(Revogado pelo Decreto Nº 52715 DE 20/11/2015):

O Governador do Estado do Rio Grande do Sul, no uso das atribuições que lhe confere o art. 82, incisos V e VII da Constituição do Estado,

Decreta:


CAPÍTULO I - DO SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO


Art. 1º A tramitação do expediente administrativo e a prática de atos administrativos e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual serão admitidos por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. A implantação do Sistema mencionado no "caput" deste artigo ocorrerá de forma gradual, conforme cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

Art. 2º Para fins do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, disposto neste Decreto, considera-se:

I - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

II - transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

III - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento, admitindo as seguintes formas de identificação do signatário:

a) assinatura digital; e

b) assinatura cadastrada.

IV - usuário interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pela Administração;

V - usuário externo: qualquer pessoa física que tenha acesso, de forma autorizada, mediante cadastramento prévio, a informações produzidas ou custodiadas pela Administração que não seja caracterizada como usuário interno;

VI - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização, devendo conter, quando cabível, a respectiva assinatura digital;

VII - processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de assinatura eletrônica, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;

VIII - certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;

IX - certificado digital: arquivo eletrônico que contém dados individuais de pessoa ou de instituição e um par de chaves criptográficas utilizadas para comprovar identidade em ambiente computacional;

X - certificado digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou token, observando-se que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e serem protegidas por senha ou hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil;

XI - gestão documental: conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, a manutenção e a preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte no qual a informação tenha sido armazenada;

XII - conversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do expediente objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo expediente e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica;

XIII - cópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento físico;

XIV - carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional.

CAPÍTULO II - DO COMITÊ GESTOR

Art. 3º O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será composto por um representante titular, e respectivo suplente, dos seguintes órgãos:

I - Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá;

II - Casa Civil;

III - Secretaria-Geral de Governo;

IV - Secretaria do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã;

V - Secretaria da Fazenda;

VI - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul - PROCERGS; e

VII - Autoridade Certificadora do Estado do RS - AC-RS.

VIII - Procuradoria-Geral do Estado - PGE. (Inciso acrescentado pelo Decreto Nº 51677 DE 24/07/2014).

§ 1º Os(As) integrantes do Comitê Gestor serão indicados(as) pelos(as) titulares dos respectivos órgãos.

§ 2º O Comitê Gestor, por seu(sua) Presidente(a) poderá convidar representantes de outros órgãos, entidades da administração pública ou de organizações da sociedade civil, para participar das reuniões e discussões por ele organizadas.

§ 3º A função de membro do Comitê Gestor será considerada prestação de serviço relevante, não remunerada.

Art. 4º O Comitê Gestor supervisionará o gerenciamento, a especificação, o desenvolvimento, a implantação, o suporte e a manutenção corretiva e evolutiva do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico.

Art. 5º São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:

I - definir a metodologia, o fluxo e tramitação dos expedientes, a padronização da infraestrutura, aplicações e dados;

II - garantir a adequação do Sistema aos requisitos legais e às necessidades da Administração Pública Estadual;

III - definir as premissas e as estratégias utilizadas para a especificação, o desenvolvimento, os testes, a homologação, a implantação e a integridade de operação do sistema;

IV - promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao desenvolvimento e implantação do Sistema;

V - priorizar e deliberar sobre as necessidades de manutenção do Sistema e encaminhá-las às áreas pertinentes.

Art. 6º As deliberações referentes ao Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, objeto do presente Decreto, dar-se-ão por meio de resoluções do Comitê Gestor publicadas no Diário Oficial do Estado.

CAPÍTULO III - DA ASSINATURA ELETRÔNICA


Art. 7º A tramitação de documentos, expedientes, petições, pareceres, despachos, informações em geral, recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica, contendo elementos que permitam identificar o usuário responsável pela sua prática.

§ 1º O credenciamento será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação.

§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a integridade e a autenticidade de suas comunicações.

