Instrução Normativa DREI Nº 11 DE 05/12/2013

Publicado no DO em 9 dez 2013

Dispõe sobre procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, das empresas individual de responsabilidade Ltda - Eireli, das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais.

O DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE REGISTRO EMPRESARIAL E INTEGRAÇÃO - DREI, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4° do Decreto n° 1.800, de 30 de janeiro de 1996, e o art. 8°, inciso VI, do Anexo I, do Decreto n° 8.001, de 10 de maio de 2013, e

CONSIDERANDO as disposições contidas no inciso III do art. 32 da Lei n° 8.934, de 18 de novembro de 1994; no art. 14 do Decreto-lei n° 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto Federal n° 64.567, de 22 de maio de 1969; no inciso I do art. 78 do Decreto n° 1.800, de 1996; e nos artigos 1.179 a 1.195 da Lei n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002;

CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar e atualizar os procedimentos relativos à autenticação dos instrumentos de escrituração empresários individuais, das empresas individual de responsabilidade Ltda - Eireli, das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais para lhes dar validade e eficácia,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DOS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

Art. 1° Os procedimentos para validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, da empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, das sociedades empresárias, das cooperativa, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais ficam disciplinados pelo disposto nesta Instrução Normativa, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.

Parágrafo único. As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no País, aos empresários individuais, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, aos consórcios, aos grupos de sociedades autorizados a funcionar no País, com sede em país estrangeiro (art. 1.195 do Código Civil de 2002).

Art. 2° São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:

I - livros, em papel;

II - conjunto de fichas avulsas (art.1.180 do Código Civil de 2002);

III - conjunto de fichas ou folhas contínuas (art.1.180 do Código Civil de 2002);

IV - livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador - COM, para fatos ocorridos até 31.12.2014; e

V - livros digitais.

Parágrafo único. O empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele (art. 1.185 do Código Civil de 2002).

Art. 3° Aplicam-se aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais as disposições desta Instrução Normativa referentes a livro em papel, obedecida a legislação que lhes é pertinente.

Art. 4° No Diário serão lançadas as demonstrações contábeis, devendo:

I - no caso de livro em papel, serem assinadas pelas pessoas físicas a quem os atos constitutivos ou atos específicos atribuírem tal poder e pelo contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado;

II - em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e suprem as exigências do inciso anterior, e, ainda, quando couber identificação de auditores independentes e o registro na CVM (art. 3° da Lei Federal 11.638, de 2007);

§ 1° A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento das demonstrações contábeis (Parágrafo único do art. 1.180 do Código Civil de 2002), ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro diário escriturado em fichas.

§ 2° O livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade.

§ 3° A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na seqüência da escrituração as demonstrações contábeis, quando for o caso.

§ 4° Quando escriturados apenas no anverso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 500 (quinhentas) folhas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.

§ 5° Quando escriturados no anverso e no verso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 1.000 (mil) páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.

§ 6° Os livros digitais, quando relativos a mais de um mês, obedecerão aos seguintes limites:

I - o tamanho não pode ultrapassar 1 (um) gigabyte;

II - todos os meses devem estar contidos no mesmo ano civil.

Art. 5° Outros livros de natureza não contábil exigidos pela legislação comercial obedecerão, no que couber, as disposições desta Instrução Normativa.

Art. 6° Na escrituração, quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar (art. 1.183 do Código Civil de 2002):

I - de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel;

II - do próprio instrumento de escrituração, observado o Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD publicado no anexo I da Instrução Normativa RFB n° 787, de 19 de novembro de 2007, ora ratificado por esta Instrução Normativa, no caso de livro digital.

Parágrafo Único. O código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, não podendo ser alterado no mesmo período.

Art. 7° Quando adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação (§ 1° do art. 1.184 do Código Civil de 2002).

§ 1° Os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do Livro Diário com Escrituração Resumida.

§ 2° Quando o Livro Diário com Escrituração Resumida na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LECD.

Art. 8° As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser:

I - contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, sendo vedado o destaque ou ruptura das mesmas (art. 8° do Decreto n° 64.567, de 1969);

II - avulsas, as quais serão numeradas tipograficamente (art. 9° do Decreto n° 64.567, de 1969).

