembramos, mais uma vez, que, tanto na autorização para emissão e escrituração fiscal por Processamento Eletrônico de Dados (PED), quanto na sua alteração, deverão ser atendidas, pelos interessados, as normas que regem a matéria, observando-se, em especial, no caso da presente consulta, as disposições dos artigos 4º e 5º do Anexo VII do RICMS/96, ou seja, manter arquivados, e apresentar ao fisco, quando solicitado, a documentação comprobatória dos sistemas informáticos que utilizam, bem como as informações relativas aos documentos emitidos e livros escriturados.

Esclarecemos ainda, por oportuno, que, qualquer que seja o software utilizado, este deverá atender às normas tributárias vigentes. Portanto, sempre que o aplicativo, na sua forma original, não estiver adequado à norma tributária, ou quando esta sofrer alterações que requeiram sua modificação, deverá o aplicativo ser devidamente adequado, de forma a atender às necessidades e exigências do Fisco.

DOET/SLT/SEF, 29 de maio de 2000.

João Vítor de Souza Pinto - Assessor

De acordo.

Edvaldo Ferreira - Coordenador