Art. 8º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I - assinatura digital: baseada em certificado digital e atenderá aos requisitos de autenticidade, integridade, validade jurídica e interoperabilidade da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil -, conforme disposto na Lei nº 12.469 , de 03 de maio de 2006;

II - assinatura cadastrada: credenciada em sistema de controle de acesso informatizado, com fornecimento de login e senha para o credenciamento, assegurada a adequada e inequívoca identificação.

Art. 9º A prática de atos assinados eletronicamente dar-se-á na forma estabelecida neste Decreto e implicará a responsabilização legal do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

Art. 10. São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I - O sigilo da assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível; e

II - A preparação dos documentos digitais e anexos, em conformidade com as definições do Sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.

CAPÍTULO IV - DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA


Art. 11. A Administração Pública Estadual desenvolverá software específico para a tramitação do expediente administrativo e a prática de atos administrativos.

§ 1º Os programas e equipamentos destinados às atividades de que trata o "caput" deste artigo deverão ter características que permitam auditoria para fins de garantia da disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade das informações.

§ 2º O armazenamento e a recuperação de dados a que se refere o "caput" deste artigo deverá ser realizada em centro de processamento de dados fornecido por órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, incluindo empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias.

Art. 12. Todos os atos processuais do processo administrativo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida neste Decreto e utilizarão preferencialmente formatos abertos de arquivos - OpenDocument Format (ODF) -, baseado na padronização ABNT NBR ISO/IEC 26300, em consonância à Lei nº 14.009 , de 13 de junho de 2012.

Parágrafo único. Caso não seja possível tecnicamente atender ao disposto no "caput" deste artigo, os atos processuais do processo administrativo eletrônico utilizarão preferencialmente o formato Portable Document Format (PDF/A), baseado na padronização ABNT NBR ISO 19005.

Art. 13. Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados a expediente, a requerimento ou à petição administrativa eletrônica, com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida neste Decreto, são considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual têm a mesma força probante dos originais.

§ 2º A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor.

§ 3º Os originais dos documentos digitalizados a que se refere o § 1º deste artigo deverão ser preservados pelo seu detentor até que proferida decisão irrecorrível.

§ 4º Os originais em meio físico relativos a notas fiscais, contratos e documentos de empresas contratas pela Administração Pública Estadual, após a digitalização e juntada ao expediente eletrônico, deverão ser remetidos à unidade responsável pelo arquivamento.

Art. 14. A apresentação e a juntada de documentos e de requerimentos, pedidos e solicitações em geral, em formato digital, nos autos de expediente administrativo eletrônico, podem ser feitas diretamente pelos cidadãos, sem necessidade da intervenção dos órgãos públicos envolvidos, hipótese em que a autuação deverá ser feita de forma automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo.

Parágrafo único. Feita a autuação o expediente seguirá a tramitação legalmente estabelecida para os expedientes físicos.

Art. 15. Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a abertura de expediente administrativo eletrônico, o ato poderá ser praticado segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico.

§ 1º Os órgãos estaduais deverão manter equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores à disposição dos interessados para o protocolo eletrônico de peças processuais.

§ 2º Para fins de comprovação futura, a parte interessada receberá de volta o original, do qual constará carimbo ou etiqueta com a identificação da entrada do expediente administrativo eletrônico, os quais deverão ser conservados até que decaia o direito da Administração de rever o ato administrativo terminativo eventualmente praticado no expediente.

§ 3º Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados ao órgão competente no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de requerimento eletrônico comunicando o fato, os quais serão desenvolvidos ao(s) interessados(as) ao término da tramitação.

Art. 16. A juntada ou apensamento de um expediente administrativo eletrônico a outro será efetuada com a vinculação de um expediente ao outro, certificando-se o ocorrido nos autos e no andamento processual.

Art. 17. Os autos do expediente administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a autenticidade, a acessibilidade, a integridade e a preservação dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

Art. 18. O eventual desentranhamento de arquivos ou peças do expediente administrativo eletrônico deverá ser certificado nos autos.