CAPÍTULO II
DOS TERMOS DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO

Art. 9° Os instrumentos de escrituração das entidades conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:

I - Termo de Abertura:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;

c) o município da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração (denominação do livro);

e) o número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1 - folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2 - páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3 - fotogramas, se microfichas;

f.4 - registros, se livro digital;

g) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, administrado pela Receita Federal do Brasil;

h) data de encerramento do exercício social.

II - Termo de Encerramento:

a) o nome da entidade a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado (denominação do livro);

c) o período a que se refere a escrituração, nos livros contábeis;

d) a data de início do período da escrituração, nos livros de natureza não contábil, quando apresentados em branco para autenticação;

e) o número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1 - folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2 - páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3 - fotogramas, se microfichas;

f.4 - registros, se livro digital.

§ 1° No Termo de Encerramento do livro Diário com escrituração resumida deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais.

§ 2° Cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s).

§ 3° Quando os livros Diário com escrituração resumida e seus auxiliares forem digitais, as informações previstas nos parágrafos 1° e 2° serão inseridas em registro específico.

§ 4° Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do Termo de Abertura, Termo de Encerramento ou de formalidade intrínseca relacionadas à apresentação ou aparência das demonstrações contábeis, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do Termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante Termo de homologação por esse datado e assinado.

Art. 10. Os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (art. 7° do Decreto n° 64.567, de 1969), consoante o parágrafo primeiro deste artigo.

§ 1° As funções a que se refere o caput do presente artigo, são as constantes da Tabela de Qualificação de Assinantes abaixo:

Código

Descrição da função

203

Diretor

204

Conselheiro de Administração

205

Administrador

206

Administrador de Grupo

207

Administrador de Sociedade Filiada

220

Administrador Judicial - Pessoa Física

222

Administrador Judicial - Pessoa Jurídica - Profissional Responsável

223

Administrador Judicial/Gestor

226

Gestor Judicial

309

Procurador

312

Inventariante

313

Liquidante

315

Interventor

801

Empresário

401

Titular Pessoa Física - EIRELI

900

Contador

999

Outros

§ 2° Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os Termos de Abertura e de Encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador (art. 1.182 do Código Civil de 2002 c/c parágrafo único do art. 7° do Decreto n° 64.567, de 1969).

§ 3° Para efeito do parágrafo anterior, caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado (§ 2° do art. 3° do Decreto n° 64.567, de 1969).

§ 4° No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros, conforme disposto no inciso VII do art. 28 desta Instrução Normativa.

§ 5° Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.

Art. 11. Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os Termos de Abertura e de Encerramento serão apostos, respectivamente, como segue:

I - fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem (art. 8° do Decreto n° 64.567, de 1969);

II - fichas avulsas: na primeira e última ficha de cada conjunto (art. 9° do Decreto n° 64.567, de 1969).

CAPÍTULO III
DA AUTENTICAÇÃO

Art. 12. Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial (art. 1.181 do Código Civil de 2002, excepcionadas as impossibilidades técnicas):

I - antes ou depois de efetuada a escrituração, quando se tratar de livros em papel, conjuntos de fichas ou folhas contínuas; e

II - após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.

§ 1° O empresário e a sociedade empresária poderão fazer autenticar livros não obrigatórios (Parágrafo único, art. 1.181 do Código Civil de 2002).

§ 2° É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970, da Lei n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002, que não está obrigado a seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, nem alevantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.179 e § 2° do Código Civil de 2002).

Art. 13. Os instrumentos de escrituração do empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade apresentados para autenticação pela Junta Comercial serão objeto de exame do cumprimento das formalidades legais pela presente Instrução Normativa.

§ 1° As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até trinta dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado.

§ 2° O instrumento de escrituração objeto de exigência, no caso do livro em papel, será devolvido completo ao interessado, para efeito de retificação ou apresentação de novo livro.

§ 3° Devolvido o livro retificado ou apresentado novo livro após o prazo previsto no parágrafo primeiro deste artigo, o instrumento de escrituração será considerado novo pedido, sujeito a novo pagamento dos serviços correspondentes.

Art. 14. A Junta Comercial procederá às autenticações previstas nesta Instrução:

I - em relação aos livros em papel, fichas ou folhas contínuas e fichas avulsas, por Termo, que conterá declaração expressa da exatidão dos Termos de Abertura e de Encerramento, bem como o número e a data de autenticação, do seguinte modo:

a) nos livros em papel, será aposto na primeira página numerada (alínea "a" do art. 12 do Decreto n° 64.567, de 1969);

b) nas fichas ou folhas contínuas, será aposto no anverso da primeira dobra de cada bloco;e

c) nas fichas avulsas, será aposto na primeira ficha de cada conjunto e todas as demais serão obrigatoriamente autenticadas com identificação da Junta Comercial e rubrica do autenticador sobre esse (art. 9° do Decreto n° 64.567, de 1969).

II - em relação aos livros digitais, por Termo, constante de arquivo eletrônico, que conterá:

a) identificação: Termo de Autenticação;

b) declaração: Declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido;

c) identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;

d) identificação da escrituração, composta por sigla da unidade da federação, nome empresarial, NIRE, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;

e) informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;

f) identificação dos signatários da escrituração;

g) número de autenticação;

h) número da versão do Termo de Autenticação;

i) data da autenticação;

j) localidade;

k) número e a data de autenticação; e

l) hash do Termo de Autenticação e assinatura digital do autenticador.

§ 1° No caso do inciso I do caput:

I - o autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo;

II - com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva com requisitos de segurança, atendidos os procedimentos e requisitos quanto a posição e conteúdo do Termo e identificação dos signatários.

§ 2° No caso do inciso II do caput, o Termo de Autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 15. A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:

I - esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresária (parágrafo único do art. 1.181 do Código Civil de 2002);

II - os requisitos mencionados, em cada caso, nesta Instrução Normativa, sejam atendidos;

III - seja observada a sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração;

IV - relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares:

a) estejam todos presentes no ato da autenticação; e

b) no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme LECD.

Parágrafo único. A autenticação do instrumento independe da apresentação física à Junta Comercial de outro(s) anteriormente autenticado(s).

CAPÍTULO IV
DA RETIFICAÇÃO E DO CANCELAMENTO DO TERMO DE AUTENTICAÇÃO

Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

Parágrafo Único. Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.

Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.

Parágrafo Único. Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis inconsistentes.

Art. 18. O termo de cancelamento será lavrado:

I - Na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e

II - em arquivo próprio, quando livro digital.

Art. 19. O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.

Art. 20. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.

Parágrafo Único. Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado, ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.

Art. 21. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.

Parágrafo Único. O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, n° de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.

CAPÍTULO V
DO LIVRO DIGITAL

Art. 22. A geração do livro digital deverá observar quanto à:

I - escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD, aprovado pela Instrução Normativa RFB n° 787, de 19 de novembro de 2007.

II - incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado Programa Validador e Assinador (PVA), a ser disponibilizado, gratuitamente, no sítio da RFB/Sped na Internet, para download pelos interessados.

Art. 23. O PVA deverá possibilitar a execução das funções abaixo, dentre outras, em relação ao livro digital:

I - validação da escrituração;

II - visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel;

III - geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial;

IV - assinatura digital do livro e do requerimento pertinente;

V - transmissão para o Sped;

VI - consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento;

VII - download do Termo de Autenticação do livro.

Art. 24. O livro digital será enviado pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedade são Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele Serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial.

§ 1° O livro digital, mediante solicitação do autenticador ao Sped, será disponibilizado para ser visualizado, por tempo suficiente para esse procedimento, sendo vedado o acesso à visualização após a sua autenticação;

§ 2° O pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado;

§ 3° O requerimento mencionado no caput deste artigo conterá o número da guia de recolhimento, consoante sistemática adotada pela Junta Comercial, que disponibilizará informação a respeito, quando necessário.

Art. 25. O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os Termos de Abertura e de Encerramento do livro digital, o respectivo Requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado Órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele Serviço.

Art. 26. A autenticação dos livros digitais será efetuada pelas Juntas Comerciais com utilização de software específico, o qual deve ser integrado por aqueles órgãos aos seus sistemas informatizados de apoio ao processo operacional.

§ 1° No caso das Juntas Comerciais que utilizam sistema informatizado de apoio ao processo operacional fornecido pelo DREI, a integração a que se refere o caput será efetuada pelo Departamento.