CAPÍTULO V - DO TRÂMITE E DA PUBLICIDADE ELETRÔNICA


Art. 19. O expediente administrativo eletrônico estará disponível para vista dos autos ou consulta mediante uso de senha, em sítio específico para este fim.

§ 1º O sítio e o conteúdo das publicações de que trata este artigo deverão ser assinados digitalmente, na forma deste Decreto, e serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados na forma do "caput" deste artigo.

Art. 20. Todas as comunicações oficiais que transitem entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual serão feitas preferencialmente por meio eletrônico.

Parágrafo único. Os autos de expedientes eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outros órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível deverão ser autuados na forma Decreto nº 43.803 , de 20 de maio de 2005.

Art. 21. No expediente administrativo eletrônico, as notificações, quando possível, serão feitas por meio eletrônico, na forma deste Decreto.

§ 1º As notificações que viabilizem o acesso à íntegra do expediente correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 2º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até às 24 (vinte e quatro) horas do último dia.

§ 3º No caso do § 2º deste artigo, se o sítio se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 4º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico, que terá o mesmo caráter de oficialidade e produzem os mesmos efeitos que as em papel.

CAPÍTULO VI - DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO.


Art. 22. Nenhum auto de infração ou expediente dele decorrente poderá ser arquivado sem despacho fundamentado da autoridade competente.

Art. 23. O arquivamento ou desarquivamento justificado do expediente administrativo eletrônico somente poderá ser determinado por autoridade competente conforme normatização estabelecida.

Art. 24. Para a prática de ato em expediente administrativo eletrônico desarquivado, o setor de Arquivo enviará o expediente para a unidade requisitante, lançando a necessária tramitação.

Art. 25. O expediente eletrônico referente a servidores(as) aposentados(as) e pensionistas, atingida a finalidade a que se destina e lançadas as informações nos respectivos sistemas, será arquivado na forma de resolução a ser expedida pelo Comitê Gestor.

Art. 26. A conservação dos autos do expediente poderá ser efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico.

Parágrafo único. A digitalização de autos, em tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de editais de notificação ou da notificação pessoal dos interessados(as) e de seus(suas) procuradores(as) para que, no prazo preclusivo de 30 (trinta) dias, se manifestem formalmente sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.

CAPÍTULO VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS


Art. 27. A implementação gradual de expedientes administrativos eletrônicos específicos e de responsabilidade dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, atendidas as normas gerais estabelecidas neste Decreto e deliberadas pelo Comitê Gestor, bem como a utilização da solução tecnológica oficial do Estado.

Parágrafo único. A implementação dos expedientes eletrônicos ocorrerá mediante ato específico e conjunto do Comitê Gestor e da Secretaria ou órgão.

Art. 28. Incumbe às unidades administrativas, por meio de servidores designados para tal fim, verificar diariamente no sistema a existência de carga de expedientes eletrônicos pendentes de providências.

Art. 29. O uso inadequado do expediente administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.

Art. 30. Ficam convalidados os atos praticados por meio eletrônico até a data de publicação deste Decreto, desde que atingida sua finalidade e que não tenham causado prejuízo aos interessados.

Art. 31. A adoção de certificados digitais para a realização de transações eletrônicas seguras a fim de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como o desenvolvimento das atividades de Autoridade de Registro, no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, deverá atender ao disposto na Lei Estadual nº 12.469 , de 03 de maio de 2006.

Art. 32. O disposto neste Decreto não se aplica a expedientes que tratem de licitações, convênios, sindicâncias, Processos Administrativo-Disciplinares e outros assuntos que tenha rito próprio previsto em lei.

Art. 33. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PALÁCIO PIRATINI, em Porto Alegre, 10 de junho de 2014.

TARSO GENRO,

Governador do Estado.

Registre-se e publique-se.

CARLOS PESTANA NETO,

Secretário Chefe da Casa Civil.