§ 2° Em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento e providências cabíveis pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades;

§ 3° A Junta Comercial enviará quaisquer termos lavrados para o Sped e o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, o grupo de sociedades promoverá o seu download, com utilização do PVA.

Art. 27. Na ocorrência de situação que impossibilite a autenticação de livro digital com o software específico, a Junta Comercial utilizará funcionalidade de contingência disponibilizada no Sped.

Parágrafo Único. O resultado do processo com utilização da função de contingência deverá ser incorporado ao sistema informatizado de apoio ao processo operacional da Junta Comercial, observadas as disposições desta Instrução Normativa.

Art. 28. A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo Termo de Autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos.

Art. 29. Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.

CAPÍTULO VI
DA MICROFICHA

Art. 30. A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei n° 6.404, de 15 de dezembro de 1976.

§ 1° No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III do art. 100 da Lei n° 6.404, de 15 de dezembro de 1976.

§ 2° As microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I a esta Instrução Normativa.

§ 3° Far-se-á a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro, mediante aposição de carimbo conforme modelo constante do Anexo I a que se refere o parágrafo anterior, data da autenticação e rubrica do autenticador.

Art. 31. A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada para fatos ocorridos até 31.12.2014.

CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 32. Os livros e as demonstrações contábeis relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades no período a que se refere a escrituração ou pelos atuais responsáveis.

Art. 33. No caso de escrituração descentralizada, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades que possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

Parágrafo único. Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender o disposto nos arts. 9° ao 10 desta Instrução, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.

Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.

§ 1° Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

§ 2° A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.

§ 3° No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

Art. 35. Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:

I - nome empresarial;

II - Número de Identificação do Registro de Empresa - NIRE;

III - número de ordem;

IV - finalidade;

V - período a que se refere a escrituração;

VI - data e número de autenticação do instrumento de escrituração;

VII - número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro quando esse for assinado por pessoa com uma das funções constantes da tabela do § 1° do art. 10, excluído o representante legal da empresa ou sociedade e o contabilista;

VIII - em relação ao livro papel e ao livro em microficha, adicionalmente ao disposto nos itens anteriores;

a) número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso;

b) as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos.

IX - em relação ao livro digital, adicionalmente ao disposto nos incisos I a VII;

a) quantidade de registros;

b) Termo de Autenticação, conforme inciso II e § 2° do art. 14 desta Instrução;

Art. 36. Poderão as Juntas Comerciais, fora de suas sedes, atendidas as conveniências do serviço, delegar competência a outra autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade Ltda - Eireli, das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, excepcionados os livros digitais.

Art. 37. A autenticação dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados.

Art. 38. Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais, apresentados na forma desta Instrução, não retirados no prazo de trinta dias, contados da autenticação, exigência, ou indeferimento, poderão ser eliminados, após publicação de Edital no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial da União, no caso da Junta Comercial do Distrito Federal, que conterá nome empresarial, NIRE, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração, com menção à situação em que se encontra:

I - autenticado;

II - em exigência; e

III - autenticação indeferida.

Parágrafo Único. Da eliminação será lavrado Termo de Eliminação de Livro Mercantil, que deverá conter o fundamento legal para a eliminação do livro, a citação do Edital e dos dados de identificação do livro nele contidos, bem como a menção ao Diário Oficial, data e número da página em que foi publicado, o qual será datado e assinado pelo Secretário-Geral e pelo responsável pelo setor de autenticação de livros.

Art. 39. Os empresários individuais, as empresas individual de responsabilidade Ltda - Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, os consórcios e grupo de sociedades são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados (art. 1.194 do Código Civil de 2002).

Art. 40. As Juntas Comerciais adaptarão seus procedimentos às disposições da presente Instrução Normativa relativamente à autenticação de livros digitais com utilização da funcionalidade de contingência até a utilização do aplicativo a ser disponibilizado pelo DREI.

Art. 41. No caso de cisão, fusão, incorporação, transformação, conversão e transferência da sede da entidade para outra Unidade da Federação, deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial de origem.

Art. 42. Aplicam-se as disposições desta Instrução Normativa aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais obedecidas às legislações que lhes são pertinentes.

Art. 43. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 44. Fica revogada a Instrução Normativa DNRC n° 107, de 23 de maio de 2008.

VINICIUS BAUDOUIN MAZZA

ANEXO

MICROFICHAS: INSTRUMENTO DE ESCRITURAÇÃO

1 - CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS INDISPENSÁVEIS:

Para serem objeto de autenticação por parte das Juntas Comerciais, as microfichas apresentadas pelas empresas deverão possuir as seguintes e indispensáveis características técnicas:

1° - DIMENSÕES - 105 x 148 mm

2° - TITULAÇÃO - Na parte superior da microficha, na área reservada à Titulação, devem constar informações visíveis a olho nu, pertinentes a: (vide "figura A")

a. Nome, logotipo ou sigla da empresa, cujos registros de escrituração estão contidos na microficha.

b. Nome do registro de que trata a microficha. Exemplo: Registro de Ações Escriturais.

c. Primeira referência do índice interno.

Observação: O transporte dessa informação para a área reservada à Titulação é importante, uma vez que facilita o processo de seleção e pesquisa de uma microficha.

d. Número de ordem da microficha.

Observação: Indispensável no processo de sequenciação de um conjunto de microfichas de um mesmo registro.

e. Data da emissão da microficha.

Observação: Embora não exista obrigatoriedade na consignação dessa informação, a mesma, sempre que visível na Titulação, evita recorrer-se aos Termos, para conhecimento da época da emissão.

f. Índice.

g. Termo de Abertura, no primeiro fotograma e o Termo de Encerramento, no último.

h. Tarja.

 

3° - INDEXAÇÃO INTERNA - Geralmente situada no canto inferior direito da microficha, essa indexação deve relacionar por ordem alfabética, numérica ou cronológica, a primeira informação de cada fotograma da microficha.

Ao lado de cada uma dessas, uma coordenada alfanumérica, que é a mesma atribuída ao fotograma.

4° - TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO - O Termo de Abertura deve situar-se no primeiro fotograma da microficha e o de Encerramento, no último.

Quando se tratar de uma coleção de microfichas de um mesmo fim, os Termos de Abertura e Encerramento devem situar-se, respectivamente, no primeiro fotograma da primeira microficha e no último fotograma da última microficha. A "figura A" exemplifica a posição dos Termos.

É indispensável nos Termos a consignação das assinaturas exigidas no art. 7° do Decreto n° 64.567, que regulamenta dispositivos do Decreto-lei n° 486. A "figura B" exemplifica a forma e o texto dos Termos.

5° - TARJA - Tarja destinada à autenticação do instrumento, situada na parte inferior da microficha, com 15 mm de altura e 120 mm de comprimento, no sentido longitudinal, sem sobrepor-se a qualquer fotograma, nem ao índice alfanumérico dos fotogramas, aposto ao lado direito da tarja, para fins de localização dos registros e da conferência do órgão autenticador.

A Tarja será aplicada pelo processo "silk screen" ou similar, desde que de composição inócua à emulsão da microficha, devendo possuir camada-base de segurança contra violações.

Recomenda-se a aplicação da tarja no lado oposto ao da emulsão da microficha.

IMPORTANTE: O tipo de película e grau de redução são de livre escolha e responsabilidade da empresa mencionada na microficha.

Normalmente, no Brasil, os graus de redução utilizados em microfichas de saída direta do computador são 42 e 48X. Os visores de microfichas, instalados nas Juntas Comerciais, têm lentes apropriadas a esses graus de redução.

As empresas que apresentem microfichas com grau de redução menor ou maior que os aqui mencionados, têm que proporcionar às Juntas Comerciais mios técnicos compatíveis à leitura, sob pena de impossibilitar a autenticação.

Microfichas que não apresentem perfeita condição de leitura de seus fotogramas, quando vistos através de visor apropriado, não devem ser motivo de autenticação.

2 - CARIMBO PARA AUTENTICAÇÃO DE MICROFICHAS PELA JUNTA COMERCIAL

O carimbo para autenticação de microfichas pela Junta Comercial deverá conter:

a) logomarca da Junta Comercial;

b) nome da Junta Comercial;

c) data da autenticação;

d) local para rubrica do autenticador.

Recomenda-se a confecção de carimbo pelo processo FOTOPOLÍMETRO, com a utilização do material conhecido comercialmente por CYREL, de maneira a permitir uma impressão de caracteres e traços bem definidos.